在低碳環(huán)保理念深入人心的當(dāng)下，不少企業(yè)開始追求會(huì)議模式的無(wú)紙化，不但省時(shí)省力，更重要的是省去紙張和油墨的耗費(fèi)，綠色環(huán)保，節(jié)省印刷和會(huì)務(wù)方面的成本。
但為了實(shí)現(xiàn)向無(wú)紙化會(huì)議的過渡，企業(yè)往往在會(huì)議室內(nèi)安裝升降式無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)。升降式無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)采用軟硬件捆綁的形式，其中硬件部分——升降式大型觸摸屏等多個(gè)設(shè)備價(jià)格不菲，讓企業(yè)不得不消耗大量成本在采購(gòu)上。
如何以最低的成本采購(gòu)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議的過渡轉(zhuǎn)型，成為所有企業(yè)關(guān)心的問題。
會(huì)議同文系統(tǒng)是一種簡(jiǎn)化會(huì)議文件分發(fā)、方便會(huì)議文件閱讀、提高會(huì)議效率的無(wú)紙化會(huì)議軟件。無(wú)專用硬件設(shè)備支持，在手機(jī)、平板等多個(gè)移動(dòng)設(shè)備端兼容。其設(shè)計(jì)功能有助于節(jié)省時(shí)間、提高效率，并增強(qiáng)各類會(huì)議如企業(yè)高管會(huì)議、政府管理會(huì)議、上市公司董事會(huì)決策的有效性和安全性。功能通常包括會(huì)議通知、會(huì)議議程下發(fā)、查看會(huì)議文件、會(huì)議文件批注、電子投票、簽署、任務(wù)分配、文件存儲(chǔ)以及會(huì)議記錄的產(chǎn)生等。
會(huì)議同文系統(tǒng)是當(dāng)前企業(yè)管理層和政府管理機(jī)構(gòu)的必備工具，相比升降式無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)更受企業(yè)青睞。下面就從“采購(gòu)成本”的方向，一起討論會(huì)議同文系統(tǒng)如此受歡迎的原因。
一、會(huì)議室相關(guān)設(shè)備配套成本低
從會(huì)議室配套成本來(lái)看，升降式無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)成本高昂——其設(shè)備終端大多為觸摸屏顯示設(shè)備，升降或嵌入會(huì)議桌內(nèi)，需要根據(jù)會(huì)議桌尺寸定制。會(huì)議同文系統(tǒng)則無(wú)需專用硬件支持，無(wú)需對(duì)會(huì)議室改造，只要在自己的手機(jī)、平板或者電腦等移動(dòng)設(shè)備上下載并安裝軟件，就能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議，因而成本也更低。
二、升級(jí)改造成本低
觸摸屏的技術(shù)和屏幕尺寸隨著時(shí)間的推移，可能不再滿足企業(yè)發(fā)展要求，升級(jí)觸摸屏則必須整個(gè)終端更換，改造成本高昂。企業(yè)如果沒有更新，會(huì)議硬件設(shè)備將逐漸被淘汰甚至棄用。會(huì)議同文系統(tǒng)中，可以及時(shí)為用戶更新升級(jí)任何新技術(shù)或者新功能，更換硬件也只是購(gòu)置新的移動(dòng)設(shè)備即可，非常方便。
三、人力成本低
由于升降式無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)固定于會(huì)議室內(nèi)，不具備可移動(dòng)的靈活性，參會(huì)人員如果在會(huì)后想要查找會(huì)議文件，需要用硬盤等移動(dòng)存儲(chǔ)器來(lái)拷貝，或者會(huì)議組織者在會(huì)后通過郵件等方式發(fā)放會(huì)議文件。不但增加了會(huì)議組織者的工作量，對(duì)與會(huì)者造成諸多不便，而且會(huì)后發(fā)放的會(huì)議文件無(wú)法記錄參會(huì)人員在會(huì)前會(huì)中所做的批注。
會(huì)議同文系統(tǒng)在這一層面上就能充分地發(fā)揮其可移動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，會(huì)議組織者只需在會(huì)前通過軟件向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議文件，參會(huì)人員可以于會(huì)前、會(huì)中在電子版會(huì)議文件上做批注，會(huì)后隨時(shí)登錄軟件瀏覽過往會(huì)議文件及文件批注，也可以一鍵導(dǎo)出，十分方便！
會(huì)前會(huì)后同文系統(tǒng)，作為會(huì)議同文系統(tǒng)的領(lǐng)軍品牌，深耕行業(yè)領(lǐng)域多年，憑借CMMI5級(jí)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，打造出涵蓋會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全流程的企業(yè)會(huì)議無(wú)紙化解決方案。無(wú)需專用硬件支持，在手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備上就能實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議。靈活簡(jiǎn)單易學(xué)，大大地提高了會(huì)議的效率和安全性，多年來(lái)屢獲全球嘉獎(jiǎng)，聞名業(yè)內(nèi)。
公司總部位于中國(guó)香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，已在全球100多個(gè)國(guó)家備受信賴，遍布?xì)W洲、亞太地區(qū)、美洲、非洲和中東地區(qū)。客戶包括各國(guó)政府、富時(shí)100強(qiáng)公司、財(cái)富500強(qiáng)公司、教育行業(yè)、金融機(jī)構(gòu)、非盈利組織等。
誰(shuí)說(shuō)開會(huì)一定要有紙有筆，有一大疊會(huì)議文件，有固定的會(huì)議室、固定的座位？會(huì)議同文系統(tǒng)的流行，證明科技的發(fā)展為企業(yè)帶來(lái)了更加高效方便的會(huì)議模式，推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展下去。
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