通用電氣集團CEO Jack Welch曾提出“管理就是把復雜的問題簡單化，對混亂的事情進行規劃。”而組織在實際經營發展過程中，想要將多個同時進展中的項目進行規范化管理，卻常常遭遇困境。
身為組織管理者的你，是否遭遇過如下挑戰：
- 不能即時了解項目的進展狀況，等看到方案再反饋問題常常措手不及。
- 多個項目同時進行時，各部門信息不對稱，導致一整天的時間都用在開會和溝通上。
- 用Excel和Email管理項目，重要文檔分散在各處，很難查找和核對。
從項目開始，到項目結束的全過程，常常需要面對項目溝通、項目數據更新、跨部門協同和數據保密等各項問題，任何一個環節出現失誤都會從根本上影響組織的發展，因此科學而系統化地對項目進行管理顯得尤為必要。
何為項目管理
所謂項目管理，就是項目管理者在有限的資源約束下，運用系統化的觀點和方法論，對項目涉及的全部工作進行有效管理。即從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，以實現項目的目標。
如果對項目管理的定義劃個重點，那就是：項目管理者、有限的資源約束、全過程把控。也就是說，科學有效的項目管理要讓管理過程化繁為簡，并盡可能做到降本增效。
何種角色需要進行項目管理
用一句話來總結就是“多項目管理且需要跨部門協同的企業。”
多項目管理意味著一個項目從開始到結束常需要經歷多個環節，組織內人員是有限的，在未進行科學管理規劃時，多個項目常需要進行重復的溝通和討論，工序繁復、效率低下，信息在反復傳達的過程中容易出現交錯和重疊。
跨部門協同是當銷售、項目負責人、財務和其他支持部門都參與到項目執行中時，對項目即時跟蹤能夠有效避免項目卡在其中某一個環節，而靈活的層級管理也可以有效解決部門人員對責任相互推諉的問題，以簡潔有效的流程充分調動各部門人員的積極性。
而多方協同過程中，保證數據信息跨部門流動時不被泄露也是所有項目管理都需要面對的重要挑戰。
如何進行科學有效的項目管理
群碩軟件充分拆解以上痛點，研發了PMS項目管理系統。PMS項目管理系統是一款可應用于各類型組織，支持部門間無縫協作，明確各環節責任歸屬，確保組織數據資料安全性的輕量級工具。
PMS項目管理系統旨在為項目相關角色建立一個及時收集和共享客戶和項目狀態的平臺。用戶可以通過友善的操作界面進行項目跟蹤，實時添加或更新項目狀態，了解項目概括，讓細節躍然于紙上。
相比于其他傳統的項目管理平臺，PMS項目管理系統將實現以下飛躍：
■項目管理
相關負責人可以在PMS項目管理系統中創建項目，以展開后續的客戶和項目管理流程，主要包含創建和編輯客戶、查看和導出客戶列表，創建和編輯項目、添加和編輯任務、跟蹤項目狀態、查看和導出項目列表等。
在項目審批環節，PMS的“附件庫”支持附件上傳和審批。同時，PMS通過“留言板”功能為工作任務設置強提醒，項目參與者線上留言后，能夠精準@相關責任人及時跟進，通過針對性地對問題進行回復和處理，讓審批流程進展井然有序，話題更聚焦，達到提升工作效率的效果。
■團隊協同
簡而言之，每一個項目都需要多方人員共同參與完成。除了本職工作，項目進展中會出現很多突發情況，細節之處往往更彰顯一個團隊的協同能力，甚至能夠決定一個項目的成敗。PMS支持所有項目參與者信息共享，可隨時在同一平臺上查詢、更新項目信息，以確保信息即時同步，部門間實時在線協同，避免信息不對稱的問題出現。
而對于項目參與者如何隨時隨地保持項目狀態更新？群碩PMS也給出了很好的答案：它支持PC和移動端同步操作，移動端鏈接至企業微信，適配性強、節省開發成本，讓參與者真正實現項目管理空間和時間的無縫鏈接。
■文檔管理
文檔散亂的現象往往在中小型企業中更為常見，特別當接手的項目逐漸增多時，項目相關重要文檔缺乏專人統一管理，對接時發生丟失或文件版本不統一的情況。
PMS可以很好地代替人工角色將項目終版文件進行集中化管理，系統易于檢索和存檔。在附件庫和工作任務強提醒的支持下，當文檔版本發生更新時，系統將對所有參與終端發送消息提醒，以保證各個參與者使用的文檔版本統一且最新。
■ 數據安全
很多組織使用第三方提供的項目管理工具時，一方面得益于組織內部資源信息共享，但又經常產生數據安全方面的擔憂。PMS基于標準化流程幫助組織對項目進行管理，通過定制化部署、數據流程全加密以及數據操作可審計等多種方式，保證企業數據萬無一失。
■內容溯源
PMS項目管理系統是以項目需求為核心的管理工具，根據項目管理創建角色，不以角色狀態為轉移。當組織內有員工離職時，項目狀態不會發生任何改變，詳細內容隨時可溯源，歸屬一目了然。信息一經提交，無法抹除，保證責任能夠即時追溯到個人。PMS以全局化的視野，確保項目正常進展。
■ 業務適配
PMS項目管理系統為組織提供通用的流程和功能組件，同時支持私有化部署和定制開發，以保證靈活適配企業的審批流程。目前，群碩PMS已在某軟件企業進行了深入實踐，并針對環保、建筑、家裝和零售等行業痛點定制了全面而系統的項目管理解決方案。
群碩軟件PMS項目管理系統開發負責人Tristan 表示，“PMS項目管理系統應用測試結果表明，當企業應用PMS進行項目管理則實現了更可預測的項目結果，這一收益的價值遠遠大于實施PMS項目管理的成本，而應用PMS項目管理系統將充分改善效率、客戶、團隊、未來業務和商機上的績效。”
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