你所在企業(yè)的業(yè)務(wù)組織是否感覺有點(diǎn)組織不當(dāng)？
是不是每個部門和團(tuán)隊都在各自為政，影響整體的效率、生產(chǎn)和工作環(huán)境？
如果的確存在類似問題，那么你需要盡快在組織中實施經(jīng)過實踐檢驗的項目管理流程和階段，以控制好公司的工作流程。首先，項目管理流程這個概念及其實際適應(yīng)性可能聽起來很深奧，但通過閱讀本文，你將了解和掌握設(shè)置公司業(yè)務(wù)的項目管理流程和各個階段所需的全部信息。
項目管理的各個階段
無論規(guī)模大小，項目中都包含各類不同的活動和任務(wù)。從項目起點(diǎn)A達(dá)到項目終點(diǎn)B的過程中，要協(xié)調(diào)和跟蹤無數(shù)事項，才有可能成功執(zhí)行一個項目。這就是為什么項目要被分解為一個個更小、更易操作的部分，即項目各個階段。項目的各個階段允許我們將繁重的項目打散然后重組，并充分思考每個階段的不同任務(wù)進(jìn)而有效推進(jìn)項目。
項目管理分為五個階段：啟動階段、計劃階段、執(zhí)行階段、監(jiān)督和控制以及完結(jié)階段。監(jiān)控和報告工作貫穿了項目管理的所有階段，而這也要求我們充分發(fā)揮項目管理工具的作用。如果沒有項目管理工具，我們可能會忙于可操作數(shù)據(jù)的采集、進(jìn)度跟蹤和趕截止期限，反而無暇顧及其他更重要的任務(wù)。
項目的五個階段構(gòu)成了項目管理的生命周期，下面，讓我們進(jìn)一步詳述項目管理的五個階段。
1. 啟動階段
這是所有項目的開始階段。在確定項目價值的同時還要確定其可行性。項目被批準(zhǔn)或拒絕前，要有兩個文件來說服利益相關(guān)方或贊助商啟動項目：
- 商業(yè)案例：文件需要論證項目需求的合理性，可以包括投資回報的相關(guān)分析。
- 可行性研究：文件需要評估項目目標(biāo)，完成的時間表以及整個項目的成本。可能還需要注明完成項目所需的資源，以及項目是否具備財務(wù)或商業(yè)價值和意義。
2. 規(guī)劃階段
如果項目獲得批準(zhǔn)，那么下一步就是組建項目團(tuán)隊并規(guī)劃項目的管理工作，以確保在既定截止日期前和預(yù)算范圍內(nèi)實現(xiàn)設(shè)定的項目目標(biāo)。
項目計劃包括所需的資源、資金和材料等信息，還需要為團(tuán)隊提供以下方向：
- 范圍：需要提供一份書面的范圍聲明，重申項目需求、最終交付的成果和目標(biāo)。
- 定義：將較大的可交付成果分解為較小的可交付成果，以便于管理。
- 任務(wù)：確定哪些任務(wù)對最終交付的成果來說是必要的，并指出任務(wù)間的關(guān)聯(lián)性。
- 進(jìn)度表：確定任務(wù)的持續(xù)時間，并設(shè)置完成日期。
- 成本：估算整個項目的成本并制定預(yù)算表。
- 質(zhì)量：確保整個項目的質(zhì)量目標(biāo)得以實現(xiàn)。
- 組織：說明項目的組織方式，包括進(jìn)展情況報告。
- 員工：確定項目成員的角色和職責(zé)。
- 溝通：確定信息傳遞方式，以什么頻率傳遞給誰。
- 風(fēng)險：預(yù)測可能存在的風(fēng)險，評估它們對項目的影響并制定應(yīng)對方案或計劃。
- 采購：確定需要簽訂合同的工作內(nèi)容或材料，確定合同相關(guān)內(nèi)容及供應(yīng)商等信息。
3.執(zhí)行階段
完成項目規(guī)劃后，項目就可以啟動了。這意味著我們已經(jīng)乘上了啟動的快車，但并不意味著會一路坦途，這個階段還需要這些細(xì)節(jié)需要注意：
- 執(zhí)行計劃：按照既定的項目計劃，將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員，并使用項目管理工具（如項目儀表板）來管理和監(jiān)督項目進(jìn)度。
- 管理：管理項目過程中簽署的各類合同。
4. 監(jiān)督和控制
為了確保項目計劃的實施，必須對項目各方面進(jìn)行監(jiān)督并進(jìn)行必要的調(diào)整。為此，可按照下列過程操作：
- 報告：制定衡量項目進(jìn)度的指標(biāo)，并用工具來傳遞進(jìn)度信息。
- 范圍：監(jiān)控范圍并控制需求變更。
- 質(zhì)量：衡量可交付成果的質(zhì)量，確保滿足既定質(zhì)量計劃。如無法達(dá)到預(yù)期質(zhì)量，則需要評估如何提高質(zhì)量。
- 進(jìn)度表：掌握導(dǎo)致項目延期或停滯情況，并及時作出調(diào)整確保項目正常運(yùn)行。
- 成本：監(jiān)控費(fèi)用，控制成本變化。
- 風(fēng)險：注意整個項目過程中的風(fēng)險變化并采取應(yīng)對措施。
5. 收尾階段
項目會在項目目標(biāo)完成后結(jié)束。項目的最后一個階段就是項目的收尾階段。這又會涉及另一個流程：
- 范圍：確保項目的可交付成果已按計劃完成。
- 管理：完結(jié)所有待完成的合同和管理事項，將文檔歸檔并發(fā)送給相關(guān)各方。
如何在組織中進(jìn)行流程管理？
如果組織中已經(jīng)存在一個被普遍認(rèn)可的管理方法，且管理人員已經(jīng)具備了這種方法的經(jīng)驗和知識，那么項目管理工作的開展就會順利很多。但如果組織在項目管理時尚未使用流程和階段，而這確實于項目執(zhí)行有利，那就應(yīng)該在組織中引入相關(guān)概念，甚至可以聘用專業(yè)的項目經(jīng)理。下面是在組織中引入和實施項目流程管理的基本步驟：
1.新的項目管理流程在高層得到認(rèn)可
成功轉(zhuǎn)型的最佳方式首先要得到組織中高層的認(rèn)可和支持。我們可以口頭宣傳全新的流程，甚至可以組織培訓(xùn)，但如果沒有高層管理者的支持，新流程的應(yīng)用將會舉步維艱。無論在任何組織，實行項目流程管理都是一場持久戰(zhàn)，組織規(guī)模越大，所需的時間就越長。因此，必須得到高層的認(rèn)可并做好長期投入的準(zhǔn)備。
2.研究有代表性的項目類型
獲得組織的支持之后，需要對現(xiàn)有項目類型進(jìn)行分析。你和同事們每天執(zhí)行的都是什么類型的項目？這些項目是長期的還是短期的？項目是否設(shè)置了截止日期？項目交付的產(chǎn)品是供外部還是內(nèi)部使用？
將分類后的項目進(jìn)行分組管理，就能更好的理解一個成功的項目管理流程的實施范圍和必要步驟。
3.分析項目的詳細(xì)信息
既然已經(jīng)按類型對項目進(jìn)行分類了，那么接下來就要對每個項目進(jìn)行單獨(dú)分析。
首先要明確每個項目“成功”的定義是什么，以及項目成功的關(guān)鍵步驟。并與團(tuán)隊成員討論目前使用的工具和方法。
例如，人力資源部門可能還在使用老舊的桌面軟件進(jìn)行非常結(jié)構(gòu)化的項目管理，而營銷部門可能已經(jīng)開始使用在線軟件做敏捷管理了。而就算是臨時性項目的執(zhí)行，通常也有適用的方法。
4.與團(tuán)隊共同確定需要改進(jìn)的地方
找出當(dāng)前流程的存在的問題及改進(jìn)方法是流程執(zhí)行過程中的關(guān)鍵，在分析問題的過程中，可以讓團(tuán)隊成員意識到當(dāng)前體系中的漏洞，并且可以通過適當(dāng)?shù)捻椖抗芾砹鞒毯碗A段來改進(jìn)。可以進(jìn)行公開討論并鼓勵大家表達(dá)真實的看法。只有深刻的自省，才有可能理解為什么需要對項目流程進(jìn)行管理。
5.使用工具進(jìn)行項目管理流程
完成了項目管理引進(jìn)、研究和溝通等相關(guān)工作之后，就可以按照前文所述的各個項目階段和流程來實際執(zhí)行項目管理過程了。
如果您的團(tuán)隊涉及一系列具備不同指標(biāo)的項目類型，那么在線項目管理軟件將是最佳的解決方案。因為它的功能更強(qiáng)大，并能夠提供更多的功能。借助在線項目管理軟件，團(tuán)隊可以制定項目計劃、共享文檔并在不同的項目階段進(jìn)行協(xié)作。擁有一個有效、有趣的項目管理軟件可以讓企業(yè)項目管理在轉(zhuǎn)型的過程中變得更順暢、更愉快。
作者：William Malsam
翻譯整理：Worktile
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