對于員工人數較多的企業來說，人事檔案信息非常龐大和復雜。傳統紙質檔案管理和excel管理方式非常耗時耗力，數據也容易出錯，企業需要一個集中化的系統來有效管理員工檔案信息，以取代傳統的手工文件管理方式，因此，人事檔案管理系統應運而生，人事檔案管理系統將信息集中存儲在一個系統中，便于維護和管理，同時提供了快速、準確的員工信息存取和檢索功能，大大提高了企業管理人事檔案信息的效率。
一、人事檔案管理可以解決哪些痛點：
1、手動錄入和處理數據容易出錯：傳統手動紙質或excel方式錄入和處理數據容易出錯，而且費時費力，降低工作效率。
2、檔案查閱繁瑣：人事檔案一般都是存放在檔案室，相關部門要查看時，需要寫申請，而且需要審批，過程繁瑣，費時費力。
3、紙質人事檔案易破損：檔案信息都是記錄在紙上，而紙張容易受潮、破損，不利于長期存檔。
4、人事信息容易泄露：紙質或excel的檔案管理方式缺乏足夠的安全措施，可能會面臨員工信息泄露的風險。
5、沒有數據備份：紙質或excel的檔案管理方式缺乏良好的數據備份功能，這導致如果檔案出現丟失、損毀情況，無法找回，而人事檔案管理系統具有數據備份功能，可以定期備份數據，增強風險控制能力。
二、人事檔案管理系統簡介：
人事檔案管理系統是用于企業管理員工檔案、信息和相關流程的軟件系統，包含員工花名冊管理、教育經歷管理、證書證件管理、人事合同管理等功能，能夠實現對所有員工信息的存檔，大大減少人工審核和人工收集的繁瑣，提高工作效率，并利于檔案的長期存檔，同時具備數據備份功能，防止檔案損毀、丟失。
三、人事檔案管理系統功能介紹：
1、員工花名冊管理：按類型分為在職和已離職，錄入員工的基本信息、職位信息等，包含快速篩選功能，選擇對應查詢條件，即可快速定位到員工信息。
2、教育經歷管理：可按學歷分組，記錄所有員工教育記錄信息，包含學位名稱、學位類型等，同時支持快速篩選和關鍵詞搜索功能。
3、證書證件管理：錄入和管理員工證書證件，包含發證機構、發證日期、證書等級、有效期等信息，同時支持快速篩選和關鍵詞搜索功能，利用相關部門查詢員工證書信息。
4、人事合同管理：關聯所屬員工，記錄和管理員工的雇傭合同、協議以及其他法律文件，確保合規性。
5、統計分析管理：員工數據可視化報表分析展示，助HR進行科學的人事決策，包含就職狀態統計、學歷分布統計、男女分布統計、年齡分布統計等，全面把握人事的數據情況。
三、無代碼平臺的人事檔案管理有什么特點優勢呢?
1、支持公開表單：工作表單支持公開發布功能，可以公開對應表單，通過生成的鏈接或二維碼的方式供員工填寫數據，最后系統自動匯總員工的數據信息，便于統計員工信息。
2、支持多種視圖：企業員工規模不斷擴大檔案信息龐雜，雀書支持多種視圖，如：表格視圖、看板視圖、畫廊視圖等，建立多個角度的數據子集，幫助企業更加方便快捷地管理人事檔案。
3、支持權限控制，安全管理員工數據：在人事檔案中，個人經歷、證件資料等信息屬于員工的個人隱私，要求更加嚴苛的安全管理。雀書的權限體系精確到字段粒度，可以針對可公開字段信息或私人字段信息設置不同權限。也支持結合組織架構，對不同角色配置不同的檔案查看或編輯權。
4、快速搭建，靈活調整，擴展性強：雀書平臺的人事檔案管理系統是以無代碼為底座，不懂代碼的業務人員，通過簡單的拖拉拽方式，也可快速搭建出一個管理系統，并且可靈活調整，適應不斷發展的業務需求。
五、總結：
終上所述，人事檔案管理系統，可以將員工信息檔案集中存儲和維護，通過數字化管理，減少紙質檔案損毀、數據填寫錯誤等的風險，支持快速篩選和查詢，提高報表分析功能，幫助企業全面把握員工數據情況，提高管理檔案的工作效率。
以上介紹的是雀書無代碼一體化管理平臺的人事檔案管理系統，感興趣的伙伴也可以上官網，進行試用或調整~
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