有很多企業(yè)都在搞流程和制度建設(shè)，也在搞信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，然而卻碰到這樣的問題：
- 公司的流程、制度文件與信息系統(tǒng)實(shí)際執(zhí)行流程不符，文件寫的是一套，系統(tǒng)做的又是另外一套；
- 信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，乙方主導(dǎo)項(xiàng)目開展，現(xiàn)狀調(diào)研后直接輸出一份業(yè)務(wù)藍(lán)圖和系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，根本不管你公司內(nèi)部的流程和制度如何去進(jìn)行匹配；
- 系統(tǒng)上線后，各個(gè)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)們經(jīng)常直接要求IT部門直接修改系統(tǒng)流程；今天剛改完發(fā)布，明天被修改流程相關(guān)的另外一個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)就又跳出來找IT部門的麻煩：誰讓你這樣改的？IT人員反復(fù)做無用功，還兩頭受氣。
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要解決以上問題，并讓流程建設(shè)和信息化建設(shè)做到互相協(xié)同，互相促進(jìn)，在這我從組織、文化和流程設(shè)計(jì)上給出幾點(diǎn)建議。
- 在組織上，建議公司把流程管理和信息化職能放在一個(gè)大部門下統(tǒng)一進(jìn)行管理，由一個(gè)又懂流程又懂IT，還懂業(yè)務(wù)知識的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理。為什么這樣設(shè)計(jì)呢？因?yàn)榱鞒膛c信息化本來就應(yīng)該是相輔相成的2塊職能。只管流程不管信息化，做的流程沒有落地工具的支持，很難實(shí)現(xiàn)固化與落地；只管信息化而不管流程，信息系統(tǒng)的建設(shè)很難成功，因?yàn)槊總€(gè)信息系統(tǒng)上跑的都是一段業(yè)務(wù)流程，流程不理順，系統(tǒng)落地的效果一定不好。為了能夠讓兩塊職能有效配合與協(xié)同，最好放在一個(gè)大部門下統(tǒng)一進(jìn)行管理。
- 在公司建立一種文化：所有流程文件必須落地執(zhí)行，不落地的文件就是一張廢紙。流程最好的落地方法就是信息系統(tǒng)的固化。通過流程與信息化部門不斷進(jìn)行宣貫導(dǎo)入。最好是自上往下，先說服老板，通過老板的嘴在重大會議上親自宣貫強(qiáng)調(diào)。
- 在信息化建設(shè)項(xiàng)目的主流程上，強(qiáng)烈建議專門增加流程優(yōu)化設(shè)計(jì)階段。所有信息化建設(shè)項(xiàng)目必須先完成業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，再進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)必須輸出完整的流程架構(gòu)圖以及詳細(xì)的流程文件。未來系統(tǒng)依照業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)來進(jìn)行設(shè)計(jì)。為了避免乙方參與的項(xiàng)目不愿意配合搞流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，在一開始招標(biāo)與簽訂合同時(shí)候就約定好項(xiàng)目實(shí)施方法及交付件。在項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)流程管理部門的管理者參與驗(yàn)收，項(xiàng)目沒有交付流程架構(gòu)及相應(yīng)流程文件的不準(zhǔn)驗(yàn)收通過。具體可以參見前文《信息化項(xiàng)目實(shí)施主流程設(shè)計(jì)》。
4.對于系統(tǒng)上線后未來流程的優(yōu)化調(diào)整，建立《流程固化/修改流程》。要求所有涉及到對IT系統(tǒng)流程要進(jìn)行修改和優(yōu)化的，必須先發(fā)布更新相應(yīng)的流程文件。只有流程文件被批準(zhǔn)發(fā)布了，系統(tǒng)管理員才可以按照已發(fā)布的流程文件去修正系統(tǒng)。
在這里，可能要特別強(qiáng)調(diào)一下，作為流程和信息化部門的管理者剛剛推行此項(xiàng)政策的時(shí)候必須要抗住壓力。某些業(yè)務(wù)部門的管理者無法理解你的要求，不愿意按要求先去發(fā)布相應(yīng)流程文件。這個(gè)時(shí)候必須強(qiáng)推。除了一些確實(shí)無關(guān)大雅的調(diào)整（比如增加個(gè)抄送節(jié)點(diǎn)、增加一個(gè)字段）可以直接修改系統(tǒng)外，其他必須要完成流程文件的修改發(fā)布。流程責(zé)任人有困難的可以安排流程管理部門的人員協(xié)助流程責(zé)任人一起進(jìn)行修改。
還有一種組織架構(gòu)重大調(diào)整會涉及大批量流程調(diào)整的，可以允許暫不修改流程文件，先改系統(tǒng)。但應(yīng)該與相關(guān)部門約定好時(shí)間，什么時(shí)候可以補(bǔ)充發(fā)布流程文件，并讓流程管理部門進(jìn)行跟蹤落實(shí)。
總而言之，要做到先有流程設(shè)計(jì)，再有系統(tǒng)固化；用系統(tǒng)流程固化和 優(yōu)化倒逼流程文件的完善建立。
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