2020 年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》提出“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。
組織在日常檔案管理中
存在著多項挑戰
- 檔案收集難：檔案分散在不同系統及部門，收集不及時。
- 檔案整理難：手動整理檔案工作量大，耗時長，易出錯。
- 檔案鑒定難：檔案的鑒定、銷毀步驟復雜，評定程序繁瑣。
- 檔案檢索難：檔案模糊、記錄缺失等，導致檢索困難，影響決策。
- 檔案借閱難：檔案查找困難、借出狀態無法準確及時掌握、檔案資料往往只有一份，無法實現多人同時借閱。
互軟數字化檔案管理平臺，融合了新的《檔案法》及國家最新的檔案管理規定，提供檔案的全生命周期管理，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，助力組織完成電子檔案標準規范體系建設。
互軟數字化檔案管理平臺的核心亮點
- 檔案的全生命周期管理：與流程相結合，實現檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀的全生命周期管理。
- 全面支持信創適配：支持全要素信創基礎環境，滿足信創各項指標要求。
- 檔案修復：采用基于人工智能深度學習的超分辨率重建算法，修復電子檔案中因原始檔案老化、破損、霉斑、退色等原因造成的檔案模糊問題，最大限度還原檔案原貌和視覺效果的增強。
- 文字識別：采用ICR技術(智能字符識別Intelligent Character Recognition，互軟智能研究院自研的多特征融合的圖像超分辨率重建算法優化文字識別技術)自動提取檔案文本信息。
- 100%歸檔：多種方式渠道獲取檔案，實現電子檔案的100%歸檔。
- 全文檢索：支持類型檢索、關鍵字檢索、高級檢索等多種檢索方式，實現檔案全文檢索，全面提高檔案利用效率。
- 檔案防篡改：對接多家電子印章產品，多層加密，防止篡改。
- 可視化配置：與各類OA、HRM、ERP、CRM等系統方便集成，靈活定義界面、表單、流程、權限、元數據等。
檔案收集
系統提供多種檔案歸檔收集方式，包括：手工收集、線上收集、接口收集。
手工收集：采用ICR技術精準識別掃描件里的文字，實現掃描文檔信息提取的自動化，減少人工錄入文檔信息的人力成本。
線上收集：與業務場景流程關聯，自動收集業務檔案，例如合同、公文、項目 等業務場景中產生的大量文件。
接口收集：檔案系統提供多種系統集成方式，可以提供不同開放的數據接口供第三方系統進行調用，也可以主動開發調用其他系統接口。
檔案修復
采用基于人工智能深度學習的超分辨率重建算法將低分辨率模糊的文字和字符圖像重建為高清晰度的高分辨率圖像，修復電子檔案中因原始檔案老化、破損、霉斑、退色等原因造成的檔案模糊問題，最大限度還原檔案原貌和視覺效果的增強。同時基于AI算法自動給黑白照片和視頻上色，提升照片視頻視覺效果。修復時從備選池中自動提取待修復文件，提升清晰度、分辨率等視覺效果，并自動批量進行修復。
檔案整理
檔案著錄
檔案著錄包括案卷著錄及卷內目錄著錄。著錄時采用先著錄案卷信息，后著錄卷內目錄的組卷模式。由此，實現對文書、業務、科技、實物、會計、電子、圖書、聲像等類型檔案的管理。根據各類檔案信息錄入需求，可自定義檔案分類及各檔案分類著錄項信息。
檔案編研
將檔案分為大事記和專題檔案兩種編研方式，實現大事記的編寫、維護和查詢，能夠對專題檔案進行瀏覽、維護和目錄打印。同時提供全宗卷樣式中心，實現全宗卷維護、全宗卷瀏覽、全宗卷樣列、樣列維護。
檔案利用
檔案檢索
提供多種檢索方式，如：類型檢索、關鍵字檢索、高級檢索等，同時提供多個版本的同屏查閱功能，可以將多個版本的電子檔同一屏幕上進行查看。
檔案借閱
用戶可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱審批流程。借閱流程統一在線上流轉，支持電子檔案及實體檔案的借出及借閱。管理員可實時跟蹤檔案借閱情況，并更新借閱狀態，電子檔案到期后會自動收回。申請人可以在我的借閱記錄中查看通過審批的借閱檔案。
檔案鑒定及銷毀
針對到期的檔案數據進行開放鑒定、移交鑒定及銷毀鑒定。用戶可以選擇一批次檔案通過鑒定流程完成鑒定業務，當前置的鑒定流程結束后，系統會自動將鑒定結果為無價值的檔案歸入待銷毀庫，用戶可以直接銷毀，也可以根據預設的規則進入回收站，避免因錯誤刪除檔案而導致重大損失。
檔案統計
對一定時期內電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計。
安全管控
電子簽章及水印加注
電子簽章及水印加注：系統整合對接多家電子印章產品，多層加密，防止篡改。支持添加PDF水印，防止用戶對檔案附件隨意修改、截屏、拍照、盜取數據信息及下載后二次利用。
審計管理
具備分級授權管理的機制，滿足“三員分立”權限管理。隨時記錄用戶訪問、存取、使用電子檔案的行為和信息，杜絕隨意更改，加大安全把控。
密碼認證保障
針對檔案數據的信息保密需求，提供全網統一的身份認證和訪問控制手段以確保登錄用戶合法性。
互軟集團多年來堅持持續創新的發展理念，為各行業客戶提供以協同管理軟件為核心，整合移動互聯網、智能識別、AIoT智能物聯網等多種解決方案和服務。在助力政府企業數字化檔案管理方面有多個成功案例，為多家數字檔案館建設提供產品和技術支持。
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