醫(yī)藥行業(yè)反商業(yè)賄賂案件頻發(fā)，財(cái)稅、銷售不合規(guī)頻繁稽查或協(xié)查成常態(tài)，而今即將到來(lái)的金稅四期，威力更是非凡。為此，E藥經(jīng)理人·微解藥特邀決策易聯(lián)合創(chuàng)始人趙祝維先生(Robin)，為大家?guī)?lái)“金稅四期影響下藥企合規(guī)管理應(yīng)用落地”的主題直播。
趙祝維先生(Robin)除了講解金稅四期核心所在，以及對(duì)應(yīng)的CSO合規(guī)服務(wù)解決方案外，也給大家分享了決策易近期成功上線的一個(gè)合規(guī)應(yīng)用案例。以下內(nèi)容為案例實(shí)錄，內(nèi)容略有刪減。
以下是一個(gè)典型案例的業(yè)務(wù)流程，大體的SOP如下圖所示，由不同角色去執(zhí)行相關(guān)任務(wù)。落地過(guò)程中的細(xì)節(jié)，可以跟大家分享一下：
1、CSO準(zhǔn)入：
首先是準(zhǔn)入階段，可以允許CSO 自主進(jìn)行注冊(cè)，提交所有的資質(zhì)文件，由總部審核，這樣做的好處就是，CSO 在系統(tǒng)管理中準(zhǔn)入或備案時(shí)，效率提高。以前每天最多見十幾家CSO，現(xiàn)在的話能夠輕松見到30-50 家，這成了容易的事情，同時(shí)審查效率也會(huì)有很大提升。
這步的達(dá)成，也主要和我們系統(tǒng)長(zhǎng)期維護(hù)各家CSO資料有關(guān)，在系統(tǒng)里我們會(huì)把CSO所有資質(zhì)提交，并開放在外部端，包括手機(jī)端，一般的 CSO 均已進(jìn)行維護(hù)提報(bào)。待CSO自行注冊(cè)并提交后，藥企委托方可依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)原有資料和CSO自主填報(bào)資料來(lái)進(jìn)行確認(rèn)和審核，審核通過(guò)后即可成為協(xié)議服務(wù)商。
2、簽訂協(xié)議：
準(zhǔn)入完成之后，委托方在系統(tǒng)中做年度協(xié)議，包括協(xié)議主體、服務(wù)分類、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)議的產(chǎn)品、目標(biāo)終端或者區(qū)域等等，均要在協(xié)議內(nèi)部進(jìn)行起步約定。
協(xié)議簽好后，進(jìn)行電子簽章，有了電子簽章該功能，可以省了雙方用傳統(tǒng)來(lái)回郵寄的一個(gè)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)簽約和簽訂效率的大幅提升。以往用傳統(tǒng)方式郵寄，這個(gè)流程最快也要一周才能完成，而上線電子簽章功能后，壓縮到1至2天就可實(shí)現(xiàn)。
年度協(xié)議，是后續(xù)進(jìn)行業(yè)務(wù)委托的基礎(chǔ)，系統(tǒng)內(nèi)部的會(huì)提供一些協(xié)議模板，也可根據(jù)藥企自身管理規(guī)范或格式進(jìn)行微調(diào)。電子簽章直接蓋章并存檔即可，電子檔也可在雙方間直接分享。
3、服務(wù)生成與下發(fā)：
協(xié)議之后，根據(jù)預(yù)算進(jìn)行月度計(jì)劃生成，以及推廣計(jì)劃的下發(fā)，這就是一個(gè)委托的過(guò)程。原始的預(yù)算金額來(lái)自于外部，但這個(gè)外部來(lái)源究竟是事前還是事后，還是要根據(jù)實(shí)際建設(shè)的思路來(lái)確定，應(yīng)該講事前事后都有。那這個(gè)過(guò)程中，系統(tǒng)也是提供配置，系統(tǒng)從年度協(xié)議里去索取費(fèi)用、項(xiàng)目以及單價(jià)，結(jié)合系統(tǒng)設(shè)定好的不同服務(wù)的分配規(guī)則，并根據(jù)分配規(guī)則，自動(dòng)的下發(fā)所有委托任務(wù)。
4、服務(wù)執(zhí)行：
在 CSO端，每家CSO均可看到被委托的任務(wù)有多少，每一項(xiàng)具體任務(wù)明細(xì)，被委托的數(shù)量等，他就可以依照該委托內(nèi)容去進(jìn)行實(shí)際執(zhí)行。
執(zhí)行時(shí)，不管是針對(duì)終端的拜訪，針對(duì)商業(yè)的數(shù)據(jù)采集，還是針對(duì)市場(chǎng)數(shù)據(jù)的調(diào)研和采集，比如說(shuō)市場(chǎng)潛力數(shù)據(jù)、品種數(shù)據(jù)、競(jìng)爭(zhēng)數(shù)據(jù)等，都可以在手機(jī)端填報(bào)數(shù)據(jù)。
5、任務(wù)提交與審核：
任務(wù)提報(bào)完后，系統(tǒng)自動(dòng)把 CSO 完成的所有服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行批量提交給上級(jí)，比如底層CSO 提報(bào)給省公司，省公司收到后就進(jìn)行線上審核。
審核過(guò)程也會(huì)有很多控制點(diǎn)，CSO提交的服務(wù)數(shù)據(jù)里的明顯瑕疵，系統(tǒng)會(huì)預(yù)警出來(lái)。比如一些拜訪數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)從中篩選出那些明顯重復(fù)和不合理的數(shù)據(jù)，提示這部分?jǐn)?shù)據(jù)有問(wèn)題，這幾筆任務(wù)不能確認(rèn)等。
6、證據(jù)鏈制作：
線上審核完成后，CSO再提交線下的證據(jù)，線下郵寄之后可以結(jié)合起來(lái)，上傳到系統(tǒng)里，形成統(tǒng)一的證據(jù)鏈。
系統(tǒng)按照服務(wù)項(xiàng)目維度匯總，并打印所有服務(wù)數(shù)據(jù)，打印在系統(tǒng)中也有模板定義與格式要求，直接裝訂形成證據(jù)鏈進(jìn)行保留。
7、費(fèi)用結(jié)算與開票付款：
委托方確認(rèn)所有服務(wù)內(nèi)容后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成需要結(jié)算的金額，選擇需要結(jié)算的金額，直接通知CSO進(jìn)行相關(guān)開票動(dòng)作。CSO 開票后，藥企就可以一票對(duì)應(yīng)一個(gè)付款。
以上大致就是我們最近一個(gè)案例落地的內(nèi)容，想要了解更多合規(guī)方案與案例，直接添加決策易小易同學(xué)~
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