職場(chǎng)中人，都參加過(guò)形形色色的會(huì)議，據(jù)《開(kāi)會(huì)的革命》一書(shū)中所講：普通職員一生中用以開(kāi)會(huì)的時(shí)間至少在9000小時(shí)以上，中層管理者每周大約有35%的時(shí)間用來(lái)開(kāi)會(huì),高層管理者可能超過(guò)50%；從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，每家公司直接花在會(huì)議上的費(fèi)用占行政預(yù)算的7%-15%，這還不包括以會(huì)議為名義的其他開(kāi)銷(xiāo)。花費(fèi)了如此多精力和財(cái)力的會(huì)議，卻很少有能真正到達(dá)預(yù)期效果的，有的甚至招致了參會(huì)人員的抱怨。

某公司辦公室給各部門(mén)下了通知，要求大家去會(huì)議室開(kāi)會(huì),特別強(qiáng)調(diào)了一句：“各部門(mén)員工必須全員到會(huì),否則一律按曠工處理。”為什么要強(qiáng)調(diào)這么一句呢?因?yàn)橥８鞑块T(mén)員工一聽(tīng)到“開(kāi)會(huì)”二字，都是想方設(shè)法，能躲就躲，能逃就逃。“會(huì)議”在大家的心目中，已經(jīng)變成了一種浪費(fèi)時(shí)間、折磨心靈的代名詞。

何以如此呢？原來(lái)，這家公司每次開(kāi)會(huì)不外乎兩種情況：

要么是總經(jīng)理一個(gè)人在會(huì)上口若懸河、滔滔不絕地一口氣講上兩個(gè)小時(shí)，大家或鴉雀無(wú)聲、冷漠以對(duì)，或該干什么干什么。兩個(gè)小時(shí)以后，員工們常常不知總經(jīng)理這次會(huì)議所言何事。會(huì)后大家也沒(méi)有討論，時(shí)間一到馬上一哄而散。

要么就是幾個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)輪流講話、互相討論，其他人只能當(dāng)旁觀者，除了玩手機(jī)、上廁所和私下聊天外，實(shí)在無(wú)事可干。

參加這樣的會(huì)議，大家往往是走也不是，留也不是，只能默默祈禱會(huì)議快點(diǎn)結(jié)束，好趕緊回辦公室干自已的活。

自從強(qiáng)調(diào)“必須全員到會(huì)，否則一律按曠工處理”以后，員工們都不敢擅自找借口不去開(kāi)會(huì)了，但心中的不滿卻越積越多。

沒(méi)有一個(gè)公司是不開(kāi)會(huì)的。從表面上看，成功公司和倒閉公司開(kāi)會(huì)形式基本上大同小異，流程也都基本相同，但如果仔細(xì)比較，二者還是有區(qū)別的。

01

企業(yè)開(kāi)會(huì)不可不知的開(kāi)會(huì)技巧

開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)重點(diǎn):

第一，開(kāi)會(huì)之前，會(huì)議組織者應(yīng)該先告訴與會(huì)者會(huì)議的主題是什么資料要在會(huì)前發(fā)，以讓大家有個(gè)準(zhǔn)備。很多時(shí)候是開(kāi)會(huì)的人都進(jìn)入會(huì)場(chǎng)了，才知道要開(kāi)什么會(huì)，而且資料往往也是在會(huì)上發(fā)。這種做法不太正確，因?yàn)椋_(kāi)會(huì)的人事前沒(méi)有任何準(zhǔn)備，你在會(huì)上給他們發(fā)資料，他們可能會(huì)一直埋頭看資料，就沒(méi)有人專(zhuān)心聽(tīng)你講話了。

第二，避免開(kāi)會(huì)的時(shí)候大家都不太吭聲。如果什么事情都是總經(jīng)理講，就失去了溝通和交流的意義，所以我們應(yīng)該事先指定幾個(gè)發(fā)言的人通過(guò)他們的帶動(dòng)來(lái)活躍議題。這些人，最好是對(duì)會(huì)議主題比較熟悉的在他們的踴躍發(fā)言中，會(huì)議氛圍慢慢就被烘托出來(lái)了。

第三，開(kāi)會(huì)的時(shí)候要集中話題，避免主題模糊、渙散。應(yīng)該把話題拆分成幾個(gè)板塊，碰到什么板塊講什么話題，否則，很容易模糊焦點(diǎn)離題千里。

第四，與會(huì)者不要太多，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就把大家統(tǒng)統(tǒng)叫過(guò)來(lái)。與會(huì)議有關(guān)系的人可以參加，無(wú)關(guān)的人最多只能旁聽(tīng)，否則，無(wú)關(guān)的人聽(tīng)著也沒(méi)有意思，何必參加呢?

第五，要掌握開(kāi)會(huì)時(shí)間。如果其中一個(gè)發(fā)言者超過(guò)了規(guī)定時(shí)間卻還沒(méi)有講完，就應(yīng)該暫停，讓下一個(gè)人先講，沒(méi)有講完話的人留到最后再把話講完。否則，會(huì)議會(huì)無(wú)限制地拖延下去，會(huì)導(dǎo)致有的人想要溝通卻沒(méi)有時(shí)間，而有的人卻講了一大堆無(wú)關(guān)緊要的話。

有一次公司開(kāi)會(huì)，我把鬧鐘帶進(jìn)了會(huì)議室。我跟所有參會(huì)人員說(shuō)：“各位，我今天帶了鬧鐘來(lái)，11:30準(zhǔn)時(shí)散會(huì)。”結(jié)果會(huì)開(kāi)到11:30，鬧鐘響了起來(lái)，會(huì)卻只開(kāi)了一半。我說(shuō)：“鬧鐘響了，我們散會(huì)。”這時(shí)有人說(shuō)：“會(huì)還沒(méi)有開(kāi)完呢。”我說(shuō)：“我不是告訴你們11：30散會(huì)嗎?各位主管，會(huì)明天再開(kāi)。散會(huì)!”

第二天，我又把鬧鐘帶進(jìn)會(huì)議室：“各位，今天我們重開(kāi)，11:30散會(huì)。”結(jié)果，會(huì)議在11：28就結(jié)束了。

第六，會(huì)議結(jié)束后，一定要解決兩個(gè)問(wèn)題：一是,今天的會(huì)議有沒(méi)有結(jié)果，有沒(méi)有解決問(wèn)題的方法，如果沒(méi)有，今天這個(gè)會(huì)就是白開(kāi)了；二是，這個(gè)會(huì)所交代的事情最后由誰(shuí)負(fù)責(zé)，沒(méi)有人負(fù)責(zé)，今天這個(gè)會(huì)也白開(kāi)了。

總之，開(kāi)會(huì)最重要的就是明確會(huì)議的目的：讓大家坐在一起共同協(xié)調(diào)和處理公司的問(wèn)題。如果會(huì)議在程序、發(fā)言、資料、監(jiān)督和方法上最終沒(méi)有形成一個(gè)結(jié)果，這個(gè)會(huì)就失去了溝通的意義。

那么，會(huì)議既然是為了溝通，就應(yīng)該是雙向的：既有傳達(dá),又有反饋；上面的人要講，底下的人也要講。如果底下的人只是在聽(tīng)，就不叫做溝通，而叫做政令宜達(dá)，那何必要開(kāi)會(huì)呢？只要把內(nèi)容在網(wǎng)上或是公告欄上公布就可以了。

02

關(guān)于會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)

在這里，我想講一下我對(duì)于會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)的想法(見(jiàn)下圖)。

這個(gè)會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)是雙U字形的，里層和外層的區(qū)別在于：里層就座的必須參加人員，外層就座的是隨意參加人員。必須參加人員一定要發(fā)言，不能坐在那里只是聽(tīng)；隨意參加人員可以只聽(tīng)不講話，也可以舉手發(fā)問(wèn)。隨意參加人員來(lái)不來(lái)都沒(méi)有關(guān)系，但必須參加人員一定要到。

引言人是會(huì)議中最重要的角色，通常就是經(jīng)理，由他來(lái)跟大家交流。

引言人的后面通常是副總，也就是會(huì)議主席，他負(fù)責(zé)維持秩序、控制發(fā)言。打個(gè)比方，如果每個(gè)議事流程限時(shí)為半小時(shí)，那么四個(gè)流程就是兩小時(shí)，一旦某個(gè)流程的時(shí)間到了，主席就應(yīng)該提示引言人暫停，宣布下一個(gè)議程開(kāi)始。

總經(jīng)理坐在引言人和主席的旁邊，是會(huì)議的觀察員。總經(jīng)理為什么坐在旁邊呢?

第一，他的話不必太多。

第二，他的話不是先講的。

第三，總經(jīng)理最重要的事是聽(tīng)大家的意見(jiàn)，給自己的決策找依據(jù)，所以要不斷地做筆記。在會(huì)議議程中，總經(jīng)理是做總結(jié)的，當(dāng)會(huì)議在指定的時(shí)間完成以后，總經(jīng)理要做總結(jié)發(fā)言。

綜上所述，大多數(shù)公司往往只是把會(huì)議當(dāng)做一種形式，當(dāng)做領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮權(quán)力的地方，當(dāng)做政令發(fā)表的場(chǎng)所，當(dāng)做一個(gè)沒(méi)有秩序、隨便講話的工具；而做的比較成功的公司不會(huì)沒(méi)有目的地開(kāi)會(huì)，開(kāi)會(huì)發(fā)言一定有順序、有節(jié)制，開(kāi)完會(huì)一定會(huì)有人監(jiān)督，開(kāi)會(huì)一定會(huì)有結(jié)果，也一定不是看總經(jīng)理一個(gè)人表演。這中間有很大的區(qū)別：一種是會(huì)溝通,一種是不會(huì)溝通。