采購管理概述
采購管理
- 項目采購管理包括從項目組織外部采購或獲得所需產品、服務或成果的各個過程。項目組織既可以是項目產品、服務或成果的買方，也可以是賣方。
- 項目采購管理還包括合同管理和變更控制過程。通過這些過程，編制合同或訂購單，并由具備相應權限的項目團隊成員加以簽發，然后再對合同或訂單進行管理。
- 項目采購管理還包括控制外部組織（買方）為從執行組織（賣方）獲取項目可交付成果而簽發的任何合同，以及管理該合同所規定的項目團隊應承擔的合同義務。
IT行業采購管理特點
- “采購”一詞被廣泛應用于政府行為中，許多企業使用“購買” , lT 行業經常使用的是“外包”。
- 項目采購的相關人通常是買方和賣方，有時也有可能會出現作為項目監理的第三方。
- 在 lT 企業中，項目外包通常是指將 IT 項目中的工作內容轉移給別的組織或個人來完成，如果只是部門工作內容發生轉移稱為部分外包，如果全部工作內容都轉移出去則成為整體外包。
規劃采購管理
自制還是外購
在采購計劃編制階段做出自制-外購決策：
- 考慮采購所引起的直接成本和間接成本，決策某種產品或服務是否外購。
- 同時其他考慮因素：如成本、內部能力、控制水平、保密性要求、可利廠的供應商等。
IT 行業自制一外購決策時的考慮點：
- IT 項目技術性比較強，有時也需要考慮一些其他的因素，如某些企業對數據保密性、系統安全性、軟件的可靠性要求較高，當自己有足夠的人力資源保障，就應當考慮自行研發。
- 在項目采購規劃過程中，咨詢內部或外部的專業技術專家的意見是非常必要的。
自制/外購分析考慮的因素
合同類型
合同類型與風險分攤
采購管理計劃
采購管理計劃是項目管理計劃的組成部分，說明項目團隊將如何從執行組織外部獲取貨物和服務，以及如何管理從編制采購文件到合同收尾的各個采購過程。采購管理計劃包括如下內容：
- 擬采用的合同類型
- 風險管理事項
- 是否需要編制獨立估算，以及是否應把獨立估算作為評價標準
- 如果執行組織設有采購、發包或采辦部分，項目管理團隊可采取的行動
- 標準化的采購文件（如需要）
- 如何管理多個供應商
- 如何協調采購工作與項目的其他工作，如制定進度計劃與報告項目績效
- 可能影響采購工作的制約因素和假設條件
- 如何處理某些產品的采購需要提前較長時間的問題，并在項目進度計劃中考慮所需時間
- 如何進行自制或外購決策，并把該決策與估算活動資源和制定進度計劃等過程聯系在一起
- 如何在每個合同中規定合同可交付成果的進度日期．并與制定進度計劃和控制進度過程相協調
- 如何識別對履約擔保或保險合同的需求，以減輕某些項目風險
- 如何指導賣方編制和維護工作分解結構（ WBS )
- 如何確定采購／合同工作說明書的形式和格式
- 如何識別預審合格的賣方（如有）
- 用于管理合同和評價賣方的采購測量指標
采購工作說明書（SOW）
- 依據項目范圍基準，為每次采購編制工作說明書（ SOW ) ，對將要包含在相關合同中的那一部分項目范圍進行定義。
- 采購 SOW 應該詳細描述擬采購的產品、服務或成果，以便潛在賣方確定他們是否有能力提供這些產品、服務或成果。
- 工作說明中可包含規格、數量、質量、性能參數、履約期限、工作地點和其他需求。
- 采購 SOW 應力求清晰、完整和簡練。
- 在采購過程中，應根據需要對采購 SOW 進行修訂和改進，直到成功所簽協議的一部分。
供方選擇標準
實施采購
采購談判
- 采購談判指在合同簽署之前，對合同的結構、要求以及其他條款加以澄清，以取得一致意見。最終的合同措辭應該反映雙方達成的全部一致意見。
- 談判的內容應包括責任、進行變更的權限、使用的條款和法律、技術和商務要求、所有權、合同融資、技術解決方案、總體進度計劃、付款以及價格等。
采購談判中常用的談判策略
項目招投標
招標分為：公開招標、邀請招標
公開招標：指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。
邀請招標：指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。
招投標程序
招投標法
投標
- 兩個以上法人或其他組織可以組成一個聯合體，以一個投標人身份共同投標。
- 投標人在投標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或撤回已提交的投標文件，并書面通知招標人。
- 投標人以他人名義投標或者以其他方式弄虛作假，騙取中標的，中標無效，給招標人造成損失的，依法承擔賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
開標
開標應當在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點。開標由招標主持人邀請所有投標人參加，開標時，由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托的公正機構檢查并公正。
評標
評標由招標人依法組建的評標委員會負責。評標委員會由招標人代表和有關技術、經濟等方面專家組成。評標委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內容做必要的澄清或說明，但澄清和說明不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質性內容。招標人可以授權評標委員會直接確定中標人。
中標
中標人的投標應當符合下列條件之一： l ）能夠最大限度的滿足招標文件中規定的各項綜合評價標準； 2 ）能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經評審的投標價格最低。但投標價格低于成本價格除外。招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起 30 日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。
實施采購工作內容
- 發布采購文件；
- 從潛在賣方獲得相關信息、報價、投標或建議書；
- 對潛在賣方提交的相關材料進行評審（評標）；
- 從中選擇一家賣方（開標）；
- 與賣方洽談和簽訂書面合同。
控制采購
控制采購內容
- 管理采購關系
- 監督合同績效
- 實施變更和糾偏
- 關閉合同
檢查與審計
在項目執行過程中，應該根據合同規定，由買方開展相關的檢查與審計，賣方應對此提供支持。通過檢查與審計，驗證賣方的工作過程或可交付成果對合同的遵守程度。如果合同條款允許，某些檢查與審計團隊中可以包括買方的采購人員。
索賠管理
如果買賣雙方不能就變更補償達成一致意見，甚至對變更是否已經發生都存著分歧，那么被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更。有爭議的變更也成為索賠、爭議或訴求。
談判是解決所有索賠和爭議的首選方法。
控制采購工具與技術
采購審計
是從采購計劃編制到合同管理的采購過程中的一種結構性審查。采購審計的目標是找出采購過程中的成功和失敗之處，以保證成功的對項目或其他項目的采購合同進行準備和管理。
支付系統
一般付款不是一次性付清，因此需要一個支付系統對付款進行管理。
結束采購
合同收尾和行政收尾
合同結束&索賠管理
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