管理制度及規范
第178篇
檔案管理制度
檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。
第一章 檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。
其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。
第二章 檔案分類及編號
一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：
1、行政類
2、財務類
3、人事類
4、業務類
5、工程類
6、拓展類
二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三章第二條。
三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。
第三章 機要檔案
一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：
二、劃分標準：
絕密檔案包括：
公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在200萬元以上的重大合同。
機密檔案包括：
1、財務資料；
2、公司重要會議紀要；
3、公司經營情況；
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；
5、技術資料；
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括：
1、重要項目資料；
2、項目合同協議。
第四章 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。
第五章 保存期限
檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：
一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監事會會議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經營計劃；8、公司年度經營總結；9、年度財務報表；10、技術資料；11、不動產所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)
三、五年保存：1、期滿或解除的合同協議；2、完結后的項目方案；3、其他經核定須保存五年的文書。
四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結；2、完結后的部門請求報告；3、完結后不長期保存必要文書。
五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。
第六章 保管部門
一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。
二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。
第七章 檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。
二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。
三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。
四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。
七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。
第八章 檔案調閱
一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經相應核準人核準后方可調閱。
二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須經部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。
三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。
四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。
六、檔案借閱時間最長不超過8個小時。
七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。
第九章 檔案銷毀
一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。
三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。
五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。
第十章 其他
一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。
二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。
四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經辦統一編號。
六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。
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