做計(jì)劃是為了知道之后做什么、怎么做?大家之所以工作中將項(xiàng)目管理運(yùn)用得越來(lái)越多，就是因?yàn)楣ぷ魅蝿?wù)越加繁復(fù)，需要項(xiàng)目管理思維的邏輯去理清楚，而計(jì)劃就是理清這些的關(guān)鍵。
當(dāng)然項(xiàng)目計(jì)劃不只是空想而已，它的可行性要求是很高的。項(xiàng)目計(jì)劃管理也不是寫(xiě)出一個(gè)流程文檔而已，而是包括了計(jì)劃的制動(dòng)、實(shí)施、和變更等過(guò)程。
一、做計(jì)劃：遵循規(guī)范、收集信息、運(yùn)用工具
所謂的項(xiàng)目計(jì)劃就是通過(guò)收集的信息資料等，制定一個(gè)有條例框架、邏輯聯(lián)系，并填充了具體實(shí)施方案的文檔內(nèi)容。其包括了項(xiàng)目范圍、需求、目標(biāo)、資源、成本、風(fēng)險(xiǎn)等各方面的規(guī)劃內(nèi)容，總的說(shuō)項(xiàng)目總計(jì)劃就是這些子內(nèi)容分析后計(jì)劃的總結(jié)列表。
因此，在制定項(xiàng)目計(jì)劃前，大家先要了解項(xiàng)目的組織管理結(jié)構(gòu)，有哪些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等需要遵守，這些對(duì)于計(jì)劃后期的執(zhí)行來(lái)說(shuō)，屬于理性的外在硬性條件，所以提前考慮，不要與之相沖突，避免計(jì)劃后無(wú)從實(shí)施而做無(wú)用功。同時(shí)，項(xiàng)目組要遵守的除了企業(yè)制度等外，還有與各相關(guān)方的文本約定，即合同等，如果合同上已經(jīng)都明確了某些限定因素、條件，大家在計(jì)劃時(shí)沒(méi)必要硬性踩雷點(diǎn)，制造不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
我們知曉項(xiàng)目的約束限制后，在計(jì)劃制定或過(guò)程中，可以開(kāi)始收集大量的可用事實(shí)資料，作為依據(jù)支撐，這些都是項(xiàng)目各流程規(guī)劃的基礎(chǔ)。同時(shí)這些文檔文獻(xiàn)還可作為項(xiàng)目計(jì)劃的輔助說(shuō)明，項(xiàng)目計(jì)劃不可能做成大量文字等堆砌的形式，必然是要做條例歸納的;但是每個(gè)人的理解能力不同，當(dāng)大家理解不充分時(shí)，就可以根據(jù)參考資料的內(nèi)容幫助去理解計(jì)劃的真實(shí)意義。
最后就是在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，因其是有著邏輯結(jié)構(gòu)化的，為了簡(jiǎn)便工作，大家可以運(yùn)用各種工具與科學(xué)方式。例如：利用圖形模板等畫(huà)流程、運(yùn)用價(jià)值分析法等做估算……各類(lèi)工具、方法的聯(lián)合使用，會(huì)讓制定的計(jì)劃展現(xiàn)更清晰明朗，耗費(fèi)人力時(shí)間也更少。
二、實(shí)施計(jì)劃：接受偏差、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、調(diào)整方案
制定完計(jì)劃后，項(xiàng)目組的任務(wù)就是實(shí)施計(jì)劃，這也是制定計(jì)劃的目的;但同時(shí)我們也要清楚，計(jì)劃并不會(huì)一成不變，也不會(huì)百分百被執(zhí)行。大家要接受項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)“改變”的可能，這些就是項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的“偏差”。
當(dāng)計(jì)劃出現(xiàn)偏差，就會(huì)有同時(shí)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的可能。為了盡量減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，同時(shí)也是為了糾正項(xiàng)目偏差產(chǎn)生的不良影響，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就需要采取相應(yīng)的調(diào)整管理措施，這也是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中必不可少的操作。
項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行時(shí)的調(diào)整管理主要包括了：人力資源分配的調(diào)整，即成員們的工作任務(wù)的周期與數(shù)量是否合適;對(duì)應(yīng)任務(wù)所需技術(shù)能力的補(bǔ)充，團(tuán)隊(duì)是否有完成項(xiàng)目任務(wù)的對(duì)應(yīng)職業(yè)技能，是否需要培訓(xùn)學(xué)習(xí)等;另外，應(yīng)該規(guī)定具體時(shí)間段或緊急臨時(shí)召開(kāi)階段會(huì)議，了解項(xiàng)目最新進(jìn)展，并集體商討可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題以及糾正偏差的方案等。
項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程既可以驗(yàn)證前一步項(xiàng)目計(jì)劃的可行性，又關(guān)聯(lián)項(xiàng)目接下來(lái)完成度。因此是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能工作任務(wù)最重的時(shí)期，也是關(guān)鍵階段。
三、變更計(jì)劃：跟蹤過(guò)程、了解原因、降低風(fēng)險(xiǎn)
做過(guò)項(xiàng)目的都知道，基本沒(méi)有不發(fā)生變更的計(jì)劃。項(xiàng)目管理從來(lái)不是為了阻止變化的發(fā)生，而是為了控制變更可能帶來(lái)的不好影響，將其降至越低越好。
因此，當(dāng)項(xiàng)目計(jì)劃要發(fā)生變更時(shí)，我們首先需要運(yùn)用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的跟蹤、監(jiān)控等步驟了解項(xiàng)目可能因此產(chǎn)生的結(jié)果，運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制判斷可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的級(jí)別，如此才好為之后所能采取的應(yīng)對(duì)措施有一個(gè)大致的方向。
同時(shí)，項(xiàng)目組還需要分析變更是否已經(jīng)發(fā)生及變更發(fā)生的原因。項(xiàng)目計(jì)劃發(fā)生改變，可能是項(xiàng)目的需求等范圍超出，也可能是資源變動(dòng)跟不上，還可能是大家執(zhí)行力不足。通過(guò)這些一項(xiàng)項(xiàng)查驗(yàn)就可完全找出項(xiàng)目的癥結(jié)，更好“對(duì)癥下藥”，解決項(xiàng)目變更的不好之處。
綜上所述，項(xiàng)目計(jì)劃管理需要做好充足的前期準(zhǔn)備、遵守規(guī)范的理性條約、調(diào)整可能跑偏的方向，以及隨時(shí)應(yīng)對(duì)改變的可能等等。顯而易見(jiàn)這是一個(gè)較為系統(tǒng)的管理過(guò)程，貫穿了整個(gè)項(xiàng)目的始終，因此大家在做計(jì)劃時(shí)更應(yīng)該尤為重視，才能讓后期風(fēng)險(xiǎn)更低，讓項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的可能度更高。
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