1 加強基礎設施建設
不斷完善檔案信息基礎設施建設，為信息化鋪“路”。檔案信息基礎設施主要包括：交換機、路由器、高性能服務器、大容量存儲和備份設備，以及操作系統、高可靠性的信息安全系統、數據庫管理系統等。經過多年的建設，很多單位都已建設了局域網，甚至是連通分支機構的廣域網。但也有許多單位仍然停留在網絡上面傳新聞、電腦當作打字機的水平，許多業務工作仍然是手工或者單機系統，更沒有實現工作流程的綜合集成。信息化的巨額投資應該獲得應有的效益，信息化的工作任重而道遠。完善信息基礎設施建設，重點在于建立滿足應用需求的網絡。主要從三個方面來考慮： （1）檔案部門的局域網與辦公自動化同步建設。要把檔案信息化納入國家信息化的總格局中，保持協調、同步發展。各單位在建設辦公自動化系統的同時必須考慮文檔一體化管理的要求。 （2）建設好檔案網站。目前很多檔案部門都建設了自己的檔案網站，為檔案網上利用提供了方便。但問題也不少，不少網站更新慢，內容單一，訪問量極低，網站形同虛設。 （3）要有長遠打算，把建設數字檔案館作為今后的工作目標。
2 落實信息系統的使用
推廣、普及、深化檔案管理信息系統的應用，為信息化造“車”。除了應具備完善的軟硬件基礎設施的規范化管理和精細化使用外，還需要有先進、實用、可靠的檔案管理軟件系統，包括辦公自動化系統和檔案管理信息系統。滿足檔案管理綜合業務和局部業務需求的各種類型的檔案管理系統是管理永久檔案信息的軟件載體。辦公自動化系統是滿足人們辦公事務、處理共性需求的工具軟件，它能夠滿足行業或單位內部所有人員的應用，是實現管理和業務信息交流、連接管理決策行為與實際業務數據的紐帶，能夠將所有人員和工作聯結為有機的整體；它與檔案管理信息系統滿足業務部門、業務人員辦理業務的需求不同，與檔案管理信息系統既相對獨立又緊密聯系，既分工負責又互為補充，是檔案形成階段的系統載體。歸檔過程就是將辦公自動化系統中管理的數據遷移到檔案管理系統中，因此，在信息系統建設和使用過程中應將這兩大類系統區分開來。“管理和決策”是各項工作的核心，所有業務和人員總是圍繞著各級領導的“管理和決策”而展開工作，各類計劃、方案、通知、命令是指導和開展業務工作的依據。這就決定了管理和決策需要大量實際業務數據的支持。辦公自動化系統的使用不能停留在利用網絡收發電子文件的傳統層次上，檔案管理信息系統的使用也不能停留在僅僅是記載和查詢檔案目錄信息。它們的功能不僅要包括公文管理、檔案管理、信息發布、電子郵件、值班值勤、會議管理以及人員、車輛、物品管理等基本功能，而且更要突出即時通信、流程化管理、知識管理、內容管理、信息共享、協同工作、預警預測等高級應用。要充分利用現代信息技術發展的成果，將檔案信息系統的應用上升到與信息時代、信息技術水平相適應的層次。
3 推進檔案管理的現代化
推進檔案管理現代化，為信息化造“車”裝“貨”。通常比喻網絡為“路”，數據庫為“車”，信息 為“貨”，“路”因“車”的存在而具有實際價值，“車”因“貨”的存在而具有實際意義，“貨”因“路”和“車”的存在而能夠發揮其作用，“路”、“車”、“貨”的安全有序必須建立健全和嚴格執行“交通法規”—— 規章制度。信息基礎設施是為信息化應用服務的，因而應用得廣泛而富有現實意義。信息化應用是指行業、單位內檔案管理由軟件管理系統來實現。廣義的檔案管理應包含收集、鑒定、整理、組卷、利用等。檔案信息化的最終目標就是要充分利用現代信息技術提供的手段和平臺，改造傳統檔案管理的模式和方式，從而提升檔案管理水平，提高檔案信息的價值和作用。規范、健全的信息化管理制度的制定與執行是檔案信息化發展的催化劑，是實現檔案現代化管理的必要手段。多年的經驗告訴我們，依法管檔的高素質檔案工作者才是信息化、現代化管理的掌舵手。
4 實現信息共享，支持輔助決策
信息化建設成功的經驗告訴我們，單機的、單一的、信息不能共享、數據無法共用，沒有考慮縱向、橫向業務集成的軟件系統，不再是今天信息化的訴求。那樣只會形成信息化環境中林立的煙囪、信息的孤島，給業務融合和數據整合再造障礙。實施管理與業務綜合集成，為檔案信息化營造可持續發展的空間才是檔案信息化建設的最高階段，是繼辦公自動化系統、檔案管理信息系統之后，集成各種信息資源，實現檔案現代化管理的最終目標。通常的綜合集成是將已有的軟硬件資源整合、集成為 一體化的檔案管理信息系統，形成相互配套、互聯互通的有機整體，而作為信息化的綜合集成，僅停留在這個層次上是不夠的。它不僅要實現辦公事務、業務處理的集成，更要著眼于管理和決策的需求，在頂層應用的需求牽引下，在業務流程的總體框架內，綜合集成軟硬件、網絡資源，為管理提供手段，為決策提供支持，更為整個行業或機構科學、高效運轉、創造最大價值和效能提供信息化平臺。 圍繞以上四部分內容開展信息化規劃，檔案信息化將能夠取得實質性的進展，檔案信息化的總體效益將得以充分顯現，國家的經濟、社會信息化將經過建設期而步入成熟的應用發展期，使檔案信息的數字化管理、網絡化共享、知識化開發滿足信息社會的需要并在經濟、社會發展中起到更重要的核心資源作用。
轉載來源：數字檔案管理
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