作者 | 知識愛人，體制內知識，就那么多！
1.痕跡資料太重要
幾年前，有個中學食堂發生食物中毒，被央視媒體報道出來，全國人民都盯著這個學校，食品監管部門被推到風口浪尖上，很有可能要被問責。
幸好，食品監管部門找到了1份現場檢查筆錄，上面有整改意見，所以逃過一劫，只有教育部門和學校被問責。
如果沒有這份現場檢查筆錄，食品監管部門一定會被問責。
有一年，有個縣組織對縣直單位的年終考核，考核組到了一個單位，要查看材料。
結果該單位只提供了很少的材料，無法充分體現其工作情況，考核組人員多問了一些問題，結果該單位工作人員用“專業性”術語來忽悠。
還說考核組的一點都不懂，與考核組人員吵起來，最后的考核結果，這個單位自然是排名靠后，既沒有充分的痕跡資料，也沒有好的態度。
這次疫情防控，有個村防控不力，導致上千人被隔離，省防控指揮部果斷免職了20人，但是市級疾控部門未被追責，據說提供的材料足夠多，也足夠充分，打印機硒鼓都打壞了兩支。
上級部門十分感動，覺得基層工作真的太難了。
可見，痕跡資料是多么重要？
2.盡職免責，最重要的就是痕跡資料
盡職免責，如何體現呢？寫在匯報材料里面？口頭匯報？工作成效明顯，如何證明呢？這就需要痕跡資料。
公安執法的時候，都要帶上執法記錄儀，到現場后，要錄像，如何詢問、如何勸阻、如何警告，這些過程要全部記錄下來，才能申請強制帶離現場（如果警告無效情況下）。
如果對象是女的，還需要出動女警。稍微一點程序不符合，都有可能被追責。全程錄制的視頻就是免責的最好依據。
一般的行政案件。需要有立案呈批單、現場檢查筆錄、扣押物品清單、案件合議記錄、行政處罰告知書、行政處罰決定書、送達回執、結案報告等，這些就是案件辦理的依據。
其中，有些程序少了，有些依據不充分，被處罰對象提出行政復議或者行政訴訟，處罰單位可能會敗訴，會涉及到行政賠償的情況。
痕跡資料越充分，說明工作越扎實，自然也就能免除一些責任。
3.如何做好痕跡管理呢？
錄像是個好方法。不管是外出檢查、案件查辦、會議記錄、宣傳報道，全程錄下來，比什么效果都好，但是錄像存儲量太大，查閱痕跡資料時間較長，在日常工作中不適用，適用于案件查辦、可能發生爭議情況等方面。
音頻等材料也可以作為痕跡管理，但也與視頻痕跡一樣，查閱痕跡資料時間較長，不夠直觀，操作起來太費勁，一般工作中也不適用。
所以，在日常工作中，大多數的痕跡資料還是紙質的，比如現場檢查筆錄，通知、方案、會議圖片、講話稿、總結、處罰通知書等。連交警罰款，也需要拍三張照片，違法前，違法中，違法后。
案件辦理就需要一大堆材料。從檢查筆錄、詢問筆錄、扣押物品清單、案件合議、處罰預通知、處罰決定書、結案報告等等。
現在的工作痕跡資料，大多數就是紙張，就是A4紙，工作中的圖片，下發的通知，上報的總結……都可以打印出來，歸檔裝冊。
下面說說如何做好紙質材料的歸檔。檔案管理有專門的打印、裝訂、分類、歸檔的標準，在某些事業單位有專門的檔案管理員，需要專門去培訓，還可以進職稱。
不過這個比較復雜，上級部門來檢查也沒有那么專業，我就說說應付檢查，如何做好痕跡管理。
首先，平時資料收集要及時。沒有資料來源，那歸檔就成了無本之木、無水之源了。
大多數的人都是要到考核了，臨時抱佛腳，開始歸檔，才發現差了很多材料，有的當然可以補，但是照片什么的，有可能就找不到了，特別是上級領導的一些照片，難道叫領導來重新照一次？
很多人經常打電話給收發文的同志，叫找這樣文件、那樣文件，其實就是平時沒好好收集起來，累壞了收發文的同志。
所以資料收集要及時。平時工作群里面的資料，保存一份，開會時，照張照片，外出檢查時，照點照片，及時存在電腦里面。
其次，合理分類是關鍵。就是一個原則：獨立、窮舉。盡量做到不交叉、不重復、不雜糅，橫排門類清晰。電腦上的文件夾，你認真設計過了嗎？
很多人的電腦桌面密密麻麻，一團糟，不僅電腦速度會減慢，處理文件時也太麻煩，一個文件要去找半天或者根本找不到，太浪費時間，時間都去哪兒了？恐怕就是浪費在這些瑣事上。
這就是平時沒有好好歸檔，沒有做好分類整理，需要的時候什么資料也提供不出來或者歸檔起來太麻煩。
打印出來的文件，按照一定的邏輯分類存放，需要用到時，自然很快可以找到。
再次，需要適當的包裝。人靠衣裝，工作做得再好，也需要適度的包裝，才能給人眼前一亮的感覺。買個大鉆戒，如果用垃圾袋裝了，送給自己的老婆，估計你老婆懷疑是假貨。
特別是迎接檢查的資料，封面、頁眉都可以設計一下。有次我們單位迎接中央部委的檢查，從著名攝影家那里要了一張當地的風景照，作為封面背景，設計出來，太漂亮了，檢查組贊不絕口。
我們以前有個負責黨建的科長，經常將黨徽設計在封面上，彩印出來，看著就十分漂亮，很多領導都夸贊。
還有，盡量編上目錄，方便查閱，考核檢查自然要加分。
最后，資料宜多不宜少。盡量多一些，就像硒鼓打壞了兩支的疾控部門，給人的感覺工作扎實，檢查的人也覺得你用心了，工作量較大。
輕飄飄的幾頁紙，給人的感覺就是沒做什么工作。
還有，要找出加分的點。很多考核有詳細的考核指標和加分指標，這點一定要好好爭取。找一些創新的點，爭取一下，也有希望的。
痕跡管理，最重要的就是用心。只要用心了，一定做得好。
希望大家都能做好痕跡管理。
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