你所在企業的業務組織是否感覺有點組織不當？
是不是每個部門和團隊都在各自為政，影響整體的效率、生產和工作環境？
如果的確存在類似問題，那么你需要盡快在組織中實施經過實踐檢驗的項目管理流程和階段，以控制好公司的工作流程。首先，項目管理流程這個概念及其實際適應性可能聽起來很深奧，但通過閱讀本文，你將了解和掌握設置公司業務的項目管理流程和各個階段所需的全部信息。
項目管理的各個階段
無論規模大小，項目中都包含各類不同的活動和任務。從項目起點A達到項目終點B的過程中，要協調和跟蹤無數事項，才有可能成功執行一個項目。這就是為什么項目要被分解為一個個更小、更易操作的部分，即項目各個階段。項目的各個階段允許我們將繁重的項目打散然后重組，并充分思考每個階段的不同任務進而有效推進項目。
項目管理分為五個階段：啟動階段、計劃階段、執行階段、監督和控制以及完結階段。監控和報告工作貫穿了項目管理的所有階段，而這也要求我們充分發揮項目管理工具的作用。如果沒有項目管理工具，我們可能會忙于可操作數據的采集、進度跟蹤和趕截止期限，反而無暇顧及其他更重要的任務。
項目的五個階段構成了項目管理的生命周期，下面，讓我們進一步詳述項目管理的五個階段。
1. 啟動階段
這是所有項目的開始階段。在確定項目價值的同時還要確定其可行性。項目被批準或拒絕前，要有兩個文件來說服利益相關方或贊助商啟動項目：
- 商業案例：文件需要論證項目需求的合理性，可以包括投資回報的相關分析。
- 可行性研究：文件需要評估項目目標，完成的時間表以及整個項目的成本。可能還需要注明完成項目所需的資源，以及項目是否具備財務或商業價值和意義。
2. 規劃階段
如果項目獲得批準，那么下一步就是組建項目團隊并規劃項目的管理工作，以確保在既定截止日期前和預算范圍內實現設定的項目目標。
項目計劃包括所需的資源、資金和材料等信息，還需要為團隊提供以下方向：
- 范圍：需要提供一份書面的范圍聲明，重申項目需求、最終交付的成果和目標。
- 定義：將較大的可交付成果分解為較小的可交付成果，以便于管理。
- 任務：確定哪些任務對最終交付的成果來說是必要的，并指出任務間的關聯性。
- 進度表：確定任務的持續時間，并設置完成日期。
- 成本：估算整個項目的成本并制定預算表。
- 質量：確保整個項目的質量目標得以實現。
- 組織：說明項目的組織方式，包括進展情況報告。
- 員工：確定項目成員的角色和職責。
- 溝通：確定信息傳遞方式，以什么頻率傳遞給誰。
- 風險：預測可能存在的風險，評估它們對項目的影響并制定應對方案或計劃。
- 采購：確定需要簽訂合同的工作內容或材料，確定合同相關內容及供應商等信息。
3.執行階段
完成項目規劃后，項目就可以啟動了。這意味著我們已經乘上了啟動的快車，但并不意味著會一路坦途，這個階段還需要這些細節需要注意：
- 執行計劃：按照既定的項目計劃，將任務分配給團隊成員，并使用項目管理工具（如項目儀表板）來管理和監督項目進度。
- 管理：管理項目過程中簽署的各類合同。
4. 監督和控制
為了確保項目計劃的實施，必須對項目各方面進行監督并進行必要的調整。為此，可按照下列過程操作：
- 報告：制定衡量項目進度的指標，并用工具來傳遞進度信息。
- 范圍：監控范圍并控制需求變更。
- 質量：衡量可交付成果的質量，確保滿足既定質量計劃。如無法達到預期質量，則需要評估如何提高質量。
- 進度表：掌握導致項目延期或停滯情況，并及時作出調整確保項目正常運行。
- 成本：監控費用，控制成本變化。
- 風險：注意整個項目過程中的風險變化并采取應對措施。
5. 收尾階段
項目會在項目目標完成后結束。項目的最后一個階段就是項目的收尾階段。這又會涉及另一個流程：
- 范圍：確保項目的可交付成果已按計劃完成。
- 管理：完結所有待完成的合同和管理事項，將文檔歸檔并發送給相關各方。
如何在組織中進行流程管理？
如果組織中已經存在一個被普遍認可的管理方法，且管理人員已經具備了這種方法的經驗和知識，那么項目管理工作的開展就會順利很多。但如果組織在項目管理時尚未使用流程和階段，而這確實于項目執行有利，那就應該在組織中引入相關概念，甚至可以聘用專業的項目經理。下面是在組織中引入和實施項目流程管理的基本步驟：
1.新的項目管理流程在高層得到認可
成功轉型的最佳方式首先要得到組織中高層的認可和支持。我們可以口頭宣傳全新的流程，甚至可以組織培訓，但如果沒有高層管理者的支持，新流程的應用將會舉步維艱。無論在任何組織，實行項目流程管理都是一場持久戰，組織規模越大，所需的時間就越長。因此，必須得到高層的認可并做好長期投入的準備。
2.研究有代表性的項目類型
獲得組織的支持之后，需要對現有項目類型進行分析。你和同事們每天執行的都是什么類型的項目？這些項目是長期的還是短期的？項目是否設置了截止日期？項目交付的產品是供外部還是內部使用？
將分類后的項目進行分組管理，就能更好的理解一個成功的項目管理流程的實施范圍和必要步驟。
3.分析項目的詳細信息
既然已經按類型對項目進行分類了，那么接下來就要對每個項目進行單獨分析。
首先要明確每個項目“成功”的定義是什么，以及項目成功的關鍵步驟。并與團隊成員討論目前使用的工具和方法。
例如，人力資源部門可能還在使用老舊的桌面軟件進行非常結構化的項目管理，而營銷部門可能已經開始使用在線軟件做敏捷管理了。而就算是臨時性項目的執行，通常也有適用的方法。
4.與團隊共同確定需要改進的地方
找出當前流程的存在的問題及改進方法是流程執行過程中的關鍵，在分析問題的過程中，可以讓團隊成員意識到當前體系中的漏洞，并且可以通過適當的項目管理流程和階段來改進?？梢赃M行公開討論并鼓勵大家表達真實的看法。只有深刻的自省，才有可能理解為什么需要對項目流程進行管理。
5.使用工具進行項目管理流程
完成了項目管理引進、研究和溝通等相關工作之后，就可以按照前文所述的各個項目階段和流程來實際執行項目管理過程了。
如果您的團隊涉及一系列具備不同指標的項目類型，那么在線項目管理軟件將是最佳的解決方案。因為它的功能更強大，并能夠提供更多的功能。借助在線項目管理軟件，團隊可以制定項目計劃、共享文檔并在不同的項目階段進行協作。擁有一個有效、有趣的項目管理軟件可以讓企業項目管理在轉型的過程中變得更順暢、更愉快。
作者：William Malsam
翻譯整理：Worktile
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