1. 項目背景
1.1面向對象
近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，隨著檔案事業規模的擴大，檔案數量也逐日增多，種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。檔案館管理的信息化迫切需要一種更先進、更完善的自動化管理系統解決方案。在這種背景下基于射頻識技術（簡稱RFID）的檔案管理系統便應運而生。
RFID檔案管理系統是以先進的RFID技術為基礎，結合數據庫技術、面向對象開發技術、信號處理、微弱信號檢測等技術，構建的實體檔案信息管理系統，實現了實體檔案的數字化管理和流通環節管理、檔案倉庫管理、提高了檔案館對檔案全部業務流程的精確監控管理。
1.2客戶價值
本系統采用B/S架構，通過瀏覽器發方式登錄，網上查閱，同時依靠該系統平臺，可極大的提高檔案管理工作效率，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過倉庫盤點，不僅能掌握準確的檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，完成手工順架方式幾乎不可能完成的任務。
通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。
通過網上辦理借閱、歸還業務提高檔案局業務辦理速度。借閱大廳開設自動查詢服務（查詢機）、倉庫管理員裝配移動手持機提高尋找檔案的效率。
檔案管理系統的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。
2. 系統整體思路
2.1系統應用架構
系統應用架構分為三個邏輯層次：采集層、應用層、展現層。
n 采集層：讀寫器(RFID通道、一體式讀寫器、手持機等)讀取電子標簽數據，然后通過網絡或其他方式傳輸至服務器。
n 應用層：在應用層實現RFID檔案管理應用功能，包括標簽管理、入館管理、出館管理、查閱管理、盤點管理、統計分析、擴展應用等。
n 展現層：用戶可以通過PC終端、手持機、顯示屏等方式登錄系統。
2.2電子標簽方案
本方案中主要推薦使用稻源生產的RFID檔案標簽，采用Label，敏感度良好， 廣泛應用于圖書、檔案、物流等行業。
2.2.1標簽信息設定
檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。
庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。
2.2.2標簽的制作
標簽的制作建議采用Label，可以在上面打印信息，貼在客戶要求的位置。
2.2.3標簽安裝
在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環使用從而降低儲存成本?？紤]到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。
1. 業務功能介紹
出入庫管理
要實現無縫銜接，實現對檔案出入庫的自動記錄，包括自動登記檔案的出入庫時間、經手人等情況，便于及時了解檔案出入庫的情況信息。
檔案上架
檔案上架是模擬檔案實體上架的功能，要求通過檔案上架操作自動生成檔案的存放地址，實現檔案實體與檔案數據的自動關聯。可自動對檔案進行批量上架，包含檔案存放在哪號庫房、哪個密集架或者哪層上，上架后自動生成檔案的存放位置索引。
檔案移架
存放在庫房中的檔案，根據接收和鑒定情況，定期需要對其位置進行調整，檔案調整包含庫房間調整、密集架間調整、列間調整、同列內調整和同排內調整。
（1）庫房間調整：要具有對檔案從A庫房調整至B庫房的功能，調整后，存放位置索引即更新到新庫房的密集架底下，從而實現對檔案的庫間調整。
（2）密集架間調整：要具有對A密集架調整至B密集架，調整后，存放位置索引即更新到新的密集架底下，從而實現對檔案的密集架間調整。
（3）列間調整：要具有對同一個密集架內部的從A列調整至B列，調整后，存放位置索引即更新到新列底下，從而實現對檔案的列間調整。
（4）同列內調整：要具備對同一個列內部的從A排調整至B排，調整后，存放位置索引即更新到新的排架底下，從而實現對檔案的同列內調整。
（5）同排調整：要具有對調整同一排檔案的前后順序的功能。
檔案檢索定位
要提供了檔案檢索功能，可根據查詢的關鍵字對檔案進行查詢，在查詢到所要查找的數據后，即可對檔案進行定位跟蹤，并通過點擊查看檔案目錄和檔案原文。
庫房統計
庫房統計是要提供了實時庫房統計功能，可自動統計如下信息：
（1）可自動統計每個庫房已存放檔案總量、還可存放檔案數量、庫房空置率情況等，也能自動統計各庫房存放檔案明細情況，如檔案種類、全宗、保管期限、密級等，同時還可以將各個密集架的空置情況進行自動統計匯總；
（2）可自動統計每個密集架已存放檔案總量、還可存放檔案數量、密集架空置率情況等，也能自動統計各密集架存放檔案情況明細，如檔案種類、全宗、保管期限、密級等，同時還可以將密集架內各列、各排的空置情況進行自動統計匯總。
（3）系統還提供了自定義統計功能，可根據需要自定義各種條件進行分組統計，并將統計結果進行輸出。
檔案調閱歸還
系統與原有館藏檔案綜系統自動進行無縫銜接，并將有調出的檔案進行自動記錄，并進行顯示，密集架是智能型的，還能與其進行對接，將自動將所存放檔案的密集架打開，此時庫房管理員直接進入提取檔案即可。重復調閱時自動進行提醒。在調閱的檔案歸還后，密集架也會自動打開，庫房管理員直接將檔案放入即可，系統自動將借出標志進行恢復，以便下次進行再次調閱。
系統也要支持條碼識別功能，可通過掃描槍對條碼進行識別，然后自動定位需要歸還的密集架，從而實現歸還操作功能。
系統還會自動記錄每份檔案的調閱及歸還情況，以便及時、動態的反應庫房實體檔案的調閱情況信息，并能對其進行統計。
檔案盤點
倉庫工作人員進行盤點作業時只需通過RFID手持設備掃描。系統自動統計掃描數量，
并與系統中根據日常操作記錄得出的理論數據進行差異對比，并可查看差異的庫位信息。
檔案防盜
在有需要的位置設置文件檔案區域檢測通道，檢測文件檔案通過的合法性，防止文件檔案有意或無意被攜帶出檔案館或進入非法區域。
檔案軌跡顯示
通過對電子標簽位置的實時跟蹤，自動生成電子標簽的移動軌跡，并以圖形化的形式進行展示。
系統平均年故障時間<24小時，平均故障修復時間<2小時。
系統提供安全管理模塊，對平臺的安全數據進行管理，主要包括組織、用戶、角色、權限及菜單進行管理和維護。
系統提供系統日志功能，能記錄用戶訪問情況，提供用戶操作行為審計。
數據存儲和備份需求： 本系統獨立配置應用和數據庫服務器。
性能需求
支持不少于100個用戶并發登錄、查詢。
簡單檢索目錄響應時間<5秒。
數據全備份時間<4小時。
應用系統做到操作簡便、界面友好、術語規范，并在取得最佳功能效果的前提下，將屏幕切換和用戶擊鍵次數減到最少。
應用系統做到便于維護、兼容性、可擴展性強，并兼容中目前檔案新館已經安裝的RFID通道、RFID讀寫器等硬件。
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