提到傳統的采購合同管理，可能大家會想到在供應商選擇完成后，草擬合同、審批、與供應商簽訂合同、合同變更，直到合同存檔的過程。在給國內眾多企業做采購咨詢的時候發現，采購合同管理是個很低效的工作，大家認為簽訂采購合同心里沒底，沒有標準的合同模板，擔心會不會有漏掉的條款，幾乎每次尋源都要重新簽訂一堆合同。在簽訂以后，有時會出現并未按合同執行也未及時發現，另外合同存檔后，去查找條款也相當費時費力。
那么，怎樣才能做好采購合同管理呢，筆者認為要做好以下兩件事情：
首先，做好采購合同管理的基礎工作，只要是合同層級架構的設計工作，主線包括主合同、工作說明書（SOW）、參與協議、采購訂單（PO）等，輔線由技術協議、保密協議、環保協議等等基礎協議。把這些合同種類之間的關系理清楚了，并把相應的合同條款設計清楚，將合同文本進行標準化管理，什么時候該簽訂什么合同，該怎么簽，就一目了然，心里也會比較有底氣。
其次，具體到尋源項目簽訂采購合同時，將主要精力放在將合同執行工作線性化，并將關鍵合同條款電子化，以系統管理的方式進行合同管理工作，提升工作效率。
接下來，將把以上兩件事情分別展開闡述一下。
首先是采購合同管理的基礎部分，合同的層級從上之下主要分為主合同（MA，Master Agreement）、工作說明書(SOW,Statement of Work)、參與協議（ParticipateAgreement），訂單（PO，Purchase Order），某些情況下，需要針對具體項目簽訂具體的協議，但基礎仍然是以上幾種協議。
1、主合同是與供應商簽訂的覆蓋基本合作意向，雙方的權利與義務，一些基本的法律條款，期限和終止條件等，不涉及具體的業務內容，但主合同的簽訂可以一勞永逸，不用再將類似條款一遍又一遍的與供應商簽訂，一般供應商準入后就可以簽訂主合同。
2、工作說明書的簽訂意味著買賣雙方雙方就具體的業務合作進入實質階段，包括產品或服務的具體規格要求，交付要求，通用驗收條件，采購方責任，供應商責任，付款條件，以及一些標準文件，保修條款等等。
3、參與協議指的是在某一地區簽署的協議可在其他區域同時有效，這對全球采購尋源業務至關重要。由于各地的分公司是獨立的法人主體，需要獨立結算，因此，參與協議就具有非常重要的意義。
4、訂單，是供應商開始提供產品和服務的開始，也是供應商開具發票的書面證明，同時也是采購方付款的條件之一。某些間接采購中，訂單可以獨立出具，并起到替代合同的作用。
以上幾種合同組合有多種方式，有些情況需要全部簽訂，有些情況則可以按需要選擇。
另外一些基礎協議，如技術協議、保密協議等也是伴隨著主合同的簽訂而簽訂的。這些基礎打扎實以后，對后面的采購合同管理執行工作起到事半功倍的作用。
其次，講到采購合同管理執行部分就比較順理成章了，包括合同草擬、審批、簽訂、存檔、變更/終止幾個步驟。
1、合同草擬：通常以基礎部分提到的標準合同模板及條款為基礎，針對具體項目的要求，主要進行商務條款的修訂，包括產品/服務具體需求、交付要求、驗收標準，終止條件/日期等等，與需求方和供應商進行需求和條款確認。
2、合同審批：如果涉及到法律條款的變更，需要公司法務同事進行審批，再經過具有授權的相關管理層的審批。
3、合同簽訂：與供應商進行合同簽訂，雙方簽字蓋章。
4、合同存檔：將簽訂過的合同進行電子化存檔。如果有相關采購管理SRM系統，則可以將關鍵條款電子化，如價格、付款條件、起止日期等，以方便后續的合規性檢查。
5、合同變更/終止：一旦合同變更/終止條件被觸發，則需要進行合同的變更及終止，經過相應的審批后，進行歸檔管理。
相信經過這些基礎管理梳理后，采購合同管理會變得更加高效，并對業務運行及合規管理起到有效的支撐作用。
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