隨著協同時代的到來，需要用到協同的場景也逐漸增多。本文從協同實戰經驗出發，總結出兩類典型協同辦公產品的系列特性，結合實際案例展現這些特性的設計思考，希望對你有所啟發。
在「協同」辦公場景越來越豐富，功能越來越強大的今天，只要有網絡，人們就能夠實現多?、跨地域、多終端實時溝通協作。這其中，協同辦公產品起到了關鍵性的作用。
除了易學性、效率、實用性、容錯性等通用的設計原則之外，協同辦公產品在設計上還有什么特別要關注的嗎？
我們從多個協同辦公產品的實戰經驗出發，發現并總結出兩類典型協同辦公產品的系列特性，并通過實際案例闡述了針對這些特性的設計思考。他們分別是: 以在線協同文檔（美事文檔）為代表的實時協同工具，和以項目協同（58云效）和任務協同EHR為代表的流程類協同工具。
由于他們既存在協同辦公產品特有的共性，又在各自的場景中體現出明顯的差異性，為了能講述得更加詳盡，我們的文章會分成上中下三篇。今天要分享的是第二篇——實時協同產品的特性。
一、實時協同產品的特性
實時協同，也就是在線協同，是指多人在同一工作界面達成同一目標或完成某一事件。常見的協同工具有協同文檔、協同繪圖軟件等。作為協同工具，有復雜而繁多的功能，具有一定的學習成本，因此需要設計清晰簡潔的協同編輯界面，幫助用戶更好地理解和使用協同編輯功能。
實時協同工具的操作界面布局通常分為頂部或左右的導航或工具欄（圖中1、2、4），根據協同工具的能力承載用戶經常使用的功能操作；中間區域則是編輯工作界面（圖中3），為用戶提供協同編輯交互的主要區域。
本文通過設計經驗針對實時協同工具的研究，為大家總結了以下四大設計特性，以此保證在設計過程中充分考慮到用戶使用體驗，提高協同編輯效率和質量，供大家參考。
01 成員狀態可見性
與其他協作工具不同的是，實時協作需要用戶在同一工作界面完成工作。當工作界面承載多人協作時，需要保證所有人操作時間、所在位置、操作狀態、用戶進出工作界面狀態的可視性，以此來追蹤和跟進所有用戶的進度和內容，保證工作順利推進，我們可以通過設計手段來保證狀態的可見性。
（1）參與協作的用戶
我們可以設計一些視覺元素來關聯用戶，讓用戶了解工作界面中操作進行中的用戶都分別對應哪些視覺元素，能簡潔清晰幫助用戶了解其他用戶的狀態。例如：在導航上通過頭像、色塊等關聯關系動態展示當前工作界面內的用戶，讓協作用戶掌握當前工作界面內“人”的基本情況，并承載所有協作用戶的管理、操作時間、位置記錄。
（2）協作內容定位設計
對于協作人共同產出的內容，需要用戶快速分辨出哪些部分是誰產出的，需要對協作人的操作位置、操作內容進行定位和查找，才能達成高效協作的目標?？梢允褂妙伾珮擞浕騽討B圖標等方式，突出顯示正在編輯的區域。同樣，內容和位置的定位也可以通過設計進行可視化來幫助用戶在工作界面內將“內容”與“人”進行關聯，突出顯示正在編輯、已完成編輯的區域。
02 互不干擾性
多人協作時，存在操作互相干擾的可能性。對比操作后內容的丟失，我們需要提前防止操作的干擾給用戶帶來損失，盡可能保證用戶在工作界面操作的專注性和操作沖突的容錯性。多個用戶同時編輯同一個內容時，可能會出現操作的沖突，我們需要明確地給用戶提示正在沖突操作，通過合理的布局提示、引導信息信息展示，甚至可以為用戶提供沖突后的解決方案或者容錯提示，幫助用戶快速了解沖突的情況，做出正確的操作選擇。
（1）編輯提示
在編輯界面中，我們可以增加編輯狀態的前置提示，例如，當在表格中明確提示哪個用戶正在操作的單元格，設計清晰的狀態提醒，讓其他用戶避免操作沖突。
（2）沖突提醒
如果無法避免雙方操作的沖突，要為用戶提供損失最小的解決方案，并且告知用戶后續如何操作，避免用戶因干擾帶來的損失。例如，操作后的彈窗提醒等。
03 溝通及時性
協作狀態下會產生多種形態的溝通方式，需要根據不同的協作場景選擇，能利用文本、圖片或是音視頻等能力打造高效的協作生態，以此來減少用戶頻繁跳出工作界面溝通，保證合作中信息交換和消息觸達。
（1）工作界面內的即時溝通
當協作用戶共創時，音視頻功能和協同定位進行設計，可以幫助用戶在界面內快速完成多人的溝通，減少內容輸出后的反復溝通。
（2）工作界面內的留言
當協作用戶分別創作時，可以通過留言、批注、提醒等方式完成信息交換，便于協作用戶更快地推進工作。
04 操作預判性
協同工具包含很多復雜功能，協作人要在繁多的功能找到需要的不是一件容易的事情。因此在設計中，需要預判協作人在工作界面中使用到的工具和場景，為協作人提供合適工具，縮減查找路徑，以此提升協作的效率。
（1）“懂你的”工具欄
協同工具的功能繁且多，不同內容的操作工具也不同，在設計中可以根據用戶當前的任務，聚焦場景，預判用戶目的，為用戶提供便捷工具。例如：在文本中插入表格時，工具欄調整為表格操作工具。
（2）手邊的工具條
除了用戶熟悉且固定位置的工具，還有需要很多輕量便捷的手邊工具。手邊工具不需要用戶移動很遠的位置進行工具的查找，即能為用戶提供輕量便捷的操作。例如：在編輯狀態下的選中文本，預判用戶可能會進行文字、格式等編輯的操作。
二、小結
實時協同工具在使用過程中因為目標不同，會有產生出很多場景如：編輯、管理、演示等。針對不同的目標場景我們設計的側重點也不相同，需要設計師們根據目標導向來使用設計原則。
綜上所述，在「實時協同」這一主題的設計上具有很多獨有的特性，包括：
我們分享了協同產品的共性、實時協同產品的特性，在后面的章節中，會還分享流程類協同產品所具備的個性以及在設計過程中的一些心得，敬請期待。
作者：58UXD
來源公眾號：58UXD（ID：i58UXD），58UXD，全稱58同城用戶體驗設計中心。
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