第一章 總 則
第一條 為加強學校的檔案事業建設，完整準確地積累保存珍貴的歷史記錄,逐步實現檔案工作規范化、標準化、科學化，不斷提高管理水平，更好地為學校教育、教學工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合我校實際情況，特制定本制度。
第二條 檔案是學校的文化資源要素之一，是反映學校發展進程的重要載體，也是評價學校和教職工工作成效的重要依據。檔案工作是學校行政管理的重要內容,是提高學校工作效率的必要條件。學校要切實加強領導，把檔案工作納入議事日程和發展規劃。
第三條 檔案的收集、分類、保管質量和利用效果是衡量學校辦學水平的重要標志。凡是記載和反映學校主要職能活動，具有保存價值的各種類型（文書、教學、會計、科研、教師業務材料、黨政管理材料等）和各種形式（文字、圖書、影像、實物）的歷史記錄都應歸檔，都在檔案室統一集中管理的范圍內。
第四條 檔案工作的基本原則
1、完備性原則：實事求是，有聞必錄，確保學校教育教學和行政管理全部工作有據可查。
2、規范性原則：分“口”收集，分類整理，集中裝訂，編號編目，入柜保管，隨時備用。
3、及時性原則：各職能處室視具體情況按月份、學期或學年及時將相關檔案整理、送交。
第二章 體制和職責
第五條 學校成立檔案工作領導小組，由校長擔任組長；行政副校長兼任常務副組長，負責日常工作；領導小組下設辦公室，辦公室主任由黨政辦公室主任兼任，設一名專職檔案員負責檔案室日常管理。
第六條 學校檔案室的基本任務與主要職責：
１.貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策及法規，建立健全檔案工作各項規章制度；
２.維護檔案的完整與安全，集中統一管理本校黨支部、辦公室、教務處、政教處、總務處、工會、共青團等部門歷年形成的全部檔案；
３.做好檔案的收集、整理、保管、簽發、利用和統計等各項工作，編制各種檢索工具，編寫案卷序言、全宗介紹、大事記以及匯編專題資料，積極提供資料，為學校各項工作服務；
４.督促、指導本校各職能部門和有關人員做好文件材料的收集、積累、整理工作，并及時立卷歸檔，對各部門的檔案整理工作進行監督和指導；
５.按國家有關規定，定期向上級檔案館移交檔案；
６.組織有關人員學習檔案業務知識，總結經驗，不斷提高檔案工作人員的業務能力和理論水平，盡量延長檔案的使用壽命，更好地為教育教學工作服務。
第三章 檔案管理
第七條 檔案收集、管理的基本要求：
1.學校黨政辦公室安排文秘人員把好備存檔案資料的質量關，經篩選、核對后，將存檔目錄報送檔案工作領導小組審閱，審閱通過后由專職檔案管理員負責歸檔。
2.與上級主管部門和其它單位的相關文件收發工作由辦公室主任負責，校內事務性文件由各職能處室負責起草后，交辦公室審核、修改。
3.教育教學各職能部門所有重要的檔案資料需及時送交檔案室立卷保存，一般每月集中整理一次，每學期、學年做好匯總。
4.在考核、評估、驗收、專項工作檢查等活動中，各部門的檔案出現交叉使用時，可采取相互借用或復印方式處理。
第八條 學校黨支部、辦公室、教務處、政教處、總務處、工會、團委等各部門各處室要按照各自的工作職能和歸檔范圍，指定專人收集、積累、整理有關文件材料，然后由負責文書檔案的人員統一立卷歸檔（會計檔案由財會人員立卷），送交檔案室集中管理。
第四章 檔案的保管和利用
第九條 檔案室對各類檔案要做好登記、統計、分類、編目和整理、鑒定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限劃分得當。
第十條 嚴格執行安全和保密制度。檔案室根據保存檔案資料的數量，設置專用庫房和柜箱存放。庫房要堅固、通風，并有防火、防潮、防光、防蛀、防高溫、防有害生物、防盜等措施。檔案管理員是檔案室安全衛生第一責任人，要定期檢查保管情況，發現問題及時匯報，并采取積極有效措施，確保檔案安全。
第十一條 檔案人員必須熟悉所藏檔案的情況，主動了解各部門對檔案利用的需要，準確及時地為領導提供數據、信息和材料，認真做好提供和利用工作。
第十二條 所有檔案根據分類目錄，編制案卷總目錄，并根據工作需要逐步編制專題文件目錄、卡片、匯編，積極開發檔案信息資源。
第十三條 調閱檔案必須按照規定辦理登記手續，檔案利用者必須在《檔案利用效果登記簿》上簽名；外單位借閱檔案，要經辦公室主任批準，特別重要檔案外借需經檔案工作領導小組常務副組長批準。
第十四條 檔案室管理員應按照規定填寫檔案收進、移交清單，每年準確編制檔案工作情況統計表，及時向業務主管部門上報。
第十五條 學校檔案管理應納入學校辦公自動化系統，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、信息化，以提高檔案的科學管理水平和服務效率。
第五章 檔案的鑒定和銷毀
第十六條 根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本校各類檔案保管期限表，檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。
第十七條 由分管領導和檔案專職人員組成鑒定小組，負責各類檔案的鑒定。
第十八條 銷毀檔案必須嚴格掌握，謹慎從事。銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告。經分管領導審批，并報市、旗教育局和檔案局備案。銷毀過程中要嚴格執行保密規定。
第十九條 檔案室向縣檔案史志局移交檔案的范圍和年限，按照上級部門有關規定執行。
第六章 附 則
第二十條 本規定是學校檔案工作的指導性文件，各部門和教職工個人都必須認真貫徹執行。
第二十一條 檔案收集內容及分工明細另文規定。
第二十二條 本制度解釋權歸學校檔案工作領導小組。
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