采購(gòu)合同是商務(wù)性的契約文件，不同的采購(gòu)項(xiàng)目簽訂的采購(gòu)合同有所差異，因此“采購(gòu)合同如何整理分類(lèi)”成了許多企業(yè)關(guān)注的問(wèn)題。下面本文將分享一些采購(gòu)合同整理分類(lèi)的方法，供各位參考學(xué)習(xí)!
1、按照采購(gòu)物資的性質(zhì)，對(duì)簽訂的合同進(jìn)行分類(lèi)整理，分區(qū)存放。有電子檔案的，分建不同的文件夾。
2、建立合同履行監(jiān)督卡監(jiān)督卡。按類(lèi)別，每一類(lèi)型建立一種監(jiān)督卡，有特殊事項(xiàng)的單獨(dú)建立。將每份合同所有的需要監(jiān)督的事項(xiàng)全部填寫(xiě)完畢。留待合同正式履行時(shí)監(jiān)督供應(yīng)商使用。
3、建立付款臺(tái)帳付款臺(tái)帳。管理各合同付款明細(xì)情況，重點(diǎn)記錄：合同總價(jià)、每次付款金額、付款憑證編號(hào)、發(fā)票收到否、是否完成付款等情況。為嚴(yán)格規(guī)范部門(mén)合同的簽訂、整理、歸檔、保管工作，方便日常查閱。
4、合同履行期限管理。將所有合同履行時(shí)間進(jìn)行登記匯總，做好到期前的合同收尾工作，有電子檔案的，可以設(shè)置到期自動(dòng)提醒。
5、建立合同變更登記薄。記錄合同履行的變更情況和審批情況。如下：合同編號(hào)、變更時(shí)間、原合同內(nèi)容、變更后內(nèi)容、變更執(zhí)行時(shí)間、變更審批報(bào)告編號(hào)、批準(zhǔn)人。
6、用新的合同編號(hào)，如果合同進(jìn)行變更或者補(bǔ)充則合同編號(hào)相應(yīng)的增加“補(bǔ)”字。
7、供貨商合同，必須留存其提供物品的報(bào)價(jià)單，必要時(shí)還要附上與其他供貨商提供的同等物品的價(jià)格對(duì)比單。
8、所簽訂的合同必須留存對(duì)方材料，即個(gè)人的留存身份證復(fù)印件等，企業(yè)、單位的留存企業(yè)相關(guān)材料、授權(quán)書(shū)、被授權(quán)人的身份證復(fù)印件等。
9、招投標(biāo)的合同單獨(dú)保存。
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