在中國制造業的生產一線，工藝文檔管理過程的繁、難、慢成為實現標準化生產的一大痛點：
文件手簽，審批周期長
紙質下發，工作強度大
版本難分，普及使用慢
回收緩慢，安全無保障
解決工藝文檔人工管控不便的問題成為企業統一工藝文檔管理、實現無紙化生產的關鍵一步。
啟效云OA遵循ISO9001標準，根據ISO對工藝文檔的嚴格要求，以強大的版本管理、文控管理功能實現工藝文檔從創建、審核、修改、分發到回收全生命周期的電子化管理，讓企業工藝文檔管理：有章可循、有人監督、有據可查。
（啟效云OA工藝文檔管理系統核心目標）
一、啟效云工藝文檔管理方案亮點
1、文檔發布：目錄清晰，上傳、審批有章可循
和傳統紙質化打印、手簽的管理方式不同。
啟效云OA工藝文檔管理系統根據ISO文檔管理標準，將企業生產類文檔分為“管理手冊類文件、程序類文件、工藝類文件以及表格類文件”四大類，在嚴格的文檔命名格式下規范建立企業工藝文檔庫。
新建文檔指定下發部門
企業相關人員可以在目錄欄內隨時新建各種格式類型的文檔，在文檔屬性欄內填寫文件版本號、文件名等信息。
（工藝文檔管理系統基本流程）
同時，創建人還可以通過文檔屬性頁直接指定“文件接受部門/人”，限制文檔使用范圍，提高安全性，一旦流程提交，即刻觸發審批流程。
流程明細全審批有依據
在啟效云OA工藝文檔的屬性頁內，會實時關聯文檔全周期內所有流程操作細節，無論是審批還是查閱都能有據可依。
電子簽章審批管理嚴格
經創建所觸發的審批流會自動流轉至相關審批人、簽發人，經審批通過后的文檔，最后經文控中心加印電子簽章后正式發布，同時下發給預先設定好的部門/人使用。
（審批通過—蓋章生效）
【小結】：啟效云工藝文檔管理在文檔創建審批的過程中流程清晰而規范，所有文檔有格式、有明細、嚴審批。
2、文檔使用：有權限可掃碼，使用便捷、安全
工藝文檔高效使用的兩大核心：“安全和便捷”。
通過啟效云工藝文檔系統所創建的文檔，有權限的人可以隨時掃碼獲取所需的工藝文檔信息。不僅使用效率高，還降低了傳統環境下因隨意傳看而造成的安全隱患。
一個文檔對應一個“碼”
所有的生效文檔都會自動生成一個二維碼或者條形碼，當有生產需要時，直接用掃描槍掃碼，那些所需的生產線上的工序、圖紙就會直接呈現在電腦上。
文檔更新即可實時同步
文檔更新，二維碼不變，操作人員掃描即可獲得最新版本內容，防止因版本問題而導致的工序操作不一現象。
（生成專屬二維碼—掃描讀取）
【小結】：在一切講求效率的時代，生產線上需要信息化管理，啟效云工藝文檔系統將文檔集中電子化，讓生產一線無紙化。
3、版本管理：編號、審批嚴格，全線同步更新
工藝文檔因隨時修改、更新所導致的版本問題讓許多制造業客戶為之發難，生產線上因為拿到的工藝文檔不同，而產生工序不一，生產標準降低的現象，直接影響了效率。
在啟效云工藝文檔系統內，所有工藝文檔的修改、更新會統一流程、同一出口，嚴防一個工序多種版本。
（工藝文檔管理系統文檔修改審批流程）
文檔編號規則全
啟效云工藝文檔管理系統根據國際標準文檔管理要求，對工藝文檔進行嚴格編號。
將編號分為版本號（A、B、C…）和修改號（0、1、2、…），如A/0表示第一版未修改，A/1則表示第一版一次修改，以此類推。
同時，根據客戶實際需求，還可以幫助客戶設定修改次數，一旦修改上限，文檔會自動升級為新一版本，舊版本只有文控管理員可看，統一生產線上的可查閱文檔。
修改文檔走審批
有權限的修改者對文檔進行修改后，將文檔狀態改為“修改”，同時撤銷原文檔的生效印章，流程提交經審批后再次蓋章生效，新文檔生成。
【小結】：通過“編號、審批”雙管齊下的作用，啟效云讓企業工藝文檔按編號有序歸檔下發、全面普及新版本。
4、文檔收回：無效文檔智能銷毀、無需碎紙機
因修改、過期而產生的無效文檔，工藝文檔系統會自動觸發失效流程，不用碎紙機，就能輕松銷毀文件。
新文檔生成，舊文檔同步作廢
經修改的文檔一旦歸檔，系統會自動觸發文檔失效處理流程，自動帶出修改前的文檔版本，進行蓋章失效處理，一旦新文檔發布，舊版本會自動失效歸檔。
（點擊查看大圖）
【小結】：從修改到失效，所有流程同步處理，作廢文檔電子化回收，降本增效。
二、啟效云工藝文檔系統具體價值
啟效云工藝文檔管理系統在嚴格遵照ISO文檔管理標準的同時，還能根據具體客戶需求，為其添加個性化應用，打造符合客戶實際管理要求的工藝文檔管控平臺。
幫助客戶建立企業文控管理中心，統一工藝文檔發布流程，提高工藝文檔管理效率，讓生產一線全程無紙化、標準化：
- 全程電子化管理，高效使用節約成本
- 文檔分發到人，信息安全、便于使用
- 構建和規范企業中心文庫，有效積累
- 形成企業工藝知識脈絡，生產標準化
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