新人培訓-出貨操作流程-SOP

聲明：本文轉載朋友的文章

以下為帶團隊期間為新人培訓準備的詳細出貨操作流程，分享給大家~~

每一個跟單/業務必須要詳細了解出貨流程及SHIPPING相關的要點，才能妥善處理好每一票訂單的出貨進度，避免產生一些不必要的額外收費！

1-常用出貨方式：（每張單在確認訂單時需同客戶確認好合適的出貨方式及貨代聯系方式；）

A1-走柜貨出貨（FCL)：訂柜-拖柜-裝柜-封柜-還柜-報關-上船，整個柜子都是裝的客人自己的貨；適用于貨量較大時；

A2-走散貨出貨(LCL/CFS)：找貨車-送倉-入貨運倉-核實數量-報關-上船，整個貨柜里有很多家一起拼貨出，適用于貨量較小時；

A3-并柜出貨：工廠安排送貨至并柜工廠拼柜出貨或我司組柜，別家送貨；費用分攤；

備注：1-以上出貨方式為FOB SHENZHEN/XIAMEN/NINGBO報價，即所有上船前的LOCAL CHARGE需我司承擔，上船后的費用由客戶承擔；

2-如報價為出廠價，需按客人要求出貨，但出貨后的所有費用需同客戶收??；

2-詳細出貨流程如下：

A1-走柜貨出貨（FCL，適用于貨量較大時）：

1-做SHIPPING資料：工廠大貨貨好前15天需同工廠拿箱單明細，做裝箱單及交單資料，交單資料需發給客戶確認，統計大貨實際CBM,毛重，凈重，箱規，箱數等；箱規需QC核實，避免出錯；

2-訂倉：聯系貨代，做訂倉單（BOOKING FORM），預排合適船期，需注意以下幾點：

A-BOOKING上NOTIFY PART,CONSIGNEE，目的港必須要和客人核實清楚；

B-SHIPPER 一般為PI上的抬頭，FOB SHENZHEN,運費到付（FREIGHT COLLECTED)；貨好時間需標注清楚實際貨好時間；

C-預排船期必須要注意以下時間節點是否可趕上，非常重要?。。?/span>

SI CUTTING截補料時間 VGM CUTTING截申報VGM 時間 CV CUTTING 截重柜時間

CY CUTTING截放行條時間 ETD開船日 ETA到港日

備注：如1/12截SI/VGM，1/15截CV/CY,那必須安排1/12當日裝柜；如工廠貨不能完成無法裝柜，必須提前同貨代拿延截LATECOME，此船期最遲1/13號裝柜，14號一天報關，此為安全期；

D-選擇柜型:此立分數為安全范圍，如箱規較少，裝柜專業的話，可多裝3-4CBM/柜；但如果箱規較多較大時，盡是選擇大一些空間的柜型，如59CBM，盡量定40HQ；

3-追蹤SO：SO即提柜單，BOOKING發出去后，貨代會發給國外貨代確認，國外貨代再發給最終客戶確認，及時追蹤到SO，才能安排后續出貨；

4-安排出貨通知：收到SO后，按以下步驟操作；

A-仔細核查SO上的各個時間節點，是否可趕上（參考上頁提示）；

B-做裝箱單及出貨通知,同SO一起發給拖車行預約拖車；并確認是否買單出貨（如買單，將SO和裝箱單發給拖車行安排即可，如自行報關，必須要準備詳細的報關資料交報關行報關）

C-發出貨通知明細給工廠及QC，要求準時出貨；

D-跟蹤大貨進度，確保能準時出貨；

5-裝柜：

A-柜子提出后，拖車行需第一時間提供貨柜信息及貨柜圖片，包括柜號，封條號，司機聯系方式，車牌號等，收到信息后轉發給工廠及QC跟蹤柜子；

B-柜子到廠后，QC需先檢查柜子是否破損，漏水等問題，是否是舊柜或破柜，如果是，需立即同跟單反饋，不可裝柜；

如柜子無問題，工廠需第一時間安排裝柜，柜子停留在工廠8小時后會收取壓夜費（具體看拖車行決定，有些超過6小時都開始收費，可協調），一般為RMB500；如因工廠原因導致壓夜，此費用需工廠自行承擔；

另如因壓夜可能會耽誤入倉時間，工廠必須要支付給司機高速費，以便早點還柜；

C-裝柜時，按款式顏色順序裝柜，盡可能裝緊一些，節省空間；如客戶有特殊裝柜要求，如蛇形裝柜，按款式流水號順序裝柜時，必須按此操作，以免客人罰款；

D-裝柜時，QC需拍空柜照片，裝貨一半的照片，裝滿貨物的照片，封柜照片給跟單，發給客戶看裝柜情況及柜子狀態；

B-裝好后，QC需上封條鎖柜，確認無短裝（短裝就是指貨物沒有按要求完全出完，出貨數量不夠），才可允許貨柜車離廠；

如有短裝情況必須第一時間同跟單溝通，并告知詳細短裝明細；

C-柜子離廠后，跟單需第一時間告知拖車行出貨情況，如有短裝，必須馬上更新裝箱單給拖車行，以便安排報關；

注意：出貨時，所有相關人員如QC，業務，跟單必須要保持手機暢通，關注最新出貨進度，即使半夜出貨也需同QC，工廠及拖車行保持溝通，確認柜子是否順利離廠，一旦出現緊急意外情況，必須第一時間處理決定，以免造成一些不必要的額外費用?。?！

6-SI：SI即補料，補料需按實際出貨貨物數據補料，柜號，封條號，HS CODE，件數，CBM，毛重，SHIPPER,NOTIFY PART,CONSIGNEE等資料必須填寫準確，不可出錯！

7-確認BL：提交補料后，貨代后發DRAFT BL過來確認，需仔細核對清楚，絕不可出錯，然后發給客人DOUBLE CFM,OK后便確認給貨代；

請注意：必須要在截止時間之前確認，截止時間之后再修改的話，貨代會要求收取改單費，一般為RMB500/SET，視船公司而決定；

8-申報VGM：柜子過磅后，需在截VGM時間之間提交申報資料，VGM盡量讓拖車行幫忙申報，可免申報費用，如沒有權限申報的話，再安排貨代申報,需收費RMB50-100/SET）;

VGM有兩種測算方法：

方法1：貨物毛重 柜重=總VGM

方法2：柜子（含貨物）過磅重量=總VGM

備注：方法2更為準確，如時間允許，盡量按方法2操作；

總VGM重量與實際相差正負5%屬正常現象無影響，但如果超出此比率，需視情況安排重新提交VGM;

9-做FORM E/CO：部份客戶會要求做FORM E 或CO產地證，裝柜后可先通知拖車行做DFRAFT FE/CO給客戶確認，開船后裝正本BL發給拖車行出正本產地證；

10-開船BL提單/DN對賬單：跟蹤柜子是否放行，放行后按照預計ETD時間追蹤開船情況；確認開船后，追蹤貨代發ORIGINAL BL COPY及DN過來核對：

A-收到BL，檢查無誤后可發給客戶請款；部份客戶收到DRAFT BL，都可同客戶開始請款，視情況而定；

B-收到DN，核對收費情況是否合理，如不合理需同貨代協商處理（參考附檔1I-出貨費用標準參考）

11-寄單：確認收到貨款后，且貨代DN費用確認合理后，同財務申請付款，拿正本提單，收到提單后，打印交單資料一式三份，簽名蓋章，用客戶賬號寄出并通知客戶跟蹤，確保收到；

交單資料一般包含（同客人要求所決定）：

PACKING LIST/WEIGHT NOTE裝箱單 COMMERCIAL INVOICE商業發票

ORIGINAL BL正本提單 FORM E/CO產地證（如客戶需要）

備注：部分客人要求電放，電放費RMB200-300，盡量建議客人寄正本提單，運費到付；

12-結算拖車柜DN：出貨后收到拖車行DN，仔細核對費用確認是否合理，公司配合的拖車行屬于月結或季結，到期后確認無誤可安排支付；

A2-走散貨出貨：（CFS/LCL，適用于貨量較小時）：

1-做SHIPPING資料：工廠大貨貨好前15天需同工廠拿箱單明細，做裝箱單及交單資料，交單資料需發給客戶確認，統計大貨實際CBM,毛重，凈重，箱規，箱數等；箱規需QC核實，避免出錯；

2-訂倉：聯系貨代，做訂倉單（BOOKING FORM），預排合適船期，需注意以下幾點：A-BOOKING上NOTIFY PART,CONSIGNEE，目的港必須要和客人核實清楚；

B-SHIPPER 一般為PI上的抬頭，FOB SHENZHEN,運費到付（FREIGHT COLLECTED)；貨好時間需標注清楚實際貨好時間；

C-預排船期必須要注意以下時間節點是否可趕上，非常重要?。?！

CUTTING截倉時間/倉庫截止收貨時間 SI CUTTING截補料時間

ETD開船日 ETA到港日

備注：散貨一般開船提前一周截倉，如本周一截倉，下周二開船，具體按船公司船期，因散貨由很多家一起拼柜，貨物送進倉后，倉庫需安排拼柜裝柜事宜，故開船時間會晚一周；

3-追蹤入倉單SO：SO即入倉單，BOOKING發出去后，貨代會發給國外貨代確認，國外貨代再發給最終客戶確認，及時追蹤到SO，才能安排后續出貨；

4-安排出貨：收到SO后，按以下步驟操作；

A-仔細核查SO上的各個時間節點，是否可趕上（參考上頁）；

B-做裝箱單并發給拖車行做買單，并確定拖車行送倉前成功提交電子申報；如需自行報關，必須提前準備好全套報關資料，送倉前需電子提交成功給倉庫；

C-做出貨通知，發給工廠及QC，要求安排合適價位司機，準時送貨；

D-跟蹤大貨進度，確保能準時出貨；

5-裝車：裝車前，QC需檢查貨車車廂是否臟污，潮濕等，如有，需換車；

如車廂完好，按款式順序裝柜，并拍最終裝柜照片，車牌號給跟單跟蹤；

6-確認入倉：跟蹤貨車是否送進倉，入倉后司機需提供入倉單據給跟單；

收到入倉單據及司機送貨費單據，需同財務請款一起支付；

7-入倉核實單：確認貨物入倉后，需同貨代拿入倉核實單，核對數據是否和SHIPPING資料一致，如相差較小，按入倉核實單修改SHIPPING資料，如相差較大，需同貸代申請，要求倉庫重新核實；

8-做SI：SI即補料，補料需按實際出貨貨物數據補料，HS CODE，件數，CBM，毛重，SHIPPER,NOTIFY PART,CONSIGNEE等資料必須填寫準確，不可出錯！

9-確認BL：提交補料后，貨代后發DRAFT BL過來確認，需仔細核對清楚，絕不可出錯，然后發給客人DOUBLE CFM,OK后便確認給貨代；

請注意：必須要在截止時間之前確認，截止時間之后再修改的話，貨代會要求收取改單費，RMB500/SET；

10-做FORM E/CO：部份客戶會要求做FORM E 或CO產地證，裝柜后可先通知拖車行做DFRAFT FE/CO給客戶確認，開船后裝正本BL發給拖車行出正本產地證；

11-開船BL/DN：按預計ETD時間追蹤開船情況；確認開船后，追蹤貨代發ORIGINAL BL COPY及DN過來核對:

A-收到BL，檢查無誤后可發給客戶請款；部份客戶收到DRAFT BL，都可同客戶開始請款，視情況而定；

B-收到DN，核對收費情況是否合理，如不合理需同貨代協商處理（參考附檔1I-出貨費用標準參考）

12-寄單：確認收到貨款后，且貨代DN費用確認合理后，同財務申請付款，拿正本提單，收到提單后，打印交單資料一式三份，簽名蓋章，用客戶賬號寄出并通知客戶跟蹤，確保收到；

交單資料一般包含（同客人要求所決定）：

PACKING LIST/WEIGHT NOTE裝箱單 COMMERCIAL INVOICE商業發票

ORIGINAL BL正本提單 FORM E/CO產地證（如客戶需要）

備注：部分客人要求電放，電放費RMB200-300，盡量建議客人寄正本提單，運費到付；

13-結算拖車柜DN對賬單(買單費）：出貨后收到拖車行DN，仔細核對費用確認是否合理，公司配合的拖車行屬于月結或季結，到期后確認無誤可安排支付；

A3-并柜出貨：

第1種：我司送貨至別家并柜出貨（要求工廠按主柜者要求準時送貨至并柜地點裝柜即可，自帶RMB10元/方裝卸費，跟蹤柜子情況，結算拼柜費用）

第2種：別家送我司并柜出貨，需注意以下幾點：

1-通知準確并柜時間，要求并柜者準時送貨且需帶裝卸費；

2-做好出貨明細，要求QC跟蹤所有貨物必須裝完才可封柜；

3-確認好并柜者是買單還是自行準備單證；是否單獨出提單；

4-出貨好，做好拼柜費用明細，同并柜者收??；

以上為出貨基本操作步驟，具體需以實際操作為準?。「鳂I務/跟單請務必要控制好各個時間節點及費用，避免有任何不必要的費用產生?。?！