第一章 總 則
第一條 為加強學(xué)校的檔案事業(yè)建設(shè)，完整準(zhǔn)確地積累保存珍貴的歷史記錄,逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，不斷提高管理水平，更好地為學(xué)校教育、教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際情況，特制定本制度。
第二條 檔案是學(xué)校的文化資源要素之一，是反映學(xué)校發(fā)展進(jìn)程的重要載體，也是評價學(xué)校和教職工工作成效的重要依據(jù)。檔案工作是學(xué)校行政管理的重要內(nèi)容,是提高學(xué)校工作效率的必要條件。學(xué)校要切實加強領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入議事日程和發(fā)展規(guī)劃。
第三條 檔案的收集、分類、保管質(zhì)量和利用效果是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。凡是記載和反映學(xué)校主要職能活動，具有保存價值的各種類型（文書、教學(xué)、會計、科研、教師業(yè)務(wù)材料、黨政管理材料等）和各種形式（文字、圖書、影像、實物）的歷史記錄都應(yīng)歸檔，都在檔案室統(tǒng)一集中管理的范圍內(nèi)。
第四條 檔案工作的基本原則
1、完備性原則：實事求是，有聞必錄，確保學(xué)校教育教學(xué)和行政管理全部工作有據(jù)可查。
2、規(guī)范性原則：分“口”收集，分類整理，集中裝訂，編號編目，入柜保管，隨時備用。
3、及時性原則：各職能處室視具體情況按月份、學(xué)期或?qū)W年及時將相關(guān)檔案整理、送交。
第二章 體制和職責(zé)
第五條 學(xué)校成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長擔(dān)任組長；行政副校長兼任常務(wù)副組長，負(fù)責(zé)日常工作；領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室主任由黨政辦公室主任兼任，設(shè)一名專職檔案員負(fù)責(zé)檔案室日常管理。
第六條 學(xué)校檔案室的基本任務(wù)與主要職責(zé)：
１.貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的方針、政策及法規(guī)，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度；
２.維護(hù)檔案的完整與安全，集中統(tǒng)一管理本校黨支部、辦公室、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處、工會、共青團等部門歷年形成的全部檔案；
３.做好檔案的收集、整理、保管、簽發(fā)、利用和統(tǒng)計等各項工作，編制各種檢索工具，編寫案卷序言、全宗介紹、大事記以及匯編專題資料，積極提供資料，為學(xué)校各項工作服務(wù)；
４.督促、指導(dǎo)本校各職能部門和有關(guān)人員做好文件材料的收集、積累、整理工作，并及時立卷歸檔，對各部門的檔案整理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；
５.按國家有關(guān)規(guī)定，定期向上級檔案館移交檔案；
６.組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和理論水平，盡量延長檔案的使用壽命，更好地為教育教學(xué)工作服務(wù)。
第三章 檔案管理
第七條 檔案收集、管理的基本要求：
1.學(xué)校黨政辦公室安排文秘人員把好備存檔案資料的質(zhì)量關(guān)，經(jīng)篩選、核對后，將存檔目錄報送檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審閱，審閱通過后由專職檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔。
2.與上級主管部門和其它單位的相關(guān)文件收發(fā)工作由辦公室主任負(fù)責(zé)，校內(nèi)事務(wù)性文件由各職能處室負(fù)責(zé)起草后，交辦公室審核、修改。
3.教育教學(xué)各職能部門所有重要的檔案資料需及時送交檔案室立卷保存，一般每月集中整理一次，每學(xué)期、學(xué)年做好匯總。
4.在考核、評估、驗收、專項工作檢查等活動中，各部門的檔案出現(xiàn)交叉使用時，可采取相互借用或復(fù)印方式處理。
第八條 學(xué)校黨支部、辦公室、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處、工會、團委等各部門各處室要按照各自的工作職能和歸檔范圍，指定專人收集、積累、整理有關(guān)文件材料，然后由負(fù)責(zé)文書檔案的人員統(tǒng)一立卷歸檔（會計檔案由財會人員立卷），送交檔案室集中管理。
第四章 檔案的保管和利用
第九條 檔案室對各類檔案要做好登記、統(tǒng)計、分類、編目和整理、鑒定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限劃分得當(dāng)。
第十條 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。檔案室根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置專用庫房和柜箱存放。庫房要堅固、通風(fēng)，并有防火、防潮、防光、防蛀、防高溫、防有害生物、防盜等措施。檔案管理員是檔案室安全衛(wèi)生第一責(zé)任人，要定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，并采取積極有效措施，確保檔案安全。
第十一條 檔案人員必須熟悉所藏檔案的情況，主動了解各部門對檔案利用的需要，準(zhǔn)確及時地為領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)、信息和材料，認(rèn)真做好提供和利用工作。
第十二條 所有檔案根據(jù)分類目錄，編制案卷總目錄，并根據(jù)工作需要逐步編制專題文件目錄、卡片、匯編，積極開發(fā)檔案信息資源。
第十三條 調(diào)閱檔案必須按照規(guī)定辦理登記手續(xù)，檔案利用者必須在《檔案利用效果登記簿》上簽名；外單位借閱檔案，要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，特別重要檔案外借需經(jīng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組常務(wù)副組長批準(zhǔn)。
第十四條 檔案室管理員應(yīng)按照規(guī)定填寫檔案收進(jìn)、移交清單，每年準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計表，及時向業(yè)務(wù)主管部門上報。
第十五條 學(xué)校檔案管理應(yīng)納入學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、信息化，以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
第五章 檔案的鑒定和銷毀
第十六條 根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本校各類檔案保管期限表，檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。
第十七條 由分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專職人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)各類檔案的鑒定。
第十八條 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，謹(jǐn)慎從事。銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報市、旗教育局和檔案局備案。銷毀過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
第十九條 檔案室向縣檔案史志局移交檔案的范圍和年限，按照上級部門有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第六章 附 則
第二十條 本規(guī)定是學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)性文件，各部門和教職工個人都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
第二十一條 檔案收集內(nèi)容及分工明細(xì)另文規(guī)定。
第二十二條 本制度解釋權(quán)歸學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。
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