提到傳統(tǒng)的采購合同管理，可能大家會想到在供應(yīng)商選擇完成后，草擬合同、審批、與供應(yīng)商簽訂合同、合同變更，直到合同存檔的過程。在給國內(nèi)眾多企業(yè)做采購咨詢的時候發(fā)現(xiàn)，采購合同管理是個很低效的工作，大家認(rèn)為簽訂采購合同心里沒底，沒有標(biāo)準(zhǔn)的合同模板，擔(dān)心會不會有漏掉的條款，幾乎每次尋源都要重新簽訂一堆合同。在簽訂以后，有時會出現(xiàn)并未按合同執(zhí)行也未及時發(fā)現(xiàn)，另外合同存檔后，去查找條款也相當(dāng)費(fèi)時費(fèi)力。
那么，怎樣才能做好采購合同管理呢，筆者認(rèn)為要做好以下兩件事情：
首先，做好采購合同管理的基礎(chǔ)工作，只要是合同層級架構(gòu)的設(shè)計工作，主線包括主合同、工作說明書（SOW）、參與協(xié)議、采購訂單（PO）等，輔線由技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議、環(huán)保協(xié)議等等基礎(chǔ)協(xié)議。把這些合同種類之間的關(guān)系理清楚了，并把相應(yīng)的合同條款設(shè)計清楚，將合同文本進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，什么時候該簽訂什么合同，該怎么簽，就一目了然，心里也會比較有底氣。
其次，具體到尋源項目簽訂采購合同時，將主要精力放在將合同執(zhí)行工作線性化，并將關(guān)鍵合同條款電子化，以系統(tǒng)管理的方式進(jìn)行合同管理工作，提升工作效率。
接下來，將把以上兩件事情分別展開闡述一下。
首先是采購合同管理的基礎(chǔ)部分，合同的層級從上之下主要分為主合同（MA，Master Agreement）、工作說明書(SOW,Statement of Work)、參與協(xié)議（ParticipateAgreement），訂單（PO，Purchase Order），某些情況下，需要針對具體項目簽訂具體的協(xié)議，但基礎(chǔ)仍然是以上幾種協(xié)議。
1、主合同是與供應(yīng)商簽訂的覆蓋基本合作意向，雙方的權(quán)利與義務(wù)，一些基本的法律條款，期限和終止條件等，不涉及具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，但主合同的簽訂可以一勞永逸，不用再將類似條款一遍又一遍的與供應(yīng)商簽訂，一般供應(yīng)商準(zhǔn)入后就可以簽訂主合同。
2、工作說明書的簽訂意味著買賣雙方雙方就具體的業(yè)務(wù)合作進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段，包括產(chǎn)品或服務(wù)的具體規(guī)格要求，交付要求，通用驗(yàn)收條件，采購方責(zé)任，供應(yīng)商責(zé)任，付款條件，以及一些標(biāo)準(zhǔn)文件，保修條款等等。
3、參與協(xié)議指的是在某一地區(qū)簽署的協(xié)議可在其他區(qū)域同時有效，這對全球采購尋源業(yè)務(wù)至關(guān)重要。由于各地的分公司是獨(dú)立的法人主體，需要獨(dú)立結(jié)算，因此，參與協(xié)議就具有非常重要的意義。
4、訂單，是供應(yīng)商開始提供產(chǎn)品和服務(wù)的開始，也是供應(yīng)商開具發(fā)票的書面證明，同時也是采購方付款的條件之一。某些間接采購中，訂單可以獨(dú)立出具，并起到替代合同的作用。
以上幾種合同組合有多種方式，有些情況需要全部簽訂，有些情況則可以按需要選擇。
另外一些基礎(chǔ)協(xié)議，如技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議等也是伴隨著主合同的簽訂而簽訂的。這些基礎(chǔ)打扎實(shí)以后，對后面的采購合同管理執(zhí)行工作起到事半功倍的作用。
其次，講到采購合同管理執(zhí)行部分就比較順理成章了，包括合同草擬、審批、簽訂、存檔、變更/終止幾個步驟。
1、合同草擬：通常以基礎(chǔ)部分提到的標(biāo)準(zhǔn)合同模板及條款為基礎(chǔ)，針對具體項目的要求，主要進(jìn)行商務(wù)條款的修訂，包括產(chǎn)品/服務(wù)具體需求、交付要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，終止條件/日期等等，與需求方和供應(yīng)商進(jìn)行需求和條款確認(rèn)。
2、合同審批：如果涉及到法律條款的變更，需要公司法務(wù)同事進(jìn)行審批，再經(jīng)過具有授權(quán)的相關(guān)管理層的審批。
3、合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行合同簽訂，雙方簽字蓋章。
4、合同存檔：將簽訂過的合同進(jìn)行電子化存檔。如果有相關(guān)采購管理SRM系統(tǒng)，則可以將關(guān)鍵條款電子化，如價格、付款條件、起止日期等，以方便后續(xù)的合規(guī)性檢查。
5、合同變更/終止：一旦合同變更/終止條件被觸發(fā)，則需要進(jìn)行合同的變更及終止，經(jīng)過相應(yīng)的審批后，進(jìn)行歸檔管理。
相信經(jīng)過這些基礎(chǔ)管理梳理后，采購合同管理會變得更加高效，并對業(yè)務(wù)運(yùn)行及合規(guī)管理起到有效的支撐作用。
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