作者：郭朝剛
會(huì)議，作為一項(xiàng)經(jīng)常性工作項(xiàng)目，這是每一位管理者都必然面對(duì)的重要問題。會(huì)議作為傳情達(dá)意、信息溝通的媒介，開會(huì)目的主要是為了解決問題、傳達(dá)文件，形成會(huì)議決議，為下一階段工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。
根據(jù)相關(guān)咨詢機(jī)構(gòu)的不完全統(tǒng)計(jì)，各類企業(yè)的各級(jí)管理者，平均有80%的時(shí)間都消耗在會(huì)議方面。也難怪有些人戲稱：領(lǐng)導(dǎo)不是在開會(huì)，就在準(zhǔn)備開會(huì)呢。
作為一名管理者，不論是高管、中層、還是基層主管，你是否可以高效主持一場(chǎng)會(huì)議呢？今天，郭老師就與大家一起探討會(huì)議管理的若干問題，以及如何建立高效的會(huì)議管理體系。
各級(jí)管理者，特別是高管們，管理一個(gè)組織，或是分管若干部門，應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)秀的會(huì)議管理能力，明確會(huì)議目的、需要解決的問題、流程、人員與時(shí)間安排等，從制度安排，到預(yù)算計(jì)劃，方方面面落實(shí)到位。
各級(jí)各類會(huì)議中常見的問題清單。
會(huì)議召開前期、中期、以及后期，如果沒有策劃準(zhǔn)備充分，必然就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題，大多數(shù)問題分類整合為如下情形：
1、會(huì)議主題不突出，目的不明確。
總而言之，就是會(huì)議跑題了，偏離了開會(huì)的初衷。作為管理者，必須明白在組織一場(chǎng)會(huì)議之前，必須明確會(huì)議究竟是為了解決什么問題而召開。常見的會(huì)議主題：傳達(dá)上級(jí)指示/文件精神、項(xiàng)目研討、報(bào)告講座、日常例會(huì)等。在召開會(huì)議之前，必須做好調(diào)研與詳細(xì)的策劃工作。
2、沒有明確的會(huì)議研討議程，或者流程不清晰。
組織者在召開會(huì)議之前，準(zhǔn)備好書面的會(huì)議日程安排，明確每一階段的內(nèi)容，落實(shí)責(zé)任人與時(shí)間安排等。在執(zhí)行會(huì)議議程時(shí)，按部就班地實(shí)施，不要跑離主題，不能不按流程執(zhí)行。
3、參會(huì)人員分類不清，或是參會(huì)者的角色功能缺失。
會(huì)議所涉及的人員，包括主持人、報(bào)告人、參會(huì)人、列席人員等。必須根據(jù)會(huì)議主題，做好全面設(shè)計(jì)與安排。并且通知到位，確定參會(huì)人員名單，明確相關(guān)人員的角色安排。
4、會(huì)議的建議與意見得不到充分研討與彼此尊重。
會(huì)議負(fù)責(zé)人，必須提前安排好記錄人員，充分聽到各方的建議與意見，不能偏聽偏信，否則，會(huì)議就會(huì)流于形式，背離主題而達(dá)不到預(yù)期效果。合理安排，做好記錄，議而能決，議而有果。
5、會(huì)議沒有記錄以及沒有跟蹤措施。
會(huì)議一定安排記錄人員，落實(shí)責(zé)任人、執(zhí)行措施，以及完成時(shí)限等，指定人員記錄會(huì)議內(nèi)容，會(huì)后整合好記錄并分發(fā)參會(huì)人員，以便于下次會(huì)議時(shí)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。
組織必須建立明確的會(huì)議管理制度。
一個(gè)組織，會(huì)議是經(jīng)常性的工作。管理者履行職責(zé)，會(huì)議也是一項(xiàng)關(guān)鍵體現(xiàn)績效的措施。管理者，必須明確會(huì)議的主題目的，不能為了開會(huì)而開會(huì)。
建立明確的會(huì)議管理制度，這是管理者需要提前做好的基本工作職責(zé)。示例如下所示。
會(huì)議管理制度，主要包括：目的、原則，會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)、會(huì)議紀(jì)律、會(huì)中要求、保密事項(xiàng)、會(huì)后落實(shí)、其他事項(xiàng)等。
一套完整的會(huì)議管理制度，除了具有如下的會(huì)議管理的文字方面的制度之外，還應(yīng)當(dāng)具有會(huì)議的流程，以及會(huì)議所需的通知、簽到、記錄等各類表單。大中型的企業(yè)，還建立了各自的會(huì)議智能信息管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)來預(yù)約會(huì)議室，分發(fā)會(huì)議通知，通過網(wǎng)絡(luò)軟件、APP等來組織線上會(huì)議等。
如何打造高效的會(huì)議管理體系？
管理者基于調(diào)查研究，建立規(guī)范高效的會(huì)議管理體系，其基本管理模型就是5W1H。
一個(gè)完整全面的會(huì)議管理體系，必然包含如下關(guān)鍵要素：
1、Why 會(huì)議目的意義。
必須明確到底是為什么要開這個(gè)會(huì)？是否可以不開？開會(huì)需要解決哪些問題？開會(huì)必須是師出有名，解決實(shí)際問題。不開無意義的會(huì)議，更不能為了開會(huì)而開會(huì)。
2、What會(huì)議議程、事項(xiàng)、材料等。
會(huì)議的內(nèi)容，包括但不僅限于所組織會(huì)議的議程、涉及到哪些具體事項(xiàng)，需要提前準(zhǔn)備哪些材料，在會(huì)前需要責(zé)任到人，檢查跟蹤落實(shí)情況。如此，在開會(huì)時(shí)方可有效實(shí)施。
3、Where會(huì)議地點(diǎn)。
會(huì)前必須制定具體的開會(huì)地點(diǎn)，以及相應(yīng)的交通參考路線，或者組織者所提供的交通工具。在會(huì)議通知中明確告知所有參會(huì)人員。
4、When會(huì)議時(shí)間。
會(huì)議所涉及到的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間，必須提前有一個(gè)規(guī)劃，并且明確在會(huì)議通知中明確，如有異常需要及時(shí)調(diào)整，并告知參會(huì)者。
5、Who會(huì)議人員。
參會(huì)者，包括：負(fù)責(zé)人、主持人、報(bào)告人、參會(huì)人員、列席人員。落實(shí)責(zé)任人全部通知到位，并且收到參會(huì)人員的反饋。
6、How 如何落實(shí)會(huì)議決議。
會(huì)議的內(nèi)容，經(jīng)過研討所形成的各項(xiàng)議程、會(huì)議的決議，會(huì)議所取得的成果。通過會(huì)議管理系統(tǒng)，從計(jì)劃到實(shí)施，從實(shí)施到記錄，從記錄到跟蹤落實(shí)，每一個(gè)細(xì)節(jié)必須明確細(xì)則，做到人人都管事，事事有人管，人事相宜。
小結(jié)。
高效的會(huì)議，從策劃到實(shí)施，從研討到?jīng)Q議，從記錄到成果，必須基于制度全面系統(tǒng)，建立會(huì)議管理系統(tǒng)，根據(jù)會(huì)議流程來有序執(zhí)行，責(zé)任到人，做好高效的時(shí)間管理，落實(shí)到位，追求成果。
會(huì)議管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的管理性工作，必須遵循以終為始的理念，掌握會(huì)議管理的技巧并非一日之功，各級(jí)管理者必須通過書本學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，從會(huì)議中學(xué)習(xí)，學(xué)無止境，學(xué)有所成，思考得失，悟有所得，終能成事。
本文作者：郭朝剛，奇哲創(chuàng)始人，中管院客座教授，高級(jí)人力資源管理師。
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