陳總經(jīng)營一家紡織廠，前幾年接到一個(gè)大的訂單，因?yàn)樽陨砩a(chǎn)能力不足，便決定從其他企業(yè)采購一部分，用于交貨。陳總通過朋友介紹接洽了本地一家紡織廠，因?yàn)闀r(shí)間比較緊，陳總覺得既然是朋友介紹的，肯定不會(huì)有什么問題。結(jié)果到了交貨時(shí)間，對方遲遲沒有動(dòng)靜，聯(lián)系對方老板，手機(jī)一直關(guān)機(jī)。后來去對方公司才知道，對方因?yàn)槠渌麄鶆?wù)問題，所有的機(jī)器設(shè)備已經(jīng)被法院查封并且在拍賣當(dāng)中，公司也已經(jīng)停產(chǎn)。這導(dǎo)致陳總沒能按期向客戶交貨，賠了50多萬的違約金。賠償之后，陳總起訴這家公司，官司是打贏了，可是到現(xiàn)在已經(jīng)三年多了，法院卻一直執(zhí)行不到錢。
之所以會(huì)發(fā)生這樣的事情，其實(shí)關(guān)鍵在于陳總的公司沒有做好合同管理。今天跟大家好好說說企業(yè)合同管理這件事兒。
1、什么是合同管理？
說到合同管理，你可能最先想到的是合同的審核和合同的歸檔保管，但實(shí)際上，合同管理應(yīng)該覆蓋合同起草、審查審批、履約監(jiān)管、數(shù)據(jù)分析直到最終歸檔的全流程。
2、為什么要做合同管理？
企業(yè)從創(chuàng)立到經(jīng)營，企業(yè)幾乎每個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都離不開合同，大到投融資并購，小到辦公場地租賃、辦公用品采購，還有日常業(yè)務(wù)的開展，每一項(xiàng)都需要以合同的形式訂立。合同，作為企業(yè)經(jīng)營的重要載體，承載重大的商業(yè)價(jià)值，也蘊(yùn)含著巨大的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。做好合同管理，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要內(nèi)容。
3、合同管理該怎么做？
合同管理要緊緊圍繞合同從起草到歸檔的全流程，每個(gè)企業(yè)都有必要制定一份完備的合同管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。具體而言，合同管理制度主要合同簽訂前的審查事項(xiàng)、合同的審理流程、合同文本及用章規(guī)定、合同的履行監(jiān)管、合同糾紛處理、合同歸檔及保管等方面。當(dāng)然，根據(jù)企業(yè)的具體需要，如確有必要，也可以再針對企業(yè)采購合同、銷售合同、勞動(dòng)合同等常用合同訂立單獨(dú)的管理制度。
4、合同簽署前要審查哪些內(nèi)容？
（1）對方主體資格、信用的審查
很多合同最終給企業(yè)造成損失，都是因?yàn)楹灱s前對對方主體的資信審查不到位導(dǎo)致的。審查對方資信常見的途徑大致有三種：一是要求對方主動(dòng)提供相關(guān)材料，如基本的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、財(cái)產(chǎn)狀況證明等；二是企業(yè)自身通過公開信息或者實(shí)地考察走訪進(jìn)行審查，如企業(yè)信息信息公示系統(tǒng)、企查查、天眼查等第三方資信網(wǎng)站、司法部門及有關(guān)部門公開的信息，如裁判文書網(wǎng)、被執(zhí)行人綜合信息查詢網(wǎng)站等等，另外實(shí)地考察走訪對于了解企業(yè)實(shí)力也有一定的作用；三是委托專業(yè)機(jī)構(gòu)如會(huì)計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所進(jìn)行盡職調(diào)查，這在一些重大合同如投融資、并購中較為常見，一般的合同主要是通過前兩種途徑進(jìn)行審查。
（2）合同文本的審查
在進(jìn)行合同文本審查時(shí)，首先要確定文本審查負(fù)責(zé)人，是企業(yè)業(yè)務(wù)人員、行政人員、法務(wù)人員還是聘請外部律師，或者是由以上兩種以上人員組成的審查組。
合同條款中較為重要的雙方主體信息、簽署背景及目的、雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收及付款、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款均是重點(diǎn)審查對象。具體條款的審查再以后的系列文章中再詳細(xì)給大家闡述。
5、合同簽署時(shí)有哪些注意事項(xiàng)？
（1）簽字和蓋章問題。如果合同約定合同需加蓋公章并經(jīng)授權(quán)代表簽字后成立生效，簽訂的時(shí)候只蓋章沒有簽字就有導(dǎo)致合同未能成立的風(fēng)險(xiǎn)。
（2）騎縫簽署：對于多頁合同，除了簽署頁簽字蓋章外，最好每頁都有簡簽，并加蓋騎縫章。避免對中間頁內(nèi)容發(fā)生爭議
（3）合同簽訂形式：在條件允許的情況下，最好雙方面簽。通過郵寄、傳真、電郵等方式簽署合同相對面簽會(huì)存在更大的風(fēng)險(xiǎn)。另外，近些年，電子合同逐漸受到大家的關(guān)注，電子合同需符合《電子簽名法》等相關(guān)法律規(guī)定，需滿足形式合法性、保存合法性、證據(jù)真實(shí)性和簽訂可靠性等要求。電子合同的效力認(rèn)定和常見風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)在系列文章中給大家闡述。
6、合同履行過程中有哪些注意事項(xiàng)？
（1）合同履行過程中應(yīng)當(dāng)安排專人跟蹤進(jìn)度，以確保按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身疏忽發(fā)生違約。
（2）履行過程中若發(fā)生一些意外情況應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對方，并積極協(xié)商。
（3）如出現(xiàn)對方違約，需采取合理救濟(jì)手段解決爭議。
（4）很重要的一點(diǎn)，履行過程中一定要履行證據(jù)的保存，避免發(fā)生糾紛中因證據(jù)不足而敗訴。
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