Excel是一個老牌又年輕的產品，說它老牌，是因為我們所有人，在擁有自己人生中第一臺電腦時，第一個安裝的軟件就是office套裝；
說它年輕，是因為這么多年了，地位還是屹立不倒！
熟悉我的老粉都知道，我喜歡看招聘JD，看多了JD，會發現除了硬性的PMP證書條件以外，還有一項非常重要的能力——
很多公司招聘項目經理，都會加上這么一條：要求熟練運用Excel，有時候甚至不提Project，也要寫上會用Excel。這是為什么呢？
其實原因主要有兩個：
1、領導/甲方電腦里不一定有Project，但Excel人手一份！2、Excel實在是太強大了，項目中95%的問題，都可以直接用它搞定！
廢話不多說，今天老原現在就給大家講講怎么用Excel搞定項目
今天的內容，主要分2個部分：
1、怎么用Excel進行項目管理？
2、5個Excel職場習慣，幫你提高協作效率？
看完，記得點贊支持一下老原。
一、怎么用Excel進行項目管理？
Excel在項目管理的全過程中，都扮演至關重要的角色，大概的一個流程我也整理成一張圖，可以讓大家更清楚的看到，每個環節中的Excel，都在做些什么？
方便對照接下來的文字進行展開理解。
01用excel進行任務分解
正確分解任務，是項目成功的第一步，也就是WBS。 如何進行WBS分解 目標→任務→工作→活動
至于要怎么用好WBS，這篇文章就不展開贅述了，大家可以回顧一下我之前關于WBS的分享。
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無論是使用excel，還是使用project，或者是其他工具，任務分解都是第一步，學會分解任務,只有將任務分解得足夠細，你才能心里有數，才能有條不紊地工作,才能統籌安排時間表 。
任務分解之后，你可以使用excel來自定義你需要展示什么信息。我的建議是至少展示以下信息：
02用Excel搞清任務關聯
在項目進行中，經常出現這種情況：同事小王急匆匆來找你，撂下一句：任務截止時間我完不成了，要延后2天！
對方這樣做，可能還理直氣壯：我總是提前告訴你了，總不該不答應吧？
這時候，任務關聯圖就至關重要了。
你可以憑借這張表，有理有據的告訴他，不是我答不答應，你要看你背后的任務答不答應，它們得負責人答不答應！
你如果延后，你的后置任務B就無法如期開始，任務B延后呢，又會影響任務C無法正常開工……
因此，若要中途調整項目任務，就需要將相關方叫到一起，評估調整的可行性——一切都要保證最終的關鍵里程碑。
03用甘特圖優化任務分配
雖然顏色是丑了點，但是將甘特圖標注不同的顏色，真的很實用。
這個甘特圖的顏色和“任務分解”部分的人名顏色是相關的。也就是與負責人相匹配。
因此，在一個小項目里，我們可以為各種角色指定一個標志色。
如此，他打開這個計劃表，直接搜尋他的標志色，就可以清楚地看到他的任務和進程。
——在項目經理排資源時，也很容易一眼看出某人的資源利用情況：有沒有因為并行任務太多而導致某人資源過度飽和，有沒有有效利用某人的資源等等。
在復雜的項目里，還可以借助excel的顏色篩選，直接將某個人的任務全部篩選出來：
04 關鍵里程碑
所謂關鍵里程碑，是一個階段工作必須要保證的時間點，而這個時間點的順利完成與否，決定了里程碑以后的各項工作能不能也保證順利進行。
如果關鍵里程碑都無法保證，將意味著里程碑以后的各項任務要重新調整。
將關鍵里程碑標注為醒目的紅色，并加上里程碑說明，是一個不錯的辦法。
05 妙用凍結窗格，Excel一秒變Project
Project做出來的計劃表，在拖動查看視圖時，日期行和任務行鎖定能夠在原地不動，其實Excel也可以做到！
使用excel的窗格凍結功能能夠輕而易舉達到目的。如圖所示：點擊你期望凍結的窗格交叉點窗格，點擊凍結窗格，即達到目標。
07 其他實用技巧（注意事項）
1-除非特殊的情況，比如給領導展示或是其他，自己的源數據盡量不要用合并的功能
合并后的表格不能參與其他的excel功能，比如我經常用到的“插入 表”、“插入數據透視表”、“插入數據透視圖”功能，而且篩選功能也因此受到影響
合并后的表格在進行函數計算的時候非常容易出錯
2-給領導展示表格時候，一定要美觀！美觀！美觀！具體是以下幾點：
避免出現太多種刺眼的顏色，這樣會在整體上給人凌亂的感覺，而且會讓人分不清主次
表格的字體和對齊方式一定要統一，不能出現數據在表格中亂放的情況
文本格式的數據，在一行顯示不了的時候，可以通過“自動換行”方式進行。但要注意協調同類行的行高
整理過的表格，不論數據多少，在進行最終保存時，一定要將A1設置為活動單元格，方便協作同事進行數據操作
二、5個Excel職場習慣，幫你提高協作效率？
過多的功能也不多介紹，好用的東西在精不在多。分享一些在我的實際工作中，真的有用的一些Excel小習慣/小技巧。
01“把Excel當word用”
雖然這是一句玩笑話，表格真正的功能是數據處理好嗎？但現實工作中，一些信息放在Excel里會變得更加直觀。這些信息，有一個統一的名字，叫做「清單」
相比Word，Excel在做文檔方面確實有幾個優勢。
1- 信息梳理更清晰2- 圖片排版更方便3- 表格分頁很輕松4- 記錄數據易統計
02Excel的一些職場好習慣
也很多同學會私下問老原一些Excel方面的問題，其實很多問題都源于習慣。
我也總結了xx個Excel的好習慣，都非常非常的簡單，簡單到你平時都注意不到，但是一旦養成了習慣，除了讓自己效率提升，更重要的，可以也讓同事覺得你做事很讓人放心。
1、工作表名稱不要用sheet123
類似的，文件名字也不要用默認的【新建 Microsoft Excel 工作表】。花5秒給表格起個名字，說明表格的用途，既方便自己，也可以減少和同事時帶來不便。2、給表格加個目錄學員表格發過來，打開一看十幾個工作表，我基本就放棄了。- 每個工作表是做什么用的？- 問題出現在哪個表格中？- 表格的相互關系是什么？不同的工作崗位，這個信息差就像一座大山一樣。或許給你解答的項目管理問題很簡單，但是對方不想翻過大山再給你解答！
加一個目錄，配上超鏈接跳轉，把“大山”移走。3、修改表格時先另存備份模板類的表格，使用之前一定要對空白表格、原始模板另存備份，誰用過誰知道，清空模板里的數據，也是一個體力活。
4、打印前先預覽頁數
每個用表格的人都有過這樣的經歷。
表格明明只有一頁，打印出來有好幾頁，每頁內容還不全。這是表格打印預覽沒有設置好。
這4個好習慣，背后其實是一些職場溝通合作的習慣。
第一，存檔復盤的習慣。
對工作進行留檔備份，總結優缺點，及時改進和提升。比如：表格另存備份，打印前確認預覽效果
第二，交付利他的習慣。和同事合作時多為多方考慮一些，保證自己工作產出質量，對方接手更輕松、沒有有疑惑。比如：文件命名的習慣，不全選復制、先完成工作再研究高級方法。
話說回來，不管是用什么軟件，完美完成項目的關鍵還是在于人。只有團隊有足夠的執行力，工具才能發揮出更大的價值。
項目經理是需要極強的溝通和協作的崗位，工作中多點“利他思維”，項目推進一定會順利得多！
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