在建設工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。
建設工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應用。
01建設工程檔案管理包括哪些內(nèi)容？
建設工程檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。
從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。
建設工程檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設-開工準備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種載體的文件和資料。
具體來說，工程建設檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。
02工程建設資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？
我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。
那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：
（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。
（2）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。
（3）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。
03建設工程檔案都有哪些載體？
工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。
建設工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。
錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。
照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。
04如何管理建設工程檔案？
1）滿足多類型、多格式檔案存儲需求：建設工程檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進行全方位的存儲與保管。
2）能夠?qū)n案進行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既可以長期保護檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時效性。
3）滿足檔案高效搜索需求：建設工程檔案的存儲是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺，可以讓工程檔案的利用更為高效。
會博通建設工程檔案管理系統(tǒng)，深入工程檔案建設各個環(huán)節(jié)，能為工程項目建設提供包括dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種格式在內(nèi)的檔案資料存儲。同時，會博通也提供掃描儀接口，您可批量性地將掃描文件導入系統(tǒng)當中。在搜索平臺方面，會博通自研的高效搜索平臺內(nèi)嵌于系統(tǒng)中，您只需在搜索框輸入關鍵詞，即可快速觸達所需檔案。
在會博通系統(tǒng)中進行全文搜索，在限定類型中勾選全文搜索選項就可以在檔案正文中搜索出包含關鍵詞的內(nèi)容，并精準反饋所有的文件。比如我們在檢索詞中輸入“文件”，點擊搜索，系統(tǒng)便會檢索全部包含“文件”的內(nèi)容并反饋呈現(xiàn)，效果如下圖所示。
會博通建設工程檔案管理系統(tǒng)，能夠全方位滿足工程檔案管理需求，如果您有工程檔案管理方面的疑惑，也隨時聯(lián)系到我們，進行深度細化的方案討論與定制。
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