疫情不斷，對企業(yè)的影響突顯，尤其是互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，更是迎來了其“寒冬”。在這樣的環(huán)境下，節(jié)約成本、提升效能成為眾多企業(yè)的默契。
如何節(jié)約成本、提升效能呢？除了降薪、裁員、減福利，選擇一款合適的在線協(xié)同辦公工具，做好組織內(nèi)系統(tǒng)優(yōu)化，也許是當(dāng)前效果不錯的特效藥。因?yàn)椴还芡獠凯h(huán)境如何變化，修煉內(nèi)功永遠(yuǎn)都是正確的事情。
協(xié)作低效、業(yè)務(wù)損耗，企業(yè)每年浪費(fèi)高昂無謂成本
高效協(xié)同的企業(yè)和普通企業(yè)有多大差距？
據(jù)統(tǒng)計，缺少協(xié)同辦公的企業(yè)，每個員工每天浪費(fèi)在查找文件、內(nèi)容匯總、文件傳輸上的時間至少有90分鐘，那么按照一個員工月工資5000元，每天工作8小時，每月工作22天計算，一個員工一年將浪費(fèi)11250元，這僅僅只是一個人，整個企業(yè)將浪費(fèi)多少人力成本呢？
不是在聳人聽聞，工作低效真實(shí)的發(fā)生在我們每天的工作中，相信每個職場人都經(jīng)歷過文件多次傳輸?shù)姆睆?fù)，經(jīng)歷過數(shù)據(jù)匯總的崩潰。
什么是在線協(xié)作文檔工具？
事實(shí)上，我們現(xiàn)在提到的「在線文檔工具」，其實(shí)是電子筆記和Office文檔類的一個寬泛的統(tǒng)稱。
電子筆記類，主要用在做筆記、做摘抄、寫隨筆等輕度的文本編輯場景，這類軟件的亮點(diǎn)在于可以將同一個賬號里的內(nèi)容，同步到不同設(shè)備中，方便個人多場景多地點(diǎn)使用，也可以將自己記錄的內(nèi)容分享給其他人；另一種是office文檔類（包括Word、Excel、PPT），這種文檔適合寫論文、做報告、做表格等更為復(fù)雜的文本編輯場景。
而「在線協(xié)作文檔」就屬于office文檔的其中一類，它的亮點(diǎn)在于，這類軟件可以由多人在線同步實(shí)時編輯，并且實(shí)時保存的文檔，在團(tuán)隊(duì)合作中可以極大的提高協(xié)作效率，再也不用像之前那樣一張表、一個文檔傳來傳去，還容易傳丟的情況。
在線協(xié)作文檔工具的作用
為什么如今的文檔協(xié)作如此受歡迎？文檔協(xié)作工具層出不窮？其實(shí)除了在疫情的背景下，人們對工作效率的追求，文檔協(xié)作工具能為企業(yè)帶來的作用遠(yuǎn)不止這些。
- 可實(shí)現(xiàn)實(shí)時協(xié)作：如果多個團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常處理同一個可交付成果，文檔協(xié)作工具將為您省去很多麻煩。
- 進(jìn)行版本控制：這些工具的真正優(yōu)點(diǎn)在于你擁有高級的“撤消”功能，大多數(shù)工具允許查看文檔的先前版本并在需要時恢復(fù)它們。
- 提升管理審核流程的能力：通過電子郵件共享反饋可能無效，因?yàn)橐话闶占渲杏泻芏嘣胍簟Ｎ臋n協(xié)作工具可讓你和你的同事專注于手頭的任務(wù)，消除所有其他干擾。
- 提高安全性：電子郵件可能會被轉(zhuǎn)發(fā)或意外發(fā)送給錯誤的人。文檔協(xié)作工具使你能夠控制誰可以訪問你的文件。
- 使用情況跟蹤和報告：這在許多情況下都很有用。想象一下，你正在培訓(xùn)一位新員工，并且你想知道他們是否看到了你的入職說明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周發(fā)送給她的報告。
- 集中式知識庫：一些文檔協(xié)作工具包括將文件組織到可搜索庫中的選項(xiàng)，這使得管理團(tuán)隊(duì)的集體知識變得更加容易。
對于以上提到的文檔協(xié)作的優(yōu)勢，有一點(diǎn)可以拿出來單獨(dú)探討一下，即“集中式知識庫”。如今處于知識經(jīng)濟(jì)時代，知識對于企業(yè)來說比以往更具有價值，所以建立集中式的知識庫，利用文檔協(xié)作軟件將企業(yè)的知識集中整合起來，對于企業(yè)來說是極其重要的。
在線協(xié)作文檔工具有哪些
以下介紹的在線協(xié)作文檔工具既有我們耳熟能詳、經(jīng)常在用的，也有小眾但是很好用的寶藏軟件，一起來看看。
1. 騰訊文檔
一款被馬化騰稱為遲到了八年的產(chǎn)品，上線后立即獲點(diǎn)贊，功能迅速補(bǔ)齊，使用的個人和團(tuán)隊(duì)越來越多，騰訊內(nèi)部已經(jīng)成為標(biāo)配了。
包含文檔、表格、幻燈片、收集表等四大功能，可以導(dǎo)入本地文檔，也可以把在線文檔導(dǎo)出到本地。
特色功能：在線收集表。不用特地再去做一個問卷，想要收集什么信息直接建個收集表丟群里，快速搞定。
2. 石墨文檔
石墨文檔也是國產(chǎn)應(yīng)用，歷史要更早些，功能也更加完善。基本使用免費(fèi)，高級功能要收費(fèi)。
比騰訊文檔多了幾個功能：思維導(dǎo)圖、白板和協(xié)作空間。
不得不說，用來寫文檔真是很方便，還支持 Markdown 格式的導(dǎo)入，很推薦個人用戶使用。
3. 谷歌文檔
提到在線文檔，就不得不說谷歌文檔，因?yàn)樗攀前言诰€文檔發(fā)揚(yáng)光大的鼻祖，只不過由于某種特殊的網(wǎng)絡(luò)原因，國內(nèi)用的人很少了，這里就不贅述。
以上就是我們大多數(shù)人都知道并且在使用的文檔協(xié)作工具，但除了這幾款比較大眾的，今天想特別介紹的一款就是Baklib。
4.Baklib
Baklib針對文檔在線存儲，在線編輯做得很好，在協(xié)作的溝通交流、文檔共享以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作巧妙的融合，大大的提升企業(yè)的辦公效率。它是一個文檔協(xié)作工具，它還是一個成熟的知識庫，使您能夠與您的團(tuán)隊(duì)或客戶快速捕獲、存儲和共享信息。
它采用塊狀的編輯器，所有的內(nèi)容包括文本、圖片、視頻、表格、Markdown等內(nèi)容皆為模塊。支持整個站點(diǎn)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出。當(dāng)需要進(jìn)行協(xié)作和分享時，可以對編輯人員和觀看人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，權(quán)限界限分明。除了文件導(dǎo)入外，還支持整個站點(diǎn)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出。數(shù)據(jù)保存在本地更安全。
對于打工人來說，提高工作效率真的很重要，因?yàn)榭梢栽谕瑯拥臅r間里做更多的事，或者把節(jié)省下來的時間做其他事情。
如今能夠用來節(jié)省時間、提高工作效率的工具就有在線協(xié)同編輯文檔軟件，它支持多人編輯一個文檔，多個人肯定比一個人完成一件事情的時間更短，這樣就能夠很大程度上節(jié)省時間，提高工作效率。
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