對于員工人數(shù)較多的企業(yè)來說，人事檔案信息非常龐大和復(fù)雜。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和excel管理方式非常耗時耗力，數(shù)據(jù)也容易出錯，企業(yè)需要一個集中化的系統(tǒng)來有效管理員工檔案信息，以取代傳統(tǒng)的手工文件管理方式，因此，人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，人事檔案管理系統(tǒng)將信息集中存儲在一個系統(tǒng)中，便于維護(hù)和管理，同時提供了快速、準(zhǔn)確的員工信息存取和檢索功能，大大提高了企業(yè)管理人事檔案信息的效率。
一、人事檔案管理可以解決哪些痛點：
1、手動錄入和處理數(shù)據(jù)容易出錯：傳統(tǒng)手動紙質(zhì)或excel方式錄入和處理數(shù)據(jù)容易出錯，而且費時費力，降低工作效率。
2、檔案查閱繁瑣：人事檔案一般都是存放在檔案室，相關(guān)部門要查看時，需要寫申請，而且需要審批，過程繁瑣，費時費力。
3、紙質(zhì)人事檔案易破損：檔案信息都是記錄在紙上，而紙張容易受潮、破損，不利于長期存檔。
4、人事信息容易泄露：紙質(zhì)或excel的檔案管理方式缺乏足夠的安全措施，可能會面臨員工信息泄露的風(fēng)險。
5、沒有數(shù)據(jù)備份：紙質(zhì)或excel的檔案管理方式缺乏良好的數(shù)據(jù)備份功能，這導(dǎo)致如果檔案出現(xiàn)丟失、損毀情況，無法找回，而人事檔案管理系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)備份功能，可以定期備份數(shù)據(jù)，增強(qiáng)風(fēng)險控制能力。
二、人事檔案管理系統(tǒng)簡介：
人事檔案管理系統(tǒng)是用于企業(yè)管理員工檔案、信息和相關(guān)流程的軟件系統(tǒng)，包含員工花名冊管理、教育經(jīng)歷管理、證書證件管理、人事合同管理等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對所有員工信息的存檔，大大減少人工審核和人工收集的繁瑣，提高工作效率，并利于檔案的長期存檔，同時具備數(shù)據(jù)備份功能，防止檔案損毀、丟失。
三、人事檔案管理系統(tǒng)功能介紹：
1、員工花名冊管理：按類型分為在職和已離職，錄入員工的基本信息、職位信息等，包含快速篩選功能，選擇對應(yīng)查詢條件，即可快速定位到員工信息。
2、教育經(jīng)歷管理：可按學(xué)歷分組，記錄所有員工教育記錄信息，包含學(xué)位名稱、學(xué)位類型等，同時支持快速篩選和關(guān)鍵詞搜索功能。
3、證書證件管理：錄入和管理員工證書證件，包含發(fā)證機(jī)構(gòu)、發(fā)證日期、證書等級、有效期等信息，同時支持快速篩選和關(guān)鍵詞搜索功能，利用相關(guān)部門查詢員工證書信息。
4、人事合同管理：關(guān)聯(lián)所屬員工，記錄和管理員工的雇傭合同、協(xié)議以及其他法律文件，確保合規(guī)性。
5、統(tǒng)計分析管理：員工數(shù)據(jù)可視化報表分析展示，助HR進(jìn)行科學(xué)的人事決策，包含就職狀態(tài)統(tǒng)計、學(xué)歷分布統(tǒng)計、男女分布統(tǒng)計、年齡分布統(tǒng)計等，全面把握人事的數(shù)據(jù)情況。
三、無代碼平臺的人事檔案管理有什么特點優(yōu)勢呢?
1、支持公開表單：工作表單支持公開發(fā)布功能，可以公開對應(yīng)表單，通過生成的鏈接或二維碼的方式供員工填寫數(shù)據(jù)，最后系統(tǒng)自動匯總員工的數(shù)據(jù)信息，便于統(tǒng)計員工信息。
2、支持多種視圖：企業(yè)員工規(guī)模不斷擴(kuò)大檔案信息龐雜，雀書支持多種視圖，如：表格視圖、看板視圖、畫廊視圖等，建立多個角度的數(shù)據(jù)子集，幫助企業(yè)更加方便快捷地管理人事檔案。
3、支持權(quán)限控制，安全管理員工數(shù)據(jù)：在人事檔案中，個人經(jīng)歷、證件資料等信息屬于員工的個人隱私，要求更加嚴(yán)苛的安全管理。雀書的權(quán)限體系精確到字段粒度，可以針對可公開字段信息或私人字段信息設(shè)置不同權(quán)限。也支持結(jié)合組織架構(gòu)，對不同角色配置不同的檔案查看或編輯權(quán)。
4、快速搭建，靈活調(diào)整，擴(kuò)展性強(qiáng)：雀書平臺的人事檔案管理系統(tǒng)是以無代碼為底座，不懂代碼的業(yè)務(wù)人員，通過簡單的拖拉拽方式，也可快速搭建出一個管理系統(tǒng)，并且可靈活調(diào)整，適應(yīng)不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)需求。
五、總結(jié)：
終上所述，人事檔案管理系統(tǒng)，可以將員工信息檔案集中存儲和維護(hù)，通過數(shù)字化管理，減少紙質(zhì)檔案損毀、數(shù)據(jù)填寫錯誤等的風(fēng)險，支持快速篩選和查詢，提高報表分析功能，幫助企業(yè)全面把握員工數(shù)據(jù)情況，提高管理檔案的工作效率。
以上介紹的是雀書無代碼一體化管理平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，感興趣的伙伴也可以上官網(wǎng)，進(jìn)行試用或調(diào)整~
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