基于合同管理的基本原則，我們?cè)谄髽I(yè)合同管理中結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，需要對(duì)合同的全過(guò)程進(jìn)行管理。
合同的過(guò)程管理是為了防范和減少簽署、審批、履行合同行為過(guò)程中可能發(fā)生的合同風(fēng)險(xiǎn)，防止 由此導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
一般而言，合同管理部門(mén)是指負(fù)責(zé)合同管理綜合事務(wù)的主管部門(mén)。合同履行中，合同承辦部門(mén)或 承辦部門(mén)所屬管理部門(mén)應(yīng)履行合同管理職責(zé)。合同承辦部門(mén)是指根據(jù)工作職責(zé)和業(yè)務(wù)性質(zhì)，負(fù)責(zé)合同 立項(xiàng)、談判和起草的部門(mén)。合同審查部門(mén)是指負(fù)責(zé)合同審查的部門(mén)。通常，公司財(cái)務(wù)人員、技術(shù)管理 人員、法務(wù)人員、審計(jì)人員負(fù)責(zé)合同的專(zhuān)項(xiàng)審查，有權(quán)依據(jù)各自的職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核監(jiān)督，相關(guān)部 門(mén)應(yīng)當(dāng)給予支持和配合。
合同管理的基本內(nèi)容有：
(1)制定相關(guān)的合同管理有關(guān)配套制度或流程，并對(duì)合同管理工作進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督。
(2)對(duì)各類(lèi)合同進(jìn)行審核、簽章，監(jiān)督合同的履行和結(jié)算工作。
(3)管理和正確使用公司用章。
(4)負(fù)責(zé)合同文本的保管及合同臺(tái)賬的建立、維護(hù)，負(fù)責(zé)合同發(fā)放、借閱工作。
(5)對(duì)合同簽約、履行和存在問(wèn)題進(jìn)行報(bào)表分析，上報(bào)管理層。
(6)協(xié)助處理合同爭(zhēng)議或糾紛。
一、合同的審查批準(zhǔn)
根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H情況，合同應(yīng)當(dāng)呈報(bào)企業(yè)主管部門(mén)批準(zhǔn)，需由公證處公證的合同，則須經(jīng)過(guò) 批準(zhǔn)和公證等程序。對(duì)新客戶(hù)合同承辦部門(mén)應(yīng)做好資信調(diào)查，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
一般情況下，出于效率的考慮，在企業(yè)內(nèi)部會(huì)進(jìn)行合同簽署的授權(quán)管理。面對(duì)不同的標(biāo)的和金額， 設(shè)定不同的授權(quán)的類(lèi)型，由不同級(jí)別的管理人員進(jìn)行合同簽署。
每一個(gè)企業(yè)都有自己的公司結(jié)構(gòu)和文化，關(guān)于合同和項(xiàng)目管理的能力，以及合同簽署的決定權(quán)各 有不同。最重要的是決定誰(shuí)對(duì)此有責(zé)任，并且整個(gè)組織對(duì)此責(zé)任都非常清楚。許多組織和他們的法律 部門(mén)在合同生成和批準(zhǔn)上緊密地配合。
法律部門(mén)要建立合同格式和需要遵守的流程。當(dāng)出現(xiàn)重大的法律問(wèn)題，法務(wù)部門(mén)和法律顧問(wèn)應(yīng)給 予專(zhuān)業(yè)支持.
二 、合同的執(zhí)行
合同的執(zhí)行應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)倪^(guò)程控制，以防止發(fā)生違約事件。比如進(jìn)行合同的進(jìn)度管控、設(shè)定里 程碑、設(shè)定監(jiān)督部門(mén)和責(zé)任人。
在合同執(zhí)行中，采取必要的管理行動(dòng)來(lái)控制合同過(guò)程。涉及工作完成、工作檢驗(yàn)和接受，發(fā)票和 付款都應(yīng)遵照正常流程操作。
也可以采用年度工作計(jì)劃的方式來(lái)進(jìn)行企業(yè)合同的整體把握，年度工作計(jì)劃提供了在預(yù)算年度需 要完成的任務(wù)和完成的時(shí)間，年度工作計(jì)劃提供了預(yù)算指導(dǎo)和項(xiàng)目時(shí)間要求的平衡。在回顧年度工作 計(jì)劃時(shí)，會(huì)批準(zhǔn)供應(yīng)商的資源計(jì)劃和任務(wù)時(shí)間進(jìn)度。
年度工作計(jì)劃的詳細(xì)要素通常包括目標(biāo)和假設(shè)、工作授權(quán)審核結(jié)果、時(shí)間安排、人員安排和預(yù)算
年度的成本估計(jì)。年度工作計(jì)劃應(yīng)該在每個(gè)財(cái)務(wù)年度的中期更新。
工作授權(quán)通常包括工作任務(wù)的分項(xiàng)說(shuō)明，工作授權(quán)期限的信息，工作的基本成本估計(jì)，工作授權(quán) 之后發(fā)放的所參照的已有的年度工作計(jì)劃和工作進(jìn)度通知等內(nèi)容。
檢查合同是采購(gòu)方的基本責(zé)任，實(shí)際的日常監(jiān)控和管理可以指派給其他組織部門(mén)或第三方。特別 復(fù)雜的合同、非常專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)或高度技術(shù)型的合同可能要求使用產(chǎn)品或服務(wù)的內(nèi)部客戶(hù)或第三方組織 的幫助來(lái)確保供應(yīng)商達(dá)成要求。
供應(yīng)管理人員應(yīng)保證合同的順利執(zhí)行，并審查以下內(nèi)容：
(1)合同能按時(shí)履行嗎?
(2)成本是否在估計(jì)范圍內(nèi)?
(3)最終產(chǎn)品的質(zhì)量是否和規(guī)范一致?
(4)供應(yīng)商自己的過(guò)程監(jiān)控系統(tǒng)充分嗎?
(5)合同的所有條款(包括那些和工作本身不相關(guān)的)都被執(zhí)行了嗎?
(6)是否按照合同規(guī)定的價(jià)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收到所有的產(chǎn)品和服務(wù)?
(7)條款的變更是否記錄和友好解決?
采購(gòu)方的支付責(zé)任，從合同授予開(kāi)始到最后完成，供應(yīng)商的主要關(guān)注點(diǎn)是在工作完成后能否盡可 能地按時(shí)得到付款。采購(gòu)組織可能使用不同種類(lèi)的合同，這樣在供應(yīng)商和供應(yīng)管理人之間建立了不同 的財(cái)務(wù)關(guān)系。
三、 合同變更
合同在執(zhí)行過(guò)程中由于受到主客觀的條件影響，導(dǎo)致合同履行面臨困難，雙方對(duì)合同條款作出變 更的行為，就是合同變更。
合同變更需要雙方一致性同意，并對(duì)變更的部分進(jìn)行簽章確認(rèn)，方具有法律效力。比如對(duì)采購(gòu)量 作出調(diào)整，對(duì)交付時(shí)間作出調(diào)整，對(duì)交付地作出調(diào)整等，都是合同的變更。如果一方提出意見(jiàn)，但對(duì) 方?jīng)]有同意，只進(jìn)行單方的合同條款調(diào)整，這不是變更，這是合同違約。
四、 合同中止
合同中止大多發(fā)生在合同的執(zhí)行受到不可抗力、政策等非人為因素的影響導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行， 不得不中止，而等待條件的變化。也有一些情況是合同具體描述了中止的條件，致使合同停止履行， 比如雙方對(duì)公允價(jià)格的異動(dòng)有約定，超過(guò)25%則合同中止履行。
在合同中止實(shí)踐中， 一般情況下雙方不對(duì)合同中止承擔(dān)法律責(zé)任。
合同中止不可以由單方擅自作出，這是單方的意志表達(dá)，屬于違約，不是合同中止的意思。
五、 合同結(jié)束
合同結(jié)束是指雙方在完成他們各自的義務(wù)時(shí)對(duì)合同所采取的行動(dòng)。這些行動(dòng)可能包括對(duì)所有工作 是否正確地完成、接受、正常開(kāi)發(fā)票和全部付款的核實(shí)。供應(yīng)商交付所有的保證文件和約束協(xié)議適當(dāng) 地終止。對(duì)于復(fù)雜的合同，建議準(zhǔn)備一份有相關(guān)方簽字或行動(dòng)已經(jīng)完成的合同關(guān)閉的檢查清單。
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