在中國(guó)制造業(yè)的生產(chǎn)一線，工藝文檔管理過(guò)程的繁、難、慢成為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)的一大痛點(diǎn)：
文件手簽，審批周期長(zhǎng)
紙質(zhì)下發(fā)，工作強(qiáng)度大
版本難分，普及使用慢
回收緩慢，安全無(wú)保障
解決工藝文檔人工管控不便的問(wèn)題成為企業(yè)統(tǒng)一工藝文檔管理、實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化生產(chǎn)的關(guān)鍵一步。
啟效云OA遵循ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)ISO對(duì)工藝文檔的嚴(yán)格要求，以強(qiáng)大的版本管理、文控管理功能實(shí)現(xiàn)工藝文檔從創(chuàng)建、審核、修改、分發(fā)到回收全生命周期的電子化管理，讓企業(yè)工藝文檔管理：有章可循、有人監(jiān)督、有據(jù)可查。
（啟效云OA工藝文檔管理系統(tǒng)核心目標(biāo)）
一、啟效云工藝文檔管理方案亮點(diǎn)
1、文檔發(fā)布：目錄清晰，上傳、審批有章可循
和傳統(tǒng)紙質(zhì)化打印、手簽的管理方式不同。
啟效云OA工藝文檔管理系統(tǒng)根據(jù)ISO文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)生產(chǎn)類文檔分為“管理手冊(cè)類文件、程序類文件、工藝類文件以及表格類文件”四大類，在嚴(yán)格的文檔命名格式下規(guī)范建立企業(yè)工藝文檔庫(kù)。
新建文檔指定下發(fā)部門
企業(yè)相關(guān)人員可以在目錄欄內(nèi)隨時(shí)新建各種格式類型的文檔，在文檔屬性欄內(nèi)填寫(xiě)文件版本號(hào)、文件名等信息。
（工藝文檔管理系統(tǒng)基本流程）
同時(shí)，創(chuàng)建人還可以通過(guò)文檔屬性頁(yè)直接指定“文件接受部門/人”，限制文檔使用范圍，提高安全性，一旦流程提交，即刻觸發(fā)審批流程。
流程明細(xì)全審批有依據(jù)
在啟效云OA工藝文檔的屬性頁(yè)內(nèi)，會(huì)實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)文檔全周期內(nèi)所有流程操作細(xì)節(jié)，無(wú)論是審批還是查閱都能有據(jù)可依。
電子簽章審批管理嚴(yán)格
經(jīng)創(chuàng)建所觸發(fā)的審批流會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至相關(guān)審批人、簽發(fā)人，經(jīng)審批通過(guò)后的文檔，最后經(jīng)文控中心加印電子簽章后正式發(fā)布，同時(shí)下發(fā)給預(yù)先設(shè)定好的部門/人使用。
（審批通過(guò)—蓋章生效）
【小結(jié)】：啟效云工藝文檔管理在文檔創(chuàng)建審批的過(guò)程中流程清晰而規(guī)范，所有文檔有格式、有明細(xì)、嚴(yán)審批。
2、文檔使用：有權(quán)限可掃碼，使用便捷、安全
工藝文檔高效使用的兩大核心：“安全和便捷”。
通過(guò)啟效云工藝文檔系統(tǒng)所創(chuàng)建的文檔，有權(quán)限的人可以隨時(shí)掃碼獲取所需的工藝文檔信息。不僅使用效率高，還降低了傳統(tǒng)環(huán)境下因隨意傳看而造成的安全隱患。
一個(gè)文檔對(duì)應(yīng)一個(gè)“碼”
所有的生效文檔都會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)二維碼或者條形碼，當(dāng)有生產(chǎn)需要時(shí)，直接用掃描槍掃碼，那些所需的生產(chǎn)線上的工序、圖紙就會(huì)直接呈現(xiàn)在電腦上。
文檔更新即可實(shí)時(shí)同步
文檔更新，二維碼不變，操作人員掃描即可獲得最新版本內(nèi)容，防止因版本問(wèn)題而導(dǎo)致的工序操作不一現(xiàn)象。
（生成專屬二維碼—掃描讀取）
【小結(jié)】：在一切講求效率的時(shí)代，生產(chǎn)線上需要信息化管理，啟效云工藝文檔系統(tǒng)將文檔集中電子化，讓生產(chǎn)一線無(wú)紙化。
3、版本管理：編號(hào)、審批嚴(yán)格，全線同步更新
工藝文檔因隨時(shí)修改、更新所導(dǎo)致的版本問(wèn)題讓許多制造業(yè)客戶為之發(fā)難，生產(chǎn)線上因?yàn)槟玫降墓に囄臋n不同，而產(chǎn)生工序不一，生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)降低的現(xiàn)象，直接影響了效率。
在啟效云工藝文檔系統(tǒng)內(nèi)，所有工藝文檔的修改、更新會(huì)統(tǒng)一流程、同一出口，嚴(yán)防一個(gè)工序多種版本。
（工藝文檔管理系統(tǒng)文檔修改審批流程）
文檔編號(hào)規(guī)則全
啟效云工藝文檔管理系統(tǒng)根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文檔管理要求，對(duì)工藝文檔進(jìn)行嚴(yán)格編號(hào)。
將編號(hào)分為版本號(hào)（A、B、C…）和修改號(hào)（0、1、2、…），如A/0表示第一版未修改，A/1則表示第一版一次修改，以此類推。
同時(shí)，根據(jù)客戶實(shí)際需求，還可以幫助客戶設(shè)定修改次數(shù)，一旦修改上限，文檔會(huì)自動(dòng)升級(jí)為新一版本，舊版本只有文控管理員可看，統(tǒng)一生產(chǎn)線上的可查閱文檔。
修改文檔走審批
有權(quán)限的修改者對(duì)文檔進(jìn)行修改后，將文檔狀態(tài)改為“修改”，同時(shí)撤銷原文檔的生效印章，流程提交經(jīng)審批后再次蓋章生效，新文檔生成。
【小結(jié)】：通過(guò)“編號(hào)、審批”雙管齊下的作用，啟效云讓企業(yè)工藝文檔按編號(hào)有序歸檔下發(fā)、全面普及新版本。
4、文檔收回：無(wú)效文檔智能銷毀、無(wú)需碎紙機(jī)
因修改、過(guò)期而產(chǎn)生的無(wú)效文檔，工藝文檔系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)失效流程，不用碎紙機(jī)，就能輕松銷毀文件。
新文檔生成，舊文檔同步作廢
經(jīng)修改的文檔一旦歸檔，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)文檔失效處理流程，自動(dòng)帶出修改前的文檔版本，進(jìn)行蓋章失效處理，一旦新文檔發(fā)布，舊版本會(huì)自動(dòng)失效歸檔。
（點(diǎn)擊查看大圖）
【小結(jié)】：從修改到失效，所有流程同步處理，作廢文檔電子化回收，降本增效。
二、啟效云工藝文檔系統(tǒng)具體價(jià)值
啟效云工藝文檔管理系統(tǒng)在嚴(yán)格遵照ISO文檔管理標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，還能根據(jù)具體客戶需求，為其添加個(gè)性化應(yīng)用，打造符合客戶實(shí)際管理要求的工藝文檔管控平臺(tái)。
幫助客戶建立企業(yè)文控管理中心，統(tǒng)一工藝文檔發(fā)布流程，提高工藝文檔管理效率，讓生產(chǎn)一線全程無(wú)紙化、標(biāo)準(zhǔn)化：
- 全程電子化管理，高效使用節(jié)約成本
- 文檔分發(fā)到人，信息安全、便于使用
- 構(gòu)建和規(guī)范企業(yè)中心文庫(kù)，有效積累
- 形成企業(yè)工藝知識(shí)脈絡(luò)，生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化
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