第一章、 EPC物資采購工作的總體安排與資源配置

第一節(jié)、 采購原則

第二節(jié)、 總體安排

第三節(jié)、 資源配置

第二章、 主要材料采購保證措施

第一節(jié)、 現(xiàn)場采購管理

第二節(jié)、 采購分包管理

第三節(jié)、 采購合同管理

第四節(jié)、 采購文檔管理

第五節(jié)、 采購完工報告

第三章、 采購質量控制

第一節(jié)、 物資采購控制

第二節(jié)、 物資檢驗控制

第三節(jié)、 物資運輸控制

第四節(jié)、 物資接貨控制

第五節(jié)、 物資儲存管理

第一章、EPC物資采購工作的總體安排與資源配置

第一節(jié)、采購原則

項目采購工作要保證按項目的質量、數(shù)量、時間要求，以合理的價格和恰當?shù)墓獊碓矗@得所需的設備、材料及有關服務，在具體的執(zhí)行過程中要體現(xiàn)如下工作原則。

1、貨比三家，公平競爭，“五適采購”原則

原則上應選擇三個以上的詢價對象，嚴格控制獨家供貨，用制度來保證報價者間的公平競爭，以獲取采購效益。在工作各環(huán)節(jié)要體現(xiàn)“五適采購”。

	五適采購	具體要求
1	適時采購	以保證項目建設進度為前提，對可能影響整個項目建設進度的長周期、關鍵設備，要創(chuàng)造條件，盡可能早地訂貨，“早要早到家”，以保證工程進度。短周期、通用設備、材料隨用隨買，“晚要晚到底”，以追求零庫存。
2	適地采購	進口設備的采購要合理利用各種外幣對美元匯率的相對變化，來確定供貨廠商，以達到降低費用的目的。國內設備采購，要考慮制造廠商與施工現(xiàn)場的相對位置，優(yōu)化采購，以降低設備、材料相關費用。大型設備運輸困難，具備現(xiàn)場制作條件的，可考慮安排由施工單位現(xiàn)場制作。
3	適質采購	講究設備材料與裝置整體水平，設備材料相互間質量的適配性，性能、能力的合理性，杜絕質量、能力浪費。設備、材料的規(guī)格、等級或材質是決定其價格的主要因素，過去由于我們長期單純搞設計，設計人員對設備、材料的價格不聞不問，沒有費用控制概念，設備選型、材料選擇比較保守、隨意。如何盡快改變這種狀態(tài)，設計人員樹立費用觀念，是適質采購的關鍵。同樣，在采購詢價對象的確定上，在報價評價過程中，也要注意適質采購，以提高采購效益。
4	適量采購	減少合同總數(shù)量，將相似內容的合同盡可能地合并在一個主合同內，這樣，可減少采購管理工作量，降低項目采購可控成本，甚至合同價格。精確計算材料用量，在保證材料供貨質量的前提下，將材料裕量控制在最小。
5	適價采購	提高費用估算的精度，嘗試進行采購環(huán)節(jié)費用分解，同時加強價格信息收集、整理工作，以期在合同談判中，有理、有據(jù)、有力，以達到降低合同費用的目的。加大商務審批力度；嚴格控制項目采購費用變更。我們的目標是追求價格的合理性，而不是單純地追求價格最低，以至于合同無法順利執(zhí)行。在規(guī)定的費用范圍內，投資和操作費用綜合考慮，以最佳效益為采購目標。

2、采購過程程序化、標準化、公開化，符合質保體系的原則

（1）采購全過程的制度化和程序化：實行采購程序化作業(yè)，增加制約措施，嚴格授權程序，實現(xiàn)民主決策，體現(xiàn)公司意志。嚴明采購業(yè)務紀律，最大程序地杜絕個人行為，為防止腐敗和杜絕行業(yè)不正之風奠定法制基礎。

（2）工作標準化：包括計劃格式、詢價文件包、報價文件包、報價評價文件包、合同文件包、所有狀態(tài)報告、質量記錄、文件建檔等基本上實現(xiàn)了標準化。執(zhí)行報價審批制度，報價技術評價、商務評價獨立進行，在此基礎上進行報價的綜合評價，確定供貨廠商。

（3）公開化、公正化：廠商來源公開，推薦渠道公開，評審程序公開，評審過程公開，達到評審結論公正。

（4）提高采購技術含量，走專家采購之路

采購是一門專業(yè)，主要包括以下幾個方面含義：

	方向	要求
1	專業(yè)采買	專業(yè)技術知識、商務知識、業(yè)務能力、協(xié)調能力、計算機應用、商務信息庫支持、信息管理。
2	專家采購	采購隊伍由專業(yè)技術人員構成并具有相當?shù)脑O計經驗或工程經驗。
3	專業(yè)檢驗	培養(yǎng)或聘用專門的監(jiān)造、檢驗人員；專業(yè)的現(xiàn)場物資管理：專業(yè)化管理、計算機集成管理。

3、設計、采購、施工分工明確，密切合作的原則

（1）重要設備、機組供應商的確定過程相當程度上是一個設計方案的確定過程；材料供應和設備制造工藝的國產化是重要設備設計國產化的延伸和完成；長周期設備的適時采購啟動又與各設計的特定階段相對應，同樣，廠商資料的提交和確認，又構成了設計的另一重要部分。這樣設計與廠商的不可分割性，注定了采購與設計相關的必然性。

（2）設計人員不僅負責請購文件的編制，還要參與分承包方協(xié)調會、負責技術談判、報價技術評價、參與報價綜合評價、負責分承包方圖紙資料確認，必要時參與現(xiàn)場開箱檢驗和現(xiàn)場技術服務。

（3）在項目建設的中后期，項目工作的重點轉移到施工現(xiàn)場，采購組的工作是圍繞施工而展開的，采購的物資供應的好壞在相當大程序上決定了施工進度和質量的好壞。

4、推行項目管理、矩陣式管理的原則

項目實行項目管理，即采用永久性的業(yè)務機構與根據(jù)項目規(guī)模組成的項目組相結合的管理模式。項目組的執(zhí)行人是項目經理，項目采購業(yè)務的執(zhí)行人是采購經理，采購經理在項目經理的直接領導下開展工作，并在業(yè)務上接受采購部的指導和的技術支持，向項目經理和采購部主任報告工作。項目采購組成員受項目采購經理和采購部的雙重領導。項目采購組內的領導關系以及項目采購組與專業(yè)部門的關系按《項目組織規(guī)定》執(zhí)行。

5、質量、進度、費用、材料、合同全面控制的原則

（1）全面執(zhí)行ISO9001質量體系，制訂可行的質量計劃，接受質量保證工程師的質量檢查和指導，以保證采購工作質量和設備、材料的供應質量。

（2）培養(yǎng)職工全新的計劃觀念，樹立計劃的權威性，做到工作有計劃，進度要跟蹤，資源實耗能及時準確地統(tǒng)計。采用贏得值定量評估原理（EVC）檢測采購實施效果，分析存在問題及原因，指導下階段采購業(yè)務，必要時修訂實施計劃。使得“項目采購月報”和EVC法真正成為每個采購管理人員的助手，成為指導采購工作和實施采購管理的主要信息依據(jù)。

（3）按照項目費用控制要求，將采購相關的六類費用進行分解，逐級控制，保證項目費用控制目標的實現(xiàn)。

第二節(jié)、總體安排

1、EPC物資采購工作的總體安排

本著竭誠為業(yè)主服務的思想，以業(yè)主的利益為出發(fā)點，按照設計部門提出的技術要求及數(shù)據(jù)單進行物資采購。嚴格控制采購產品的質量，保證滿足業(yè)主的技術要求，確保在采購過程中的安全；依據(jù)采購計劃并結合工程實際進度，通過招標、談判等方式，選擇合格的供應商；以經濟合理的價格簽訂物資供貨及服務合同，優(yōu)質高效的組織監(jiān)造、催交貨、物流運輸、安裝調試、驗收、資料交接及本項目所有物資的收發(fā)存等工作，保證滿足工程進度的需要；保證提供的產品滿足業(yè)主的要求；最終達到保障工程質量和進度、最大限度的維護和保證業(yè)主利益的目的。

2、編制項目采購計劃、項目采購進度計劃和項目采購作業(yè)計劃

重點是編制內容完整、準確、可行的采購進度計劃，并直接與人工時和各類費用掛鉤，作為進度檢測和控制的基準。

（1）編制項目采購計劃：在項目的初始階段，編制項目采購計劃。項目采購計劃是項目采購工作的大綱，是一文本計劃。項目采購計劃是在項目經理和采購部主任的指導下，由項目采購經理組織編制完成的。

（2）編制項目采購進度計劃和項目采購作業(yè)計劃：在項目總體網絡計劃發(fā)布后，編制項目采購進度計劃。項目采購進度計劃是以計劃工程師為主編制的，目的是確定計劃訂單的數(shù)量和進度。在項目采購實施過程中適時編制專業(yè)采購作業(yè)計劃。

3、采買

	程序	具體要求和內容
1	編制詢價文件	項目專業(yè)設計工程師準備請購文件, 經項目設計經理和項目控制組審批后提交項目采購組。采買工程師針對該項請購任務編制完整、準確的詢價文件。全部詢價文件應由責任采買工程師核對其完整性、有效性。
2	詢價和報價	向選定的詢價對象同時發(fā)出完整的詢價文件。其后，對詢價文件內容的任何變更和修改, 應按對詢價文件修訂的有關規(guī)定執(zhí)行。對于“獨家供貨”的詢價，需履行《項目采購程序》中規(guī)定的審批程序。
3	報價評價	在規(guī)定的時間開標, 并填寫開標登計表。采買工程師匯總報價的技術部分, 交專業(yè)工程師進行技術評價, 其評價結果經設計經理確認后返回采購組。采買工程師對技術合格的報價, 進行商務評價, 填寫報價商務評價表。 由采買工程師列表匯總并分析全部評價內容，提請采購經理組織報價綜合評價, 提出推薦的分承包方, 說明理由并按規(guī)定報批。
4	簽訂采購合同/訂單	采買工程師匯總全部合同文件并進行登記。采購合同或訂單經雙方簽署蓋章后生效。

4、催交

（1）催交工作的任務是按照訂貨合同規(guī)定項目進度要求敦促分承包方及時提供指定的文件和最終產品。

（2）會同設計責任人督促檢查分承包方按合同進度要求提交圖紙、資料等技術文件供設計確認; 督促檢查項目設計工程師按時將確認意見返回給分承包方。

（3）設備、材料的催交控制等級和催交方式、頻度要求按催交規(guī)定執(zhí)行。

（4）催交人員定期向項目組提交設備、材料催交狀態(tài)報告。

（5）根據(jù)采購合同要求催辦交貨文件和發(fā)運文件, 作好裝運計劃和安排。

5、檢驗

（1）檢驗工作是根據(jù)合同文件的要求, 在設備制造過程中材料、加工、裝配等質量環(huán)節(jié)上對分承包方(或其子分承包方）, 實施監(jiān)督、檢查。由第三方實施的檢驗, 原則上仍應符合SEI檢驗程序和要求。

（2）SEI的檢驗、驗收不排除分承包方按合同提供合格產品的責任, 也不排除其后的拒收。

（3）檢驗工程師制訂檢驗工作計劃, 明確檢驗要求和日程安排。如需要, 經項目經理批準可召開預檢驗會議, 明確檢驗要求和各自的責任和義務, 并制訂檢驗工作計劃和安排。

（4）接收、確認分承包方提供的各種檢驗文件, 填寫檢驗報告、記錄, 經綜合分析, 作出驗收結論。

（5）定期發(fā)布檢驗狀態(tài)報告，編制檢驗總結報告, 并對所有檢驗報告和記錄進行整理、歸檔。

6、運輸

（1）對于分承包方提供的設備、材料在驗收之后, 根據(jù)項目安排, 可以委托分承包方或專門的貨運代理機構辦理貨物的運輸事宜。按要求及時、安全、經濟地將貨物運抵施工現(xiàn)場(或指定倉庫)。

（2）運輸協(xié)調員全面負責運輸工作的計劃、協(xié)調和安排, 提出運輸費用計劃。

（3）進行運輸委托詢價, 確定貨運代理或運輸公司, 簽訂運輸合同。

（4）敦促、檢查貨物的包裝、運輸文件的完備和有效性, 并落實運輸方案。

（5）簽發(fā)發(fā)運通知, 并提請采購組的現(xiàn)場工作組安排清關、商檢和提貨等事宜。

（6）定期提出設備、材料運輸狀態(tài)報告。

（7）審查運費賬單, 對涉及運輸責任的損壞、短缺、滯期等提出索賠。

（8）貨運文件接收、移交和保存。

7、物資的接收、保管和發(fā)放

（1）根據(jù)《設備、材料開箱檢驗程序》或《進口設備、材料開箱檢驗規(guī)定》進行檢驗。合格的設備、材料由倉庫管理人員負責清點、核實, 辦理登記、分類、入庫和入賬手續(xù)。

（2）《設備、材料接收和發(fā)放工作程序》規(guī)定了對采購的設備、材料(或業(yè)主提供的產品)入庫、保管和發(fā)放工作進行質量控制的辦法。

8、采購現(xiàn)場服務

包括設備、材料發(fā)放后的采購技術服務，供貨質量問題的處理，分承包方專家服務的聯(lián)絡和協(xié)調等工作。

9、采購結束

工作內容包括：剩余材料處理；訂單關閉；文件歸檔；供貨廠商評定；采購完工報告。

第三節(jié)、資源配置

1、采購設備配置

表 物資采購設備配置

序號	設備及機具名稱	規(guī)格及型號	單位	數(shù)量	備注
一	設備
1	指揮車	長城H6	臺	1
2	工作車	皮卡車	臺	1
3	電 腦	500G硬盤、2G內存	臺	10
4	交換機		個	1
5	集線器		個	10
6	掃描儀		臺	1
7	傳真復印一體機		臺	2
8	數(shù)碼相機		臺	2
9	辦公桌椅		套	10
10	文件柜		套	6
11	對講機		個	8
二	機具
1	吊車	25t	臺	1
2	吊車	50t	臺	1
3	吊車	12t	臺	1
4	叉車	5t	臺	1
5	專用吊具		套	6
6	消防滅火器		個	16

2、工作職責

	崗位	職責
1	采購部	1）全面負責工程合同下的物資采購供應管理工作； 2）采購部根據(jù)項目部的總體部署和施工要求，對工程所需物資的采買、運輸、儲存、調撥、結算和核銷等工作統(tǒng)一安排、統(tǒng)一協(xié)調、統(tǒng)一管理； 3）負責采購物資質量控制和物資供應流量計劃、進度計劃的編制，并監(jiān)督實施； 4）負責物資供需計劃的編制和供應進度計劃的編制； 5）負責物資采購資金使用計劃編制及資金控制管理； 6）負責大宗、主要物資招標文件的編制發(fā)放、招標會議組織、技術和商務談判、合同簽訂以及物資采購招標的日常工作； 7）負責組織采購物資的質量檢驗（含商檢）與中間運輸，以及辦理物資供應的收發(fā)交接手續(xù)； 8）負責對施工分包商現(xiàn)場物資管理工作的監(jiān)督、檢查、現(xiàn)場物資調撥、協(xié)調及技術培訓指導； 9）負責對本部門人員的業(yè)務領導和管理； 10）主動與其他部門進行（橫向、縱向）溝通協(xié)調； 11）對供應商的進度款支付進行確認； 12）參與變更、索賠等管理工作； 13）負責物資采購的相關信息收集傳遞，與業(yè)主監(jiān)理相關部門的溝通協(xié)調，處理相關業(yè)務； 14）負責組織供貨廠商的售后服務和現(xiàn)場調試工作； 15）負責物資核銷和剩余物資的回收工作； 16）負責物資采購竣工驗收資料的編制、管理、歸檔工作； 17）負責與業(yè)主、施工分包商之間的采購界面劃分，對采購分包商管理，以及對施工分包商自購料的管理。
2	物資經理	在項目經理領導下，負責組織管理EPC總承包項目的采購業(yè)務，包括采買、催交、檢驗、運輸、交接等工作。全面完成采購工作的進度、費用、質量和HSE目標。EPC總承包商與供應商之間的日常工作聯(lián)系，由項目采購經理歸口管理。項目物資經理的主要職責和任務如下： 1）協(xié)調與設計部、工程部、質量部、安全部等其他部門進行（橫向、縱向）溝通協(xié)調。 2）根據(jù)項目總進度計劃，組織編制采購進度計劃，并根據(jù)控制部下達的采購預算，編制采購用款計劃。 3）協(xié)助設計部編制材料規(guī)格書，審查由設計部提供的請購文件。 4）組織編制設備、材料詢價商務文件，并與設計部提供的詢價技術文件組成完整的詢價文件。 5）選擇合格的供應商，按總承包合同規(guī)定提交業(yè)主認可，向供應商發(fā)出詢價，并組織對供應商報價的評審，向業(yè)主推薦中標供應商。 6）組織采購成員完成對供應商先期確認圖紙(ACF)和最終確認圖紙(CF)的催交，以及催貨、材料檢驗、駐廠監(jiān)造、運輸和交接等工作。 7）負責處理設備在安裝和試運行過程中發(fā)現(xiàn)的質量和缺損件等屬于采購業(yè)務范圍內的有關問題，以及聯(lián)絡供應商的售后服務工作。 8）負責現(xiàn)場設備、材料的采購，組織好采購的現(xiàn)場服務工作。 9）組織對項目有關采購文件、資料的整理歸檔，組織編寫項目采購完工報告。
3	采買工程師	采買工程師在項目物資部經理領導下，具體負責從接受請購文件到簽發(fā)采買訂單(即簽訂采購合同)這一過程的工作。 1）根據(jù)設計部提供的請購文件，提交擬選供應商，經項目物資經理審查，項目經理批準，并取得業(yè)主的認可。 2）進行供應商資格評審。 3）編制詢價文件中的商務部分，并與詢價技術文件整合成完整的詢價文件，向供應商詢價。 4）接受報價文件，協(xié)助項目物資經理組織對報價的評審。根據(jù)報價評審與報價比選結果，整理定標書面材料，送項目物資經理審查，報項目經理批準。 5）編制采買訂單(即設備、材料采購的合同文件)，經項目物資經理審查，項目經理批準后簽發(fā)。 6）組織合格供應商協(xié)調會，確定最終的中標供應商，經項目物資經理審查，報項目經理批準后發(fā)出中標函，通知中標供應商。 7）負責管理采買工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。
4	催交工程師	催交工程師在項目物資經理領導下，負責從發(fā)出采買訂單后至貨物運抵現(xiàn)場之間向供應商催交與聯(lián)絡的工作，保證交貨進度。 1）根據(jù)采購合同文件，明確供應商與EPC總承包商的責任分工，制訂催交計劃，盡早與供應商取得聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)有關問題。必要時召開供應商開工準備會，討論采購合同的實施方案，包括設計進度、制造進度、檢驗日程等。 2）在設備設計階段，了解設計進展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，研究解決辦法，催促供應商提交有關圖紙、資料和數(shù)據(jù)，督促設計部按時確認并返回給供應商。 3）在設備制造階段，隨時了解制造進展情況，發(fā)現(xiàn)有影響供貨進度的問題，要及時向供應商提出，并向項目物資經理報告。 4）為了保證按期將貨物運抵現(xiàn)場，要督促檢查供應商對運輸?shù)臏蕚涔ぷ鳌?/span> 5）負責管理催交工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。
5	檢驗工程師	檢驗工程師在項目物資經理領導下，負責組織檢驗設備、材料，保證設備、材料的質量。 1）根據(jù)采購合同文件中對檢驗的要求，制定檢驗計劃。 2）在設備制造開始前，組織召開協(xié)調會議，與供應商明確對材料的檢驗要求，檢驗的內容、方式、時間以及各自的責任等事項。 3）在設備制造過程中，根據(jù)需要和EPC總承包合同要求，組織檢驗人員(物資部指派的或委托的專業(yè)機構或人員)進駐制造現(xiàn)場進行監(jiān)造。 4）對于采購合同規(guī)定有業(yè)主參加檢驗的設備，負責與供應商聯(lián)系，安排業(yè)主檢驗有關事宜。 5）設備制造完畢后，根據(jù)采購合同文件中規(guī)定的技術規(guī)格和要求，組織檢驗人員對所采購的設備、材料進行出廠檢驗或測試，并寫出檢驗報告。 6）參加設備運抵現(xiàn)場之后的開箱檢驗，發(fā)現(xiàn)與質量有關的問題，負責協(xié)調解決。 7）在施工、安裝、試運、投產期間，以及質量保修期內，發(fā)現(xiàn)設備缺陷，負責協(xié)調解決缺陷修補有關問題。 8）負責管理檢驗工作的文件、資料，總承包項目結束時整理、歸檔。
6	現(xiàn)場中轉站	1）全權負責中轉站材料的接收、儲存、保管和分發(fā)，必要時還要處理剩余設備和材料。 2）按照項目經理部的要求，及時與調度室、供應商、分包商建立單據(jù)、報表等信息的傳遞制度。 3）負責物資核銷和剩余物資的回收工作。
7	各專業(yè)采購	1）根據(jù)項目部的指令負責所需設備材料的采購工作。 2）根據(jù)項目部的指令負責物資的中轉及管理工作。 3）根據(jù)項目部的指令負責物資的動遷/回遷工作。 4）按照物資部劃定的各專業(yè)采購范圍進行采購。

物資采購進度計劃是項目管理的重要內容。工程建設物資采購供應實行全面計劃管理，所有設備、材料的采購、供應必須按計劃執(zhí)行。采購計劃包括采購進度計劃、采購執(zhí)行計劃及實施方案、質量保證體系和質量保證措施、HSE管理體系、采購合同管理程序和措施、駐廠監(jiān)造和出廠驗收管理方案、催交催運管理辦法、現(xiàn)場物資收發(fā)存管理程序、現(xiàn)場倉庫和露天堆放場地的管理辦法等。

第二章、主要材料采購保證措施

第一節(jié)、現(xiàn)場采購管理

現(xiàn)場采購是指由現(xiàn)場采購組組織實施的采購業(yè)務，一是由本部下轉的請購單，要求由現(xiàn)場組織本地采購的；二是現(xiàn)場施工過程中由變更等產生的零星物資，決定由現(xiàn)場采購的。

（1）現(xiàn)場采購原則

1）由本部下轉的請購單的采購和由現(xiàn)場變更等產生的零星物資采購工作依據(jù)是《請購單》和《現(xiàn)場請購單》，由現(xiàn)場采購組獨立開展采購，工作程序同本部采購。

2）由現(xiàn)場變更等產生的物資物資緊急采購按《項目材料控制規(guī)定》和《項目采購實施手冊》 執(zhí)行。

3）不論如何，也不論訂單大小，都要體現(xiàn)“貨比三家”和“五適采購”的原則，要按《項目采購實施手冊》執(zhí)行，由現(xiàn)場采購組實施。

4）不論如何，也不論金額大小，一律實行訂單化管理，并納入《項目采購管理系統(tǒng)》。

5）現(xiàn)場采購合同簽訂應得到采購經理的明確授權。嚴格杜絕多頭采購，除得到采購經理的委托并得到項目經理和公司主管經理的批準，現(xiàn)場任何人，任何部門不得以任何理由為本項目采購設備、材料。

（2）現(xiàn)場采購實施

現(xiàn)場采購由采購（副）經理組織實施，工作程序與分包范圍原則上與本部采購相同。可做適當?shù)暮喕?/p>

現(xiàn)場采購的依據(jù)是經批準由現(xiàn)場實施采購的“現(xiàn)場請購單”或由本部批轉的請購單。

當現(xiàn)場采購不能滿足請購單要求時，可提請采購經理要求本部采購或申請實施緊急采購。緊急采購的定義以及緊急采購的狀態(tài)的確定程序詳見第四章有關內容。緊急采購由采購經理組織實施。

現(xiàn)場采購按訂單（合同）實施管理，不同專業(yè)的設備、材料不能包含在同一訂單內，訂單編號辦法同本部采購，具體的項目詳見有關規(guī)定。

采購責任人要采用現(xiàn)場采購組制訂的訂單封面格式，填寫簽署齊全后，附上請購單、入庫單、發(fā)票等文件，到工程財務報銷。

第二節(jié)、采購分包管理

采購分包是指合同項目中，將屬于項目采購范圍內的一項或多項設備、材料再分包給有經驗的專業(yè)承包商并與之簽訂分包合同。合同內容可以是包括采購分包合同范圍內的全部采購工作，如采買、催交、檢驗、運輸、服務等。

一個分包合同比通常的訂單范圍大一些，因為它包括了多個方面的內容和服務。從項目管理角度來看，可以把采購分包合同視作一份采購訂單來處理。

采購分包的這種形式，是發(fā)揮分包單位的優(yōu)勢，更好地保證工程項目的進度和質量。從整體上看，應對項目、業(yè)主、工程公司都是有利的。

（1）采購分包的類型

1）按合同計價方法劃分

	分類	具體內容
1	固定價分包合同	是指分包給分包同的設備、材料及服務的合同總價款是固定的，未經雙方同意，任何一方不得改變分包價款。這類合同的特征是盈虧風險由分包廠自己承擔。
2	開口價加酬金的分包合同	分包范圍內的設備、材料價款是按分包商實際采購的價款來支付的，或實報實銷。分包商的獲得是合同雙方商定的酬金（或服務費）以及按設備、材料、預算費用節(jié)余的提成部分。這類合同的特征是盈虧風險是在工程公司，這適合于管理承包類型的項目。

2）按合同對象劃分

	分類	具體內容
1	分包給專業(yè)成套公司或專業(yè)廠商	例如儀器儀表類，專業(yè)性強，配套煩雜，當分包給儀表成套公司或某儀表廠時，可充分發(fā)揮儀表專業(yè)供貨渠道的優(yōu)勢，縮短供貨周期，減少供貨環(huán)節(jié)。
2	分包給施工單位或專業(yè)公司	某些現(xiàn)場制造的大型儲罐、安裝材料、防腐保溫材料、閥門等。分包給施工單位或專業(yè)公司直接采購是比較有利的，這可減少工程公司的管理環(huán)節(jié)。

（2）采購分包的原則及組織管理

1）采購分包原則

①擇優(yōu)選取分包商原則

②對分包商可控性原則

③售后服務滿意原則

2）采購分包組織管理與監(jiān)控

采購分包管理歸口于采購組的綜合管理組，從分包合同的內容和范圍來講，要比單臺設備復雜，在管理過程中有時還需要設計或施工等部門更多的配合。

采購分包合同視同為一份采購訂單、其進度、費用的監(jiān)測和控制要求分包廠商按期提供執(zhí)行狀態(tài)報告，如同訂單處理。

3）采購分包管理程序

①確定分包內容和范圍

項目一開始，項目經理就要組織設計、采購、施工經理參加的分包協(xié)調會，研究并確定分包內容和范圍，凡屬采購分包的內容和范圍，均由采購部負責實施。

②審查并確定分包廠商

按照合格供貨廠商的資格審查條件和程序，來審查并確定分包廠商，其專業(yè)性和經驗是更突出的。

③準備詢價文件

第三節(jié)、采購合同管理

（1）合同管理的職責

項目采購經理對項目采購合同管理負全面責任；項目采購組綜合管理組是采購合同管理的歸口管理部門；項目采購組合同管理工程師負責合同的文件控制；采購合同的買方聯(lián)系人及校審人對采購合同執(zhí)行負直接責任。

（2）合同要求

每一項目在采購前期準備階段，采購經理要以本手冊所附合同文本為基礎，編制適用于本項目的標準合同文本，合同文本經采購部技術核心組審核通過后，由采購經理批準采用。

項目采購用標準合同文本要符合《合同法》等國家法規(guī)和商務慣例，必要時要獲得公司合同控制工程師的確認。

項目采購所有專業(yè)不論合同大小，除情況特殊并得到采購經理和采購主任同意外，都要采用項目采購組規(guī)定的標準合同文本，否則，采購經理有權拒簽該合同。

就某一合同，對采購合同通用條款的修改，必須征得采購經理的同意；對通用條款重大修改，必要時，要提交采購部技術核心小組討論。

重要設備材料或金額巨大的采購合同主要商務條款，要提交采購部技術核心小組討論，必要時，報公司批準，詳細規(guī)定見具體項目的《項目采購實施手冊》。

SEI為業(yè)主提供總承包服務的采購合同，尚要獲得業(yè)主的認可，按與業(yè)主簽訂的總承包服務合同有關條款執(zhí)行。

（3）合同文件管理

一般情況下，SEI執(zhí)采購合同正本二份。一份由采購組使用，另一份交項目工程財務。合同持有人或部門對合同文件控制負全面責任。

合同管理工程師負責項目采購組合同文件的登記、分類、造冊、存檔、保管、借閱管理和項目結束后的移交等工作。合同管理工程師要對所有合同進行進行計算機管理，建立合同管理動態(tài)臺帳，并定期發(fā)布采購合同管理報告。

合同正文的借閱僅局限于采購部領導、采購經理和合同責任人范圍。其它人員借閱要得到采購經理的同意。借閱規(guī)定詳見公司有關規(guī)定。所有知悉合同內容的人員均負有保密責任。

合同簽訂后規(guī)定時間內，責任采買工程師應將合同摘要信息提交相關人員；合同技術附件一份由采購組保管，另一份由責任設計人保管。與合同技術附件相關人員，經同意后，可以借閱、復制技術附件。

項目現(xiàn)場采購保存一套采購合同電子文件（不帶價格信息）和一套完整的合同技術附件，現(xiàn)場與工作相關人員可申請借閱。

具體項目的合同文件管理尚要符合《項目采購實施手冊》。

（4）采購變更

1）采購變更指在項目采購過程中，當采購申請材料代用、采購貨物與設計不符、費用超過控制金額、合同條款修訂等由采購組提出的變更，屬設計原因變更。當由采購變更所引起的費用變化以及對項目建設進度等的影響達到一定程度時，成為重要采購變更。

2）采購經理一旦發(fā)現(xiàn)預計的重要內容與實際的情況有偏差時就應著手進行采購變更的工作。

3）采購經理應認真考慮批準的請購單上的費用控制估算值與廠商報價之間的任何重大差異，并以此作為考慮內部變更的依據(jù)。如廠商報價的價格與估算價格的差異達到重要變更規(guī)定的程度時，在簽訂合同前必須編制書面內部變更表并需經項目經理批準；如價格差異不大，在控制估算規(guī)定的偏差范圍內，應以采購變更紀錄方式處理，經采購經理認可后簽訂合同。

4）當可能發(fā)生合同費用漲價和（或）運輸費用加價時，采購人員將根據(jù)其影響程度向采購經理提出采購變更表或采購變更記錄。同時將變更表送交項目經理和費用控制工程師，以便進行相應的工作。采購經理應將收到的采購變更紀錄，按其重要程度分類匯總，當累加到重要采購變更時，將按上述要求著手進行采購重要變更的處理工作。

5）當采購申請材料代用或當采購貨物與設計不符時，采購工程師應立即提出采購變更表，經采購經理確認后報項目經理。由項目經理組織有關部門和人員對變更內容及其相應后果進行評審。經批準后才能實施該變更。

6）當時間緊迫時，采購經理可直接申報項目經理批準采購變更。如獲批準后，在十個工作日內，編制變更估算及預測對進度的影響，并與采購變更表一起發(fā)表。

7）采購變更如未經主管經理（必要時）/項目經理/采購經理批準，不得據(jù)此對采購合同進行相應的修改或變更。

8）具體項目中采購變更管理見《項目采購實施手冊》。

（5）合同執(zhí)行

保證合同的順利執(zhí)行，是合同管理的核心。采購合同執(zhí)行主要環(huán)節(jié)有：催交、檢驗、運輸協(xié)調、開箱檢驗、驗收、貨款支付、現(xiàn)場技術服務等環(huán)節(jié)。分別見本文有關章節(jié)。由項目采購組有關崗位責任人員負責并實施。

合同糾紛由雙方合同聯(lián)系人協(xié)商解決，重大問題由采購經理會同合同控制工程師等相關人員解決，必要時報項目經理，提請公司定奪。

（6）合同信息管理

1）合同簽訂后，責任采買工程師編寫合同信息摘要（電子文件），并負責分發(fā)給與本合同相關的人員。

2）采買信息。由責任采買工程師定期輸入《項目材料管理系統(tǒng)》之采購子系統(tǒng)，并定期發(fā)布“訂單狀態(tài)報告”。

3）催交信息。由催交工程師定期輸入《項目材料管理系統(tǒng)》之采購子系統(tǒng)，并定期發(fā)布“催交狀態(tài)報告”。

4）合同檢驗信息。由檢驗人定期輸入《項目材料管理系統(tǒng)》之采購子系統(tǒng)，并定期發(fā)布“檢驗狀態(tài)報告”。

5）合同到貨信息。由接運人定期輸入《項目材料管理系統(tǒng)》之倉庫管理子系統(tǒng)，并定期發(fā)布“到貨狀態(tài)報告”。

6）合同付款信息。由項目財務責任人定期向采購經理發(fā)布。

第四節(jié)、采購文檔管理

采購經理負責采購組文檔管理的組織、協(xié)調、指導和檢查工作，具體由項目采購組綜合管理組負責文檔的歸口管理。

文件的組織編制人或部門負責文件的編號、組織編寫、報批，且負責文件的復制和按規(guī)定向有關人員、部門的發(fā)放工作，并按時向文檔管理部門提供存檔件。

項目采購各崗位責任人負責對其承擔工作的相關文件的建檔和保管工作，包括文件的編制、報批、發(fā)放、接收、分類、造冊、建檔、查閱管理和保管工作，直至項目結束按規(guī)定移交或到期銷毀。

《公司文件控制規(guī)定》和《質量記錄控制程序》中規(guī)定由公司檔案科保管的采購文檔，在項目結束后按時按規(guī)定移交，并在采購部檔案管理員處備案。

項目采購過程中的檔案管理同時要符合《項目采購實施手冊》的要求。

簽訂總承包項目合同后，采購經理應立即組織建立項目文件檔案卷冊，項目完工報告后，按照公司和采購部的要求（在現(xiàn)場的文件應帶回本部）進行歸檔。

項目采購文件的一般內容見附件一，其中有分類、分項及分項號。為使用方便，采購組在公司本部用的文件內容見附表10.2，在現(xiàn)場用的文件內容見附表10.3，為通用要求，使用時可根據(jù)項目采購的特點和具體情況增減其文件內容。

采購人員可根據(jù)文件的多少（厚度）進行分冊，文件不多的可合用一冊。卷冊的某些分項，如收到和發(fā)出的文件，收到和發(fā)出的信函、電傳、傳真，和文件份數(shù)較多（如超過10份）的分項，應建立分項文件清單，；卷冊的其它文件份數(shù)較少的分項，可不設分項文件清單。

合同過程文件應采取以訂貨合同/訂單為單位進行建檔的方法，此時，文件卷冊中的這些分項可以不用。

在文件清單中應登記文件日期（指文件所署日期，不是收到日期），文件應按文件日期的相反時間順序歸入卷冊各分項內。文件清單中的登記順序可能會亂（既不按文件日期，也不按文件收到日期），但文件清單中文件順序號的編法應與文件排列的反次序相一致（可利用附加角碼或預留間隔號的辦法）。

所有項目文件的原件應由編制部門（人）保留，歸入相應的卷冊，其他人均保存復制件。文件發(fā)送表（如有時）應放在被分發(fā)的文件后。

第五節(jié)、采購完工報告

為了保證采購完工報告的規(guī)范性、完整性和準確性，本文規(guī)定了項目采購完工報告的編制程序，并給出了項目采購完工報告的主要內容和編制方法。

項目采購經理全面負責項目采購完工報告的編制工作。

采購經理按照項目經理的編制進度和內容要求，編寫編制計劃和編寫大綱。采購經理將報告內容分解為若干部分，組織參與該項目采購的各工序的有關人員分頭編寫。必要時臨時成立編寫組。

采購經理匯總各編寫者提交的初稿，加以整理、修訂形成完整的項目采購完工報告，并提交采購部副總工程師審核。

經審核合格的采購完工報告，由采購經理提交項目經理審閱。批準后，對該文件的任何修訂均由采購經理負責

第三章、采購質量控制

第一節(jié)、物資采購控制

1、工程項目物資采購實行“誰采購、誰負責”的質量負責制；采購物資出現(xiàn)質量問題，應按照權責對應的原則，追究相關單位和人員的責任。

2、采購物資嚴格執(zhí)行經批準的設計文件等相關技術標準，實行標準化采購。

3、除公開招標或特殊原因外，供應商應從業(yè)主發(fā)布的合格供應商名單或由分包商推薦的經業(yè)主審批的合格供應商名單中選取。

4、物資采購合同，必須明確物資質量標準、要求，約定質量驗收方法、質量責任的承擔以及質量保證金。

第二節(jié)、物資檢驗控制

（1）對國家規(guī)定或合同約定需要進行質量檢驗、進場復檢的物資，由業(yè)主委托質量檢測機構進行檢驗。

（2）對到現(xiàn)場驗收或復檢不合格的物資，不得入庫和使用，由項目部或采購分包商組織供應商按合同要求采取現(xiàn)場修復、更換等有效措施，確保產品質量要求。

（3）為確保項目所用物資的質量符合訂貨合同的規(guī)定要求，避免由于質量問題而影響工程建設，采購部將做好材料設備制造過程中的檢驗和中間監(jiān)制工作。

（4）檢驗報告

檢驗報告是對材料設備進行檢驗、監(jiān)制和其他質量檢查的真實情況的記錄，檢驗報告一般應包括以下內容：

1）合同號、受檢材料設備名稱、規(guī)格、數(shù)量。

2）供貨廠商名稱、檢驗場所、開始時間。

3）各方參加人員的姓名、職務。

4）檢驗記錄清單：包括檢驗項目記錄、文件審查記錄。

（5）不符合報告

1）如果發(fā)現(xiàn)不符合質量標準、工藝或沒有完全按照合同要求生產的設備和材料，應拒絕接受，并當場發(fā)給供貨商不符合報告，清楚表明不符合的依據(jù)。

2）當發(fā)布了不符合報告后，供貨商應負責在不合格報告中列明不符合原因以及書面建議他們將要采取的糾正措施。

（6）制造數(shù)據(jù)手冊 （檢驗手冊）

1）物資部應對所有的測試證書和相關的文件進行維護存檔，并在工程結束后提交給業(yè)主一份完整的測試數(shù)據(jù)記錄便于長期保存。

2）要求的檢驗文件應收集到制造數(shù)據(jù)手冊里并針對每一次采購的設備和材料進行歸檔。

3）適當?shù)臅r候，制造數(shù)據(jù)手冊在提交前需由檢驗員和業(yè)主（需要時）進行檢查和匯簽；有些測試證書里所包含的數(shù)據(jù)需要得到設計部門的批準。

4）業(yè)主認可或接受的偏差的詳細內容是構成相關設備或材料檢查手冊的一部分。

第三節(jié)、物資運輸控制

1、運輸方式及運輸線路

采用公路運輸至施工現(xiàn)場臨時倉庫，主要交通道路為現(xiàn)狀市政路，場內輔助道路為泥結石修筑的臨時路。

2、貨物運輸?shù)陌b要求

	要求	具體內容
1	保證貨物在運輸中完整無損	選用適于裝運條件的包裝材料，結合貨物的狀態(tài)特性及運輸條件，確定包裝形式應具有相應的強度，能承受貨物在起吊、運輸、裝卸、儲存中所需正常外力的作用。
2	防止貨物在運輸過程中水濕、污染、散失而受損	包裝材料和形式要符合運輸、裝卸、保管中環(huán)境要求，防止貨物內部或外部遭受水濕、污染、變質、損壞、脫落、散失，以求貨物完整無損的交付。
3	防止貨物因震動、沖擊而受損	包裝材料內部要有適當?shù)囊r墊，依據(jù)貨物性質和需要填充合適的緩沖材料，以起到防震、防沖擊的作用。
4	保證安全裝卸和操作簡便	包裝材料和結構的設計，要避免由于貨物具有的特性所引起的在運輸過程中的人身傷害、設備或設施損壞。結構合理可以充分利用車箱的有效容積。
5	包裝標識	在貨物或包裝上用涂刷、粘貼等方法，按規(guī)定的標準刷制的圖案、文字即為標志，是安全操作、交接驗收中對貨物識別的依據(jù)，應做到明顯、準確、清晰、牢固。大件設備的外包裝應當注明重心標記、吊點等標記。

第四節(jié)、物資接貨控制

1、入庫檢查

采購的物資入庫前，保管員需對貨物進行檢查，主要查驗以下內容：

（1）是否有包裝破損，使內部貨物可見。

（2）是否有包裝箱上方封條啟封。

（3）是否有包裝被污染(有氣味或化學品)。

（4）是否有包裝開口封條明顯二次重封的。

（5）是否有包裝箱嚴重受潮，不足以承受碼放時上層貨物壓力的。

（6）是否有以上標準未包括的破損情況，庫管員認為可能影響產品品質或堆場管理的，需及時匯報，必要時發(fā)送實物照片電子郵件進行確認。

2、接貨程序

（1）根據(jù)提供的入庫預報告做好入庫準備工作(包括人力、機械、庫位等) ；

（2）卸車前，庫管員負責核對司機的駕駛證號碼、車號，并在送貨單上注明“到貨時間”。

（3）卸車時，庫管員根據(jù)送貨單負責核對入庫貨物的品種、數(shù)量。若出現(xiàn)品種、數(shù)量及生產日期不符，應及時匯報，按照項目部指示作進一步處理。

（4）若發(fā)現(xiàn)運輸過程中的貨損貨差或者入庫過程中出現(xiàn)貨損，及時向項目部匯報；

（5）入庫作業(yè)中，若出現(xiàn)問題，庫管員應及時匯報；

（6）卸車完畢后，庫管員和司機在送貨單簽字確認；

（7）完成入庫作業(yè)后，庫管員將所有相關單據(jù)交給項目負責人；

（8）入庫中若出現(xiàn)貨物包裝損壞，庫管員應及時通知項目負責人同意后加固；

第五節(jié)、物資儲存管理

（1）科學進行規(guī)劃，合理利用場地，分區(qū)劃片管理；對到現(xiàn)場的設備、材料驗收完畢后，根據(jù)設備、材料的構造、體積、包裝情況和保管要求，分別進行存放，標識清楚，及時登記存放的區(qū)、位、號。

1）按設備、材料的檢驗、試驗狀態(tài)進行分區(qū)管理，通過標識牌劃分區(qū)域。

2）按專業(yè)系統(tǒng)分類設位，對設備、材料采用定位碼放，KKS碼放管理。

3）存放庫內驗證合格的設備、材料采用規(guī)定標識牌標識。

4）存放庫外驗證合格的設備、材料采用統(tǒng)一規(guī)定標識牌（金屬牌）標識。

5）在設備、材料保管、搬運、倒運過程中，保持標識標記完整清晰。

6）設備、材料在施工使用過程中出現(xiàn)問題，能根據(jù)設備、材料的標識和相應記錄，追溯到進貨情況，提出解決方案，保證現(xiàn)場施工。

（2）對露天和棚庫存放的設備、材料不能直接放在地面上，與地面間必須有枕木或墊木；要注意防雨、雪、大風、冰雹，保管員要經常巡視并做好記錄。

（3）對設備保管、保養(yǎng)按國家、行業(yè)現(xiàn)行規(guī)范、規(guī)定、規(guī)程的要求和各制造廠對其設備維護保管的要求以及業(yè)主提出的設備保管、保養(yǎng)要求執(zhí)行。

（4）在保管期內，如發(fā)現(xiàn)設備質量問題，由保管員填寫不適用報告單，報設備采買工程師與制造廠、業(yè)主分析責任，及時解決，并辦理索賠。

（5）凡提出索賠的部件，要保持設備原件和原包裝，以備供貨單位和商檢部門復檢，直到取得業(yè)主書面通知后，按處理意見處理。

（6）保管員要經常檢查庫存設備的維護、保養(yǎng)情況，并進行日常的設備管理維護工作，并隨時掌握在庫設備信息。

（7）要注意倉庫、堆場的防火管理，消防器材按消防平面圖指定的位置擺放，并保證其在有效使用期內，定期檢查指示標志等是否完好。

（8）要注意倉庫、堆場的防盜管理，每日巡檢中，庫管員若發(fā)現(xiàn)貨物異常，應及時匯報。