每當(dāng)開(kāi)始一個(gè)新的工作項(xiàng)目時(shí)候，你是如何來(lái)制定項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度表呢？有的是在傳統(tǒng)筆記本做個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃表，而有的朋友則借助一些專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，如Project、Visio，比較起來(lái)，前者太簡(jiǎn)單，不能夠系統(tǒng)化，而后者則需要安裝專(zhuān)業(yè)軟件，也不是很容易上手的。
甘特圖示例
而現(xiàn)在我們使用大家最常使用的Exce1就可以制作出用于項(xiàng)目管理的甘特圖來(lái)，下面就以使用Exce1來(lái)制作某公司2019年1月份的新技改項(xiàng)目甘特圖為例，來(lái)看看Excel在項(xiàng)目管理中的特殊作用。
什么是甘特圖？
甘特圖（Gantt Chart）由亨利甘特于1910年開(kāi)發(fā)，他通過(guò)條狀圖來(lái)顯示項(xiàng)目進(jìn)度和其他時(shí)間相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)展的內(nèi)在關(guān)系隨著時(shí)間進(jìn)展的情況。其中，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示活動(dòng)（項(xiàng)目）。線(xiàn)條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。甘特圖可以直觀(guān)地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。
一、創(chuàng)建工作表，輸入項(xiàng)目進(jìn)程情況
啟動(dòng)Exce12007，新建一個(gè)工作簿“2019年1月份新技改工程計(jì)劃進(jìn)度表”，在其中的sheet1工作表中的B3:F11單元格區(qū)域內(nèi)，輸入此次技改項(xiàng)目的每個(gè)階段的項(xiàng)目?jī)?nèi)容（如：討論技改內(nèi)容、設(shè)計(jì)圖紙等）、開(kāi)始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、完成時(shí)間以及備注等內(nèi)容。其中在輸入討論技改內(nèi)容完成時(shí)間內(nèi)容的D4中，只需要輸入公式:=B4 C4，然后將此公式復(fù)制到下面的同列中，即可自動(dòng)計(jì)算出每個(gè)項(xiàng)目步驟的完成時(shí)間。
二、利用圖表工具，制作甘特圖
使用Excel編制甘特圖，主要包括選擇圖表類(lèi)型、確定數(shù)據(jù)源以及修改坐標(biāo)軸等操作，具體如下：
甘特圖示例
1.選擇圖表類(lèi)型
使用鼠標(biāo)單擊sheet1表中的任意空白單元格，然后單擊“插入”菜單，在彈出的“圖表”組中選擇“條形圖”，從彈出的圖表類(lèi)型列表中，選擇其中的“三維條形圖”下“三維堆積條形圖”，即可在此工作表中插入一個(gè)空白圖表框。
2.確定數(shù)據(jù)源
單擊插入的空白圖表框，從彈出的“圖表工具”菜單下面的“設(shè)計(jì)”子菜單中的“數(shù)據(jù)”組中，單擊“選擇數(shù)據(jù)”工具按鈕，在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”窗口中，單擊“圖例項(xiàng)（系列）”中的“添加”按鈕。
在隨之彈出的“編輯數(shù)據(jù)系列”對(duì)話(huà)框中，單擊“系列名稱(chēng)”右下角的選擇按鈕，選擇項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表中“開(kāi)始時(shí)間”文字內(nèi)容所在的單元格Sheet1!$C$3；單擊“系列值”右下角的選擇按鈕，選擇項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表中“開(kāi)始時(shí)間”系列值所在的單元格區(qū)域Sheet1!$C$4:$C$11，單擊“確定”按鈕。
采用同樣方法，將“持續(xù)時(shí)間”文字內(nèi)容以及其系列值也添加進(jìn)去。
同時(shí)單擊“水平（分類(lèi)）軸標(biāo)簽”中的“編輯”按鈕，在彈出的“軸標(biāo)簽”對(duì)話(huà)框中，將項(xiàng)目步驟所在的單元格區(qū)域Sheet1!$B$4:$B$11添加進(jìn)去，然后單擊“確定”按鈕。
3.修改坐標(biāo)軸以及系列格式
選擇剛才制作圖表的縱坐標(biāo)軸，單擊“格式”菜單中“當(dāng)前所選內(nèi)容”組中的“設(shè)置所選內(nèi)容格式”選項(xiàng)，在彈出的“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”對(duì)話(huà)框中，單擊“坐標(biāo)軸選項(xiàng)”，然后在彈出的列表中，選中其中的“逆序類(lèi)別”選項(xiàng)，單擊“關(guān)閉”按鈕。
接著單擊插入圖表中的“開(kāi)始時(shí)間”系列，從“格式”菜單的“當(dāng)前所選內(nèi)容”組中，單擊“設(shè)置所選內(nèi)容格式”選項(xiàng)，在彈出的“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”對(duì)話(huà)框中，單擊“填充”，然后在彈出的列表中，選中“無(wú)填充”選項(xiàng)，單擊“關(guān)閉”按鈕。
需要注意的是，這樣修改后，圖表中的“開(kāi)始時(shí)間”圖例顯示空白，而實(shí)際上在甘特圖中也不需要圖例，因此將其中的“開(kāi)始時(shí)間”、“持續(xù)時(shí)間”圖例都刪除即可。
4.修改x軸的最小、最大值
在默認(rèn)情況下，所創(chuàng)建的圖表X軸最小值與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的起始日期差距太大，如此項(xiàng)目的開(kāi)始日期是2019-1-6，而圖表的最小值是2007-12-24，從而導(dǎo)致所作的甘特圖中的空白區(qū)域太多。
修改x軸的最小值時(shí)，由于Exce1圖表中的系統(tǒng)日期值是采用數(shù)值形式表示的，因此必須知道項(xiàng)目開(kāi)始日期對(duì)應(yīng)的數(shù)值，因此單擊項(xiàng)目的開(kāi)始日期所在的單元格B4，然后單擊“開(kāi)始”菜單，從彈出的“數(shù)字”組中選擇“千位分隔樣式”按鈕，此時(shí)B4單元格中的日期2019-1-6，自動(dòng)會(huì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式39，453.00。
需要注意的是，當(dāng)知道開(kāi)始日期的數(shù)值型數(shù)字后，還必須將其恢復(fù)為日期格式。
然后選擇圖表中的X軸，從“格式”菜單的“當(dāng)前所選內(nèi)容”組中，單擊“設(shè)置所選內(nèi)容格式”選項(xiàng)，在彈出的“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”對(duì)話(huà)框中，選中“坐標(biāo)軸選項(xiàng)”中“最小值”后面的“固定”選項(xiàng)，在其后面輸入一個(gè)比項(xiàng)目開(kāi)始日期稍早的日期數(shù)值型數(shù)字即可，如35452.0，單擊“關(guān)閉”按鈕。這樣一個(gè)比較標(biāo)準(zhǔn)的甘特圖就做出來(lái)了。
三、修飾甘特圖，讓其更美觀(guān)
以上所做的甘特圖還比較粗糙，而且沒(méi)有標(biāo)題，需要讓其變得漂亮起來(lái)很簡(jiǎn)單！
美化甘特圖
單擊創(chuàng)建的甘特圖，單擊“圖表工具”菜單中的“布局”子菜單，然后單擊“標(biāo)簽”組中的“圖表標(biāo)題”按鈕，從彈出的下拉命令選擇一種標(biāo)題格式，如“圖表上方”，這樣就在圖表上方添加了一個(gè)標(biāo)題文本框，在其中輸入甘特圖的標(biāo)題即可，如“2019年1月份新技改工程計(jì)劃進(jìn)度圖”。
最后單擊“圖表工具”菜單中的“格式”子菜單，從彈出的“形狀樣式”組中選擇一種自己喜歡的樣式，如“強(qiáng)烈效果一強(qiáng)調(diào)顏色5”，呵呵，你會(huì)發(fā)現(xiàn)甘特圖就變得色彩紛呈了，定會(huì)讓同事驚詫不已，原來(lái)甘特圖也可以做得如此美觀(guān)。
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