在低碳環保理念深入人心的當下，不少企業開始追求會議模式的無紙化，不但省時省力，更重要的是省去紙張和油墨的耗費，綠色環保，節省印刷和會務方面的成本。
但為了實現向無紙化會議的過渡，企業往往在會議室內安裝升降式無紙化會議系統。升降式無紙化會議系統采用軟硬件捆綁的形式，其中硬件部分——升降式大型觸摸屏等多個設備價格不菲，讓企業不得不消耗大量成本在采購上。
如何以最低的成本采購無紙化會議系統，成功實現無紙化會議的過渡轉型，成為所有企業關心的問題。
會議同文系統是一種簡化會議文件分發、方便會議文件閱讀、提高會議效率的無紙化會議軟件。無專用硬件設備支持，在手機、平板等多個移動設備端兼容。其設計功能有助于節省時間、提高效率，并增強各類會議如企業高管會議、政府管理會議、上市公司董事會決策的有效性和安全性。功能通常包括會議通知、會議議程下發、查看會議文件、會議文件批注、電子投票、簽署、任務分配、文件存儲以及會議記錄的產生等。
會議同文系統是當前企業管理層和政府管理機構的必備工具，相比升降式無紙化會議系統更受企業青睞。下面就從“采購成本”的方向，一起討論會議同文系統如此受歡迎的原因。
一、會議室相關設備配套成本低
從會議室配套成本來看，升降式無紙化會議系統成本高昂——其設備終端大多為觸摸屏顯示設備，升降或嵌入會議桌內，需要根據會議桌尺寸定制。會議同文系統則無需專用硬件支持，無需對會議室改造，只要在自己的手機、平板或者電腦等移動設備上下載并安裝軟件，就能夠實現無紙化會議，因而成本也更低。
二、升級改造成本低
觸摸屏的技術和屏幕尺寸隨著時間的推移，可能不再滿足企業發展要求，升級觸摸屏則必須整個終端更換，改造成本高昂。企業如果沒有更新，會議硬件設備將逐漸被淘汰甚至棄用。會議同文系統中，可以及時為用戶更新升級任何新技術或者新功能，更換硬件也只是購置新的移動設備即可，非常方便。
三、人力成本低
由于升降式無紙化會議系統固定于會議室內，不具備可移動的靈活性，參會人員如果在會后想要查找會議文件，需要用硬盤等移動存儲器來拷貝，或者會議組織者在會后通過郵件等方式發放會議文件。不但增加了會議組織者的工作量，對與會者造成諸多不便，而且會后發放的會議文件無法記錄參會人員在會前會中所做的批注。
會議同文系統在這一層面上就能充分地發揮其可移動的優勢，會議組織者只需在會前通過軟件向參會人員發送會議文件，參會人員可以于會前、會中在電子版會議文件上做批注，會后隨時登錄軟件瀏覽過往會議文件及文件批注，也可以一鍵導出，十分方便！
會前會后同文系統，作為會議同文系統的領軍品牌，深耕行業領域多年，憑借CMMI5級研發團隊，打造出涵蓋會前、會中、會后全流程的企業會議無紙化解決方案。無需專用硬件支持，在手機、平板等移動設備上就能實現無紙化會議。靈活簡單易學，大大地提高了會議的效率和安全性，多年來屢獲全球嘉獎，聞名業內。
公司總部位于中國香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，已在全球100多個國家備受信賴，遍布歐洲、亞太地區、美洲、非洲和中東地區。客戶包括各國政府、富時100強公司、財富500強公司、教育行業、金融機構、非盈利組織等。
誰說開會一定要有紙有筆，有一大疊會議文件，有固定的會議室、固定的座位？會議同文系統的流行，證明科技的發展為企業帶來了更加高效方便的會議模式，推動企業可持續發展下去。
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