內部審核控制程序
1.目的
確保本公司質量管理體系的有效性和符合性,并及時采取糾正預防措施,以實現體系的持續改進。 2. 適用范圍適用于本公司質量管理體系覆蓋的所有過程、部門和場所的審核。
3 .定義
無
4 職責
4.1 管理者代表及品質部負責內部質量審核(以下簡稱內審)的組織、管理、領導工作。
4.2 內審小組負責內審的準備、實施、報告、驗證等工作。
4.3 公司各部門積極配合,接受內審;并對內審中出現的不合格項采取糾正與預防措施。
5 作業內容
5.1 內審的策劃
5.1.1 每年年初,管理者代表應根據標準和實際需要編制一份該年度審核計劃,呈報總經理批準后組織實施,內審應覆蓋質量管理體系所有過程、部門和場所,每年至少二次。
5.1.2 如下特殊情況時可提出內審要求:
a) 當合同要求或客戶需要評價質量管理體系時;
b) 當機構和職能有所重大變更時;
c) 發現嚴重不合格而需要審查時;
d) 第三方審核認證或監督審核前;
e) 總經理提出要求時。
5.1.3 管理者代表依據以上情況適時提出內審建議,總經理批準后實施。
5.2 成立內審小組
5.2.1 根據內審活動目的、范圍、部門、過程及日程安排,管理者代表提出內審小組名單,總經理批準后組成內審小組。
5.2.2 內審人員資格條件:
a) 內審人員應是所在部門負責人或主要骨干;
b) 內審人員須通過質量管理體系內審課程培訓并考試合格;內審人員須經總經理確認授權。
5.2.3 內審人員職責
5.2.3.1 內審組長職責
a) 協商并制定審核活動計劃,準備工作文件,布置審核組成員工作;
b) 主持審核會議,控制現場審核實施,使審核按計劃和要求進行;
c) 確認內審員審核發現的不合格項報告;
d) 向管理者代表和總經理提交審核報告,報告內容包括對受審核方提出改進建議和要求;
e) 做好審核實施過程中文件的分發工作。
5.2.3.2 內審員職責
a) 根據審核要求編制檢查表;
b) 按審核計劃完成審核任務;
c) 將審核發現形成書面資料,編制不合格項報告;
d) 支持配合內審組長工作,協助受審核方制定糾正措施,并實施跟蹤審核;
5.3 編制審核工作計劃
5.3.1 由內審組長編制審核工作計劃,經管理者代表批準后組織召開審核小組會議,明確各成員分工和要求,確保每位內審員清楚了解審核任務。
5.3.2 審核工作計劃包括以下內容:
a) 被審部門目的、范圍、日期;
b) 依據的文件;
c) 審核的主要項目和時間安排;
d) 內審員分工.
5.4 編制檢查表審核前內審員應根據分工編制檢查表。檢查表要求:
a) 應突出審核區域的主要職能,選擇典型關鍵的質量問題應覆蓋質量管理方面的全部職能,包括本公司客戶的一些特殊要求; b) 使用一段時間后形成相對穩定內容,作為標準檢查表,為以后內審提供參考。
5.5 通知審核
內審前至少提前一周通知受審部門,審核工作計劃應得到受審核部門負責人的確認。
5.6 首次會議
5.6.1 現場審核前召開首次會議,由審核組全員和受審部門負責人及有關人員參加,會議由內審組長主持,與會人員應簽到,會議時間以不超過半小時為宜。
5.6.2 規模較小、時間較短或常規性內審,可不召開首次會議,是否需要召開首次會議由內審組長決定。
5.6.3 首次會議召開的主要內容:
a) 向受審核部門介紹審核組成員分工;
b) 聲明審核范圍、目的和依據;
c) 簡要介紹實施審核所采用的方法和程序;
d) 在審核組和受審核部門之間建立聯系;
e) 宣讀審核計劃,澄清審核計劃中不明確的內容。
5.7 現場審核 5.7.1 現場審核原則
a) 以客觀事實為依據的原則。客觀事實以證據為基礎,可陳述、驗證,不含有任何個人猜想、推理成分; b) 標準與實際核對原則。凡標準與實際未核對過的項目,都不能判為合格或不合格; c) 依次遞進審核的原則。審核包括實際有沒有、做沒做、做得怎樣三個方面依次遞進; d) 獨立公正原則。審核員進行內審活動與受審核方無直接責任關系。
5.7.2 收集客觀證據客觀證據包括: a) 存在的客觀事實;
b) 與被審核的質量活動負有責任的人的談話。 c) 現行有效的文件和記錄。
內審員應及時分析收集的客觀事實,形成審核發現,填寫《檢查表》相關欄目。 5.7.3 編制不合格項報告:
5.7.3.1 內審員對審核發現進行評審后編制不合格項報告;
5.7.3.2 不合格項按性質分為嚴重、一般、輕微三種,必要時開具“觀察項”:A)嚴重不合格項: a) 質量活動和結果與質量管理體系文件要求嚴重不符;造成體系性失效; b) 造成區域性失效;
c) 會造成嚴重后果的失效。
B)一般不合格項:凡明顯不符合規定要求或對產品質量特性有顯著影響的不合格。C)輕微不合格項:凡孤立的偶發性的并對產品質量無顯著影響的不合格;
D)觀察項:指問題雖未構成不合格,但有變成不合格的趨勢,或證據暫時不足,可作“觀察項”口頭或書面向受審核方提出,引起注意。審核組應保留一份觀察項的記錄。
5.7.3.3 內審員應在現場審核結束后把所有不合格項向內審組長通報,內審組長對不合格項進行審查;審核結束前,所有的不合格項都應得到受審部門負責人的確認并簽字。
5.8 末次會議
5.8.1 審核結束后應召開末次會議,內審組長主持,審核組全員和受審核部門相關人員參加并簽到。
5.8.2 末次會議的主要內容:
a) 重申審核范圍、目的和依據;
b) 審核說明;
c) 宣讀不合格項報告;
d) 提出糾正措施要求;
e) 宣讀審核意見,說明審核報告發布時間、方式及其它后續要求;
f) 審核總結;
5.8.3 末次會議應有記錄,并保存。
5.9 審核報告
5.9.1
末次會議結束一周內,內審組長應對本次審核的不合格報告進行匯總、分析,制訂《不合格項分布表》,并向管理
者代表、總經理及提交《內部審核報告》。
5.9.2
不合格項報告作為附件,分發給各部門。
5.10
跟蹤審核
5.10.1
審核組應對糾正預防措施情況進行跟蹤,驗證,并及時向管理者代表反映。
5.10.2
內審員經驗證,確認措施計劃己完成時,在不合格報告驗證欄中記錄、簽字。
5.10.3
內審員證實有效的糾正預防措施,可向管理者代表建議納入文件,具體按《文件與資料控制程序》執行;內審員
發現遺留問題,應提出糾正或預防措施要求。
5.11
記錄的管理
內審過程中產生的所有記錄由品質部主管整理、歸檔。
6、記錄
6.1《審核計劃表》
6.2《檢查表》
6.3《不合格項報告》
6.4《內部審核報告》
6.5《不合格項分布表》
6.6 《年度審核計劃》
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