在做PM工作的小伙伴,對于風險這一詞并不例外,每個項目隨處都有可能存在風險,或大或小,那么我們應該如何建立風險預警機制?對項目的整個生命周期進行管控呢?文末為大家梳理了項目風險管控的思維導圖供大家參考。
首先,在項目立項前需組建團隊,任命項目經理。
一個團隊需要有擅長各方面的團隊成員,如做軟件交付項目經理,一個項目既需有懂業務的成員又需懂技術成員,這兩者缺一不可;同時在項目立項后就需審查合同,看下合同上是否存在風險,往往商務簽訂的合同范圍不明確,會給項目帶來范圍蔓延的風險,此外,在和商務交接的過程中,需注意溝通是否存在過度口頭承諾等問題,這也會給影響項目的進度,范圍等;
其次,項目經理要在全過程中對風險進行管控。
項目經理通過合同以及商務了解了項目的目標、范圍以及時間要求,根據合同制定項目里程碑計劃,和客戶以及項目干系人開項目啟動會,同時將里程碑計劃通過郵件的方式發送所有干系人,并抄送公司領導,告知此項目的一個整體時間節點,同時和客戶以及領導溝通項目變更流程,制定具體的項目變更流程,如什么樣的需求需走變更流程,什么樣的需求不需走變更流程,通過變更流程來減少項目的風險,不是客戶提出的所有需求我們都必須做的;
需求調研階段,我們需收集客戶的需求,由于每個項目的情況存在差異,需求也可能千差萬別,做為項目經理及調研的同事一定不要直接和客戶承諾能與不能做,部門需建立需求評審流程,組建需求評審小組,需求評審小組成員一起評審項目需求的可實現性,需求的難點以及風險點,針對大的項目,要邀請公司產品經理參與項目的需求調研階段,嚴格把控項目的需求,需求調研完成后形成詳細的需求說明書,那么在我們實際做項目時,需求調研可能不能一次性調研完成,甚至有的項目在項目臨近驗收,可能需求還有不清晰的地方,這個時候需項目經理把控項目的進度,及時的更新需求規格說明書,同時將項目的風險通過郵件的形式告知客戶可能存在延期風險。
那么在項目執行的過程中,項目經理應制定一份詳細項目計劃及WBS并通知所有項目成員,在項目執行的過程中,項目的整體情況一定要及時共享,讓團隊成員知悉項目的整體情況,大家的參與感更強,建立每周周會機制,項目經理及時了解項目的情況,項目目前的難點,風險點,需要哪些資源等信息,并做詳細的會議紀要,同時將會議紀要發送項目成員同時抄送領導;建立項目復核機制,有些人在匯報的過程中可能不會告知你任何問題,但是不一定代表項目沒有問題,在項目到達一定階段,一定要進行復核評審,包括公司內部的復核,以及客戶方,及時給客戶進行系統的演示匯報,及時發現項目存在的問題以及偏差,及時更改。
最后,和客戶溝通好項目上線以及培訓的時間以及注意事項,制定嚴格的數據切割方案,做好上線保障工作。
項目風險的可能存在各個環節,需項目經理在各個環節進行風險的把控,控制風險最好的點在于及時溝通,建立良好的溝通機制,無論在對上對下還是對客戶,大家信息共享,獲得彼此的信任尤為重要。
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